Operator Inventar & Gestiune Stocuri

Departament: Depozit & Logistică
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Menține acuratețea stocului — inventarieri periodice, ajustări, transferuri interne, reconciliere discrepanțe

Ce face acest rol

Operatorul de Inventar este responsabil cu acuratețea stocului fizic față de sistemul informatic. Realizează inventarierile periodice (complete sau cycle count), înregistrează ajustările necesare, gestionează transferurile interne între depozite și reprezintă punctul de referință pentru orice discrepanță de stoc detectată de celelalte roluri.

Module utilizate zilnic/periodic

Cititorul de coduri de bare la inventariere

Scanner-ul accelerează dramatic inventarierea fizică și elimină erorile de SKU:

Flux inventariere cu scanner:

1. Deschide sesiunea de Inventar Fizic în platformă
2. Mergi fizic la raftul sau zona de inventariat
3. Scanezi codul de bare al fiecărui produs
4. Platforma identifică automat SKU-ul și îl asociază numărătorii
5. Introduci cantitatea numărată fizic
6. Treci la următorul articol → scanezi → introduci cantitate
7. La finalul sesiunii: platforma compară cantitățile numărate cu stocul din sistem
8. Discrepanțele apar automat → le validezi sau le corectezi

Avantaje față de inventariere manuală:

• Viteza de 3–5x mai mare
• Zero erori de SKU (nu poți tasta greșit un cod)
• Sesiunea e auditabilă: operator + timestamp + SKU + cantitate numărată

Tipuri de inventariere în CRMconnect

Inventariere completă (anuală)

Numărarea întregului stoc dintr-un depozit sau a tuturor depozitelor. Se face în general la închiderea anului fiscal.

Cycle count (parțial, periodic)

Numărarea unui subset de SKU-uri la intervale regulate — fără a opri activitatea depozitului. Eficient pentru stocuri mari:

• Clasa A (SKU-uri cu valoare mare sau rotație rapidă) — lunar
• Clasa B (SKU-uri cu rotație medie) — trimestrial
• Clasa C (SKU-uri cu rotație lentă) — semianual sau la nevoie

Rutina de inventariere

Pregătire

1. Anunță Manager Depozit că vei inventaria zona X — se poate bloca temporar recepțiile/expedierile din acea zonă
2. Deschide Inventar Fizic → crează sesiune nouă → selectezi: depozit, zona/categoria
3. Platforma îți arată lista SKU-urilor de numărat (din înregistrările Mărfuri)

Numărare efectivă

4. Mergi fizic la raft → scanezi fiecare articol → introduci cantitatea fizică
5. Nu te uita la cantitățile din sistem în timp ce numeri — numărarea trebuie să fie obiectivă
6. Dacă găsești articole care nu sunt în lista sesiunii → le adaugi manual ca noi

Reconciliere

7. La finalizarea sesiunii → platforma afișează automat diferențele:
   • Surplus (fizic > sistem): stoc neînregistrat — cauze posibile: NIR neînregistrat, return nefinalizat
   • Lipsă (fizic < sistem): stoc „fantomă" — cauze posibile: aviz nefinalizat, furt, deteriorare neînregistrată
8. Investighezi fiecare diferență: verifici Istoricul Depozitului pentru acel SKU în perioada recentă
9. Cauza identificată → înregistrezi Ajustare cu motivul corect → stocul se aliniază la realitate

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Cycle count clasă A (lunar)

Primul luni al lunii → cycle count SKU-uri clasa A
→ Inventar Fizic → Sesiune nouă → filtrezi categoria A
→ Parcurgi rafturile cu scanner
→ Finalizezi sesiunea → analizezi diferențele
→ Diferențe < 1% și fără cauze clare → ajustare directă cu motiv „Reconciliere cycle count"
→ Diferențe > 1% → investigare istoricul depozitului → cauza identificată
→ Înregistrezi ajustări cu motivul specific (furt, deteriorare, eroare înregistrare)
→ Raportezi Managerului rezultatele

Flux 2 — Ajustare după discrepanță detectată

Operatorul de recepție sau picking semnalează: „SKU-ul X arată 50 buc. în sistem dar fizic sunt 43"
→ Verifici Istoricul Depozitului pentru SKU-ul X → cauți mișcări suspecte
→ Dacă găsești cauza (ex: aviz nefinalizat) → finalizezi avizul → stocul se aliniază automat
→ Dacă nu găsești cauza → Ajustări și Pierderi → Adaugă:
   - Articol, cantitate: 7 buc. (diferența)
   - Tip: Lipsă
   - Motiv: „Discrepanță neexplicată — investigat"
   - Depozit
→ Stocul se corectează la 43 buc.
→ Raportezi Managerului pentru analiză cauze recurente

Flux 3 — Transfer intern (redistribuire stoc)

Depozitul A are suprastoc la SKU-ul X, Depozitul B este sub punctul de reaprovizionare
→ Depozit → Transferuri Interne → Adaugă
→ Completezi:
   - Depozit sursă: A
   - Depozit destinație: B
   - Articol: SKU X, cantitate: [cantitatea de mutat]
→ Confirmă transferul
→ Stocul scade în A și crește în B automat
→ Operatorul fizic mută marfa → confirmă că transferul a fost realizat
→ Transferul apare în Istoricul ambelor depozite

Flux 4 — Înregistrare bon de consum intern

Producția consumă materie primă din depozit pentru un ordin de producție
→ Depozit → Bon de Consum → Adaugă
→ Completezi:
   - Articolele consumate și cantitățile
   - Proiect/ordin de producție la care se alocă (pentru urmărire cost)
   - Depozit sursă
→ Confirmi
→ Stocul se decrementează → costul e alocat proiectului/centrului de cost
→ Producția are trasabilitate: ce materie primă a intrat în ce produs finit

Flux 5 — Carantină după recepție neconformă

La recepție: lot de produse cu suspiciune de defect → nu intră în stocul activ
→ Transferuri Interne → mutare în depozitul de Carantină (separat fizic și în sistem)
→ Produsele sunt inspectate
→ Dacă conforme → Transfer înapoi în stocul activ
→ Dacă neconforme → Ajustări și Pierderi (casare) sau Retururi Achiziție (retur la furnizor)

Trasabilitatea completă — Istoricul Depozitului

Historicul Depozitului (/admin/warehouse/manage_history) este jurnalul complet al tuturor mișcărilor de stoc. Fiecare mișcare înregistrată în orice modul WMS apare automat aici:

Cum folosești Istoricul pentru investigații:

Filtrezi după:

• SKU → Vezi toate mișcările unui articol în timp
• Depozit → Toate mișcările dintr-o locație
• Dată → Ce s-a întâmplat într-o perioadă specifică
• Operator → Cine a înregistrat o mișcare
• Tip document → Doar intrări sau doar ieșiri

Exemplu: Un client reclamă că a primit altceva decât a comandat. Deschizi Avizul de Livrare → Istoricul Depozitului → vezi exact ce SKU a ieșit, cine l-a cules, la ce oră.

Rapoarte disponibile

Depozit → Rapoarte oferă rapoartele pre-construite:

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Nu ajusta fără să investighezi. O discrepanță mascată cu o ajustare fără motiv real nu rezolvă problema — o ascunde. Data viitoare, discrepanța va fi mai mare.

Cycle count-ul e mai bun decât inventarul anual. O numărare anuală descoperă erori acumulate 12 luni. Cycle count-urile lunare prind erorile în maximum 30 de zile.

Transferul intern = document obligatoriu. Dacă mișți fizic marfa fără să creezi transferul în sistem, cele două depozite arată stocuri greșite — chiar dacă la nivel de companie totalul e corect.

Raportul de reaprovizionare e pentru Achiziții, nu pentru tine. Generează-l săptămânal și trimite-l Referentului de Achiziții — ei sunt cei care acționează pe baza lui.