Operator Comenzi OMS

Departament: OMS & E-commerce
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Procesarea zilnică a comenzilor din toate canalele — de la intrare la livrare confirmată

Ce face acest rol

Operatorul de comenzi gestionează coada unificată de comenzi din toate sursele: magazine online (WooCommerce/Shopify), Portal B2B, comenzi manuale din Sales, comenzi EDI de la retaileri și distribuitori, și comenzi primite prin API din sisteme externe. Asigură că fiecare comandă parcurge corect ciclul complet: validare → aprobare → confirmare → aviz livrare → AWB → livrare → retururi.

Module utilizate zilnic

Sursele de comenzi — unde vin comenzile

Toate comenzile ajung în coada unificată /admin/omni_sales/order_list, indiferent de sursă:

Rutina zilnică

Dimineața — triaj (20–30 min)

1. /admin/omni_sales/order_list → filtru: status Draft (0) sau Processing (1)
   → Comenzi noi sosite peste noapte (WooCommerce, Portal B2B, EDI)
   → Revizuiești și procesezi

2. Comenzi cu approve_status = 0
   → Pending aprobare → trimiți la aprobator sau aprobi tu (dacă ai permisiunea)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Erori de sincronizare WooCommerce/Shopify din noaptea precedentă
   → Rezolvi erorile (SKU lipsă, client necreeat, plată nerecunoscută)

4. Comenzi status 16 (Stock Unavailable)
   → Back-orders — notifici Achizițiile pentru RFQ urgent

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → colete fără AWB
   → Completezi dimensiunile/greutatea → generezi AWB-ul

În cursul zilei

Comandă nouă → revizuiești → confirmi (status 3)
  ↓
Factură generată automat (dacă configurat pe canal)
  ↓
Aviz de livrare creat (automat sau manual)
  ↓
Depozit: picking + packing + cântărire + dimensiuni
  ↓
Generezi AWB (Innoship sau curier direct)
  ↓
Comanda → status Shipping (4)
  ↓
Curier livrează → status Delivered (5) — automat via tracking

Săptămânal

• Raport retururi: cereri noi + cereri aprobate + stoc reintrat
• Comenzi On Hold > 3 zile → escaladezi sau rezolvi
• Comenzi Stock Unavailable > 7 zile → verifici statusul aprovizionării

Statusurile comenzii — ghid de acțiune

Fluxul de aprobare

Dacă regula de aprobare e activă pe canal:

Regulile de aprobare se configurează per canal — ex: „toate comenzile B2B > 10.000 RON necesită aprobarea Sales Manager".

Procesarea per tip de sursă

Comenzi WooCommerce / Shopify

Comanda apare în OmniSales (via webhook sau cron)
  ↓
Verifici în diary_sync că importul a rulat fără erori
  ↓
Deschizi comanda:
  → Clientul a fost creat/asociat corect?
  → Produsele mapate corect (SKU matching)?
  → Plata recunoscută (metoda de plată mapată pe canal)?
  ↓
Dacă totul e corect → confirmi → factură + aviz automat
  ↓
Status actualizat automat în WooCommerce/Shopify (sync bidirecțional)

Erori frecvente la sync:

Comenzi din Portal B2B

Clientul plasează comanda din catalog propriu
  ↓
Apare în OmniSales cu status Draft
  ↓
Verifici: prețul corespunde Price List-ului clientului?
  → Dacă da → confirmi
  → Dacă nu → verifici Price List din /admin/sales/price_lists
  ↓
Dacă comanda > pragul de aprobare → trimite la Sales Manager
  ↓
Aprobare → status Confirmed → aviz + factură

Comenzi EDI (de la retaileri/distribuitori)

EDIconnect preia comenzile EDI complet automat — nu necesită acțiuni manuale la fiecare comandă. Conectarea cu un retailer nou implică câteva bife de activare, configurarea propriu-zisă (mapări, certificate, protocoale) fiind realizată de echipa CRMconnect.

Protocoale suportate: API, AS2, sFTP, FTP secured — plus sincronizare cu ERP-ul propriu al clientului.

Retailer/distribuitor trimite Purchase Order (X12 850 / EDIFACT ORDERS)
  ↓
EDIconnect recepționează și procesează automat
  ↓
Comandă de Vânzare creată automat în OmniSales
  → Clientul identificat după ID-ul EDI al partenerului
  → Produsele mapate după codurile EDI configurate
  ↓
Tu verifici comanda creată:
  → Cantitățile și prețurile corespund contractului?
  → Există stoc disponibil?
  ↓
Confirmi → sistemul trimite automat EDI outbound:
  Confirmare comandă (X12 855 / EDIFACT ORDRSP) → partener
  ↓
La expediere → Aviz Livrare EDI (X12 856 / EDIFACT DESADV) → partener automat
La facturare → Factură EDI (X12 810 / EDIFACT INVOIC) → partener automat

Unde monitorizezi EDI: /admin/edi → audit log → mesaje primite/trimise per partener

Comenzi API externe

Sistem extern (ERP, marketplace, aplicație mobilă) face POST la:
  POST {{base_url}}omni_sales/orders

  → Comanda apare în OmniSales cu channel_id corespunzător
  → Clientul asociat după ID sau email
  → Produsele identificate după SKU
  ↓
Verifici că datele sunt complete și corecte
  ↓
Procesezi normal ca orice altă comandă

Gestionarea back-orders (status 16 — Stoc Indisponibil)

Comanda primită → verificare stoc → LIPSĂ
  ↓ status: 16 (Stock Unavailable)

1. Notifici Achizițiile → creare RFQ pentru produsele lipsă
2. Notifici clientul cu ETA estimat (manual sau via Workflow)
3. Comanda rămâne în status 16 → monitorizezi zilnic

La aprovizionare (aviz de recepție aprobat în depozit):
4. Verifici că stocul a intrat în sistem
5. Schimbi manual statusul la Confirmed (3)
6. Creezi avizul de livrare → continui fluxul normal

Important: sistemul nu promovează automat din status 16. Monitorizezi tu lista zilnic.

Generarea AWB — curierat

Opțiunea A — Innoship (agregator, 230+ curiieri, 35 țări)

Când: livrări internaționale, volum mare, comparare tarife, batch print

Din packing list aprobat → Generează AWB
  → Selectezi curierul și serviciul (Standard, Express, Sameday)
  → Sistemul trimite request la API Innoship
  → Innoship returnează: număr AWB + cod tracking
  → Eticheta disponibilă: A4 sau termic 100×150mm
  → Status automat → Shipping (4) în OmniSales
  → Status actualizat în WooCommerce/Shopify automat

Condiții prealabile: dimensiuni (L×l×h) + greutate completate în packing list. Fără ele, AWB-ul nu se generează.

Opțiunea B — Curierii direcți (fără agregator)

Când: contract direct, livrări naționale

Retururi — procesul complet

Inițierea returului

De la client (din portal B2B):

• Clientul solicită retur din istoricul comenzilor → cererea apare cu approval = 0

Manual (operator):

• Din comanda livrată → buton Crează Retur → completezi articolele + cantitățile + motivul

Decizia ta

La aprobare automată se creează:

1. Aviz de recepție retur → stocul reintrat (sau în carantină)
2. Înregistrare rambursare în omni_refunds → Financiar procesează plata
3. Punctele de loialitate ale clientului anulate (dacă configurat)

Tipuri de retur:

• fully — comanda returnată integral → status 7
• partially — parte din produse → status 12
• manual — ajustare fără retur fizic (produs defect fără returnare)

Facturile și eFactura

Generare factură — în funcție de configurarea canalului:

• La confirmare (status 3) → dacă create_invoice = on pe canal
• La expediere (status 4 / AWB generat)
• Manual → din comanda confirmată → buton Crează Factură

eFactura ANAF — automat pentru clienți B2B cu CIF valid:

• XML generat și transmis la ANAF la emiterea facturii
• Numărul de înregistrare ANAF returnat și stocat pe factură
• Verifici statusul: /admin/invoices → factură → tab eFactura

Metrici de urmărit

Colaborarea cu alte departamente

Sfaturi practice

Diary sync = sănătatea canalelor tale. Verifici dimineața înainte de orice altceva. O eroare de sync nedetectată poate lăsa zeci de comenzi neimportate — clienți care au plătit și nu au nicio confirmare.

Status 16 nu e uitat, e monitorizat. Fiecare back-order nerezolvat e un client care a plătit și nu are marfă. Verifici zilnic lista comenzilor cu stoc indisponibil și comunici proactiv cu clientul.

Dimensiunile în packing list nu sunt opționale. Fără L×l×h + greutate nu se generează AWB. Dacă depozitul nu le completează → AWB-ul nu iese → comanda se blochează. Configurezi un reminder sau o checklist cu depozitul.

EDI outbound e automat, dar verifici. Confirmarea comenzii și avizul de livrare se trimit automat partenerului EDI la confirmarea comenzii în CRM. Monitorizezi în /admin/edi că mesajele au fost livrate (MDN acknowledge primit).

Referințe

Manager E-commerce · OMS — Ghid Departament · Flux E-commerce Fulfillment · Flux Portal B2B · Flux OmniSales · AWB & Curierat · eTransport ANAF