Workflow: Lead → Cash

Modules involved: Leads · Opportunities · Proposals · Contracts · Sales Orders · Warehouse (Delivery Notes · Packing Lists) · Innoship / Couriers Direct (Cargus · FanCourier · Palex) · eTransport (ANAF) · Invoices · Payments
Who uses it: SDR, Agent vânzări, Manager vânzări, Operator Depozit, Logistică, Financiar
Durata tipică: 1 zi – 6 luni (depinde de ciclul de vânzare)

Overview

Acesta este fluxul core de vânzare în CRMConnect: de la primul contact cu un prospect până la încasarea banilor. Fiecare etapă are un modul dedicat; tranziția între module se face prin acțiuni explicite (conversie, creare din înregistrarea existentă) care păstrează tot istoricul.

Diagrama fluxului

[LEAD]
  │  status configurable (pipeline + stagiu)
  │  ↓ Convertit în Oportunitate (manual, buton "Adaugă Oportunitate")
  │
[OPORTUNITATE]
  │  status: configurable din Setări → Statusuri Oportunități
  │  ↓ Crează Propunere (din oportunitate sau direct)
  │
[PROPUNERE]
  │  Ciornă (6) → Trimisă (4) → Analizată (1) → Acceptată (3)
  │                                            ↘ Respinsă (2) / Revizuită (5)
  │  ↓ Convertit în Factură SAU în Comandă de Vânzare (Sales Order)
  │
[CONTRACT] ←── opțional, creat din Propunere acceptată sau independent
  │  semnat digital / manual
  │
[COMANDĂ DE VÂNZARE] ←── confirmare formală înainte de livrare (opțional)
  │  generată din Propunere acceptată sau direct
  │  ↓ Depozitul primește comanda
  │
[DEPOZIT — PICKING & EXPEDIERE] ←── dacă implică marfă fizică
  │
  ├── Aviz de Livrare creat din Comanda de Vânzare
  │     ⚡ Picking cu scanner coduri de bare → verificare articole
  │     Stocul se decrementează automat
  │
  ├── Packing List (dacă mai multe colete sau curse consolidate)
  │     Greutate + dimensiuni → obligatorii pentru AWB
  │
  ├── AWB generat
  │     ├── Innoship — 230+ curiieri, 35 de țări (recomandat pentru internațional/volum)
  │     └── Curierat Direct — Cargus / FanCourier / Palex
  │
  ├── eTransport ANAF ← dacă depășești pragul legal în România
  │     Completat MANUAL înainte de plecarea transportului
  │     UIT primit → transportul poate pleca
  │
  └── Coletul predat curierului → status: Shipping
  │
[FACTURĂ]
  │  generată din Aviz de Livrare sau Comandă de Vânzare
  │  Ciornă (6) → Trimisă (1) → Parțial plătită (3) → Plătită (2)
  │                             ↘ Întârziată (4) / Anulată (5)
  │
[PLATĂ]
  │  înregistrată manual sau prin gateway
  │
[ÎNCHIS - CÂȘTIGAT ✓]

Pas cu pas

1. Lead — Capturarea prospectului

Unde: /admin/leads

Cum intră un lead:

• Manual: buton Adaugă Lead din lista de leads
• Formular web: embed /admin/leads/forms pe site
• Email pipe: email trimis pe adresa de captare configurată la /admin/leads/email_integration
• Import Excel: /admin/excelimport
• Facebook Lead Ads: automat via integrarea /admin/facebookleadsintegration
• Workflow automation: trigger pe eveniment extern

Câmpuri cheie la creare:

Statusurile de lead sunt complet configurabile — nu există valori fixe. Exemple uzuale: Nou, Contactat, Calificat, Demo programat, Propunere trimisă. Lead-urile pot fi marcate manual ca Pierdut (cu motiv) sau Junk fără a fi șterse.

Acțiuni în lead:

• Adaugă notă, apel, email, SMS din tab-ul de activitate
• Setează reminder pentru follow-up
• Atașează fișiere
• Asociază cu o campanie de marketing
• Editează câmpuri personalizate

2. Oportunitate — Calificarea prospectului

Unde: /admin/leads (filtru: Oportunități) sau /admin/opportunities

Cum se creează: Dintr-un lead deschis, butonul Convertește în Oportunitate (sau Adaugă Oportunitate direct). Datele de contact se copiază automat; lead-ul rămâne activ și afișat separat.

Tehnic, oportunitățile sunt leads cu flag-ul is_opportunity = 1. Ele apar în lista de Oportunități, nu în lista de Leads.

Ce se completează în plus:

Acțiuni:

• Propunere creată direct din oportunitate (populează automat clientul și valoarea)
• Notițe și activități separate față de lead-ul original

3. Propunere — Ofertare

Unde: /admin/proposals

Cum se creează:

• Din oportunitate: buton Crează Propunere — preia datele de contact și valoarea
• Din lead: similar
• Direct din meniu: /admin/proposals/list_proposals → Adaugă

Statusurile propunerii:

Propunerea expirată (data open_till depășită) nu mai poate fi acceptată de client din portal.

Ce conține propunerea:

• Linii de produse/servicii cu cantitate, preț unitar, taxe, discount
• Termeni și condiții
• Semnătură digitală (opțional)
• Fișiere atașate
• Notițe interne

Conversie propunere → factură:
Când propunerea e Acceptată, apare butonul Convertește în Factură (sau Convertește în Comandă de Vânzare). Toate liniile se copiază automat în documentul nou. Link-ul rămâne: proposals.invoice_id → invoices.id.

4. Contract — Documentul legal (opțional)

Unde: /admin/contracts

Când se folosește: Contractele nu sunt obligatorii în flux — unele companii fac direct Propunere → Factură. Contractele sunt relevante când există un angajament scris recurent sau un SLA.

Cum se creează:

• Din propunere acceptată: buton Crează Contract
• Independent: din meniu Documente Clienți

Semnat digital: dacă este activat modulul Document Management sau funcționalitatea de semnătură din contracte, clientul primește link și semnează electronic.

Statusuri contract: configurabile. Exemple: Draft, Activ, Expirat, Reziliat.

Contractul expirat poate genera reminder automat via email (setabil în Workflow Automation).

4b. Livrare fizică — Depozit & Curierat (dacă implică marfă)

Aplicabil pentru comenzile care includ produse fizice. Dacă vinzi servicii, sari direct la Pasul 5.

Fluxul în depozit:

1. Comandă de Vânzare confirmată → operatorul de depozit o vede în coada de picking
2. Aviz de Livrare creat din comanda de vânzare:
   • Picking cu scanner de coduri de bare → verificare articol corect înainte de ambalare
   • Stocul se decrementează automat la finalizarea avizului
3. Packing List (dacă mai multe colete sau curse consolidate):
   • Completezi: greutate (kg) + dimensiuni (cm) — obligatorii pentru AWB
4. AWB generat — alegi modalitatea:
   • Innoship (/admin/innoship) — 230+ curiieri, 35 de țări, batch print
   • Curierat Direct (/admin/couriers) — Cargus / FanCourier / Palex
   • Numărul de tracking returnat automat; eticheta printată și lipită pe colet
5. eTransport ANAF (/admin/etransport) — dacă depășești pragul legal în România:
   • Completat manual, înainte de plecarea transportului
   • UIT primit → transportul poate pleca
6. Coletul predat curierului → status comandă → Shipping
7. Factura poate fi generată direct din Avizul de Livrare (pasul următor)

5. Factură — Cererea de plată

Unde: /admin/invoices

Cum se creează:

• Convertită din Propunere acceptată (cel mai comun)
• Generată din Avizul de Livrare (pentru comenzi cu marfă fizică)
• Convertită din Comandă de Vânzare (Sales Order)
• Direct: /admin/invoices/list_invoices → Adaugă Factură
• Automat din proiect (vezi Workflow 2)

Statusurile facturii:

Configurări importante pe factură:

• Serie și prefix (configurabile per companie la /admin/billing/config)
• TVA per linie sau global
• Monedă (suportă multi-valută)
• Dată scadență — generează reminder automat la expirare
• Mod de plată disponibil (link plată online dacă gateway configurat)

Trimitere factură:
Butonul Trimite generează email cu PDF atașat și link portal client. Clientul poate descărca factura și înregistra plata online.

eFactura (România):
Dacă instanța e configurată pentru România și tokenul ANAF e activ, apare butonul eFactura pe fiecare factură:

1. Generează XML — produce fișierul UBL conform standardului e-Factura (verificare prealabilă)
2. Trimite la ANAF — transmite factura în SPV; returnează număr de înregistrare ANAF
3. Verifică status — interogează ANAF pentru statusul de validare
4. Descarcă arhivă — descarcă ZIP cu XML semnat + PDF returnat de ANAF

Dacă Auto-send eFactura = ON (configurabil la /admin/billing/efactura), trimiterea se face automat după X zile de la emitere.

→ eFactura

6. Plată — Încasarea

Unde: /admin/payments

Cum se înregistrează:

• Manual (cel mai comun): din factură, buton Înregistrează Plată — completezi suma, data, modul de plată
• Parțial: se pot înregistra plăți parțiale succesive; factura trece în status Parțial plătită
• Automat: dacă există un gateway de plată configurat (Stripe, etc.) și clientul plătește din portal
• Plată în avans pe contul clientului — aplicată ulterior la factură

La înregistrarea plății:

• Factura trece în status Plătită (dacă suma = total) sau Parțial plătită
• Se generează chitanță/confirmare de plată
• Activitatea e logată în istoricul clientului

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante pentru acest workflow

• Raport Vânzări — /admin/reports/sales — venituri pe perioadă
• Raport Lead-uri — /admin/reports/leads — conversii pe sursă și pipeline
• Sales Overview — /admin/sales — KPIs combinate
• Goals — /admin/goals — target vânzări vs realizat

Module implicate — documentație detaliată

• Leads · Lead Pipelines · Lead Sources
• Opportunities
• Proposals
• Contracts
• Invoices · Recurring Invoices
• Payments
• eFactura
• Lead Scoring · Sales Commission

← Înapoi la Workflows