Workflow: Catering Order — De la Cerere la Factură

Module implicate: Catering (Events · Menus · Items · Packages · Staff · Ingredients) · Estimates · Invoices · Projects
Cine îl folosește: Catering Manager · Chef · Event Coordinator · Financiar
Durata tipică: Cerere → Confirmare = 1–7 zile · Eveniment = 1 zi · Facturare = imediat după eveniment

Overview

Modulul Catering Management acoperă întregul ciclu al unui eveniment de catering: de la cererea inițială (enquiry), prin configurarea meniului și a pachetului, confirmarea, execuția evenimentului cu asignare staff, până la generarea ofertei și facturării.

Calculul intern de costuri și marje (cost ingrediente vs. preț vânzare) este disponibil, dar vizibil exclusiv utilizatorilor cu permisiunea specială catering_view_costs.

Depozit (Warehouse): Modulul are propriul sistem intern de ingrediente (catering_ingredients) cu stocuri de referință. Nu se integrează cu modulul Warehouse core — scăderile de stoc nu se fac automat la executarea evenimentului.

Nu există flux de aprobare automat. Orice staff cu permisiunea catering_events → edit poate schimba statusul evenimentului la orice valoare, fără gate logic.

Diagrama fluxului

[SETUP — admin, o singură dată]
  │
  ├── Event Types (categorii evenimente: Nuntă, Corporate, Conferință etc.)
  ├── Dietary Types + Allergens (referințe nutriționale per produs)
  ├── Menu Categories (ierarhice) + Menu Sections (grupuri în meniu)
  ├── Ingredients (cu avg_cost_per_unit, stock_on_hand, reorder_level)
  ├── Menu Items (cu unit_cost, unit_price, dietary types, allergens, ingrediente)
  ├── Template Menus (colecții de items grupate pe secțiuni)
  ├── Packages (bundle fix cu qty_per_guest per item, min/max guests)
  └── Staff Roles (Head Chef, Chef, Server, Bartender, Manager, Driver — 6 sedate implicit)
  │
  ↓
[1. CERERE (Enquiry)]
  │
  ├── Catering → Events → New Event
  ├── Câmpuri obligatorii: event_name, event_type_id, event_start, event_end
  ├── Client: client_id (client existent) SAU lead_id (prospect)
  │     ⚠ Estimate/Invoice se pot genera DOAR dacă există client_id, nu lead_id
  ├── guest_count_expected: număr estimat invitați
  ├── Venue: venue_name, venue_address
  ├── Opțional: create_project=1 → creează automat un proiect legat de eveniment
  └── Status inițial: enquiry
  │
  ↓
[2. CONFIGURARE MENIU]
  │
  ├── Events → {event} → Menu tab → Assign Menu / Package
  ├── Selectare template menu SAU package
  ├── Pricing mode:
  │     ├── per_person: preț × guest_count_expected per item
  │     ├── fixed: preț fix total
  │     └── package: preț din package (price_per_person × guests)
  ├── Câmpuri suplimentare: multiplier (markup), weekend_surcharge, notes
  ├── Items din template se copiază în catering_event_menu_items
  │     (snapshot cu version curentă a item-ului + dietary/allergen snapshot JSON)
  └── Orice modificare a items → înregistrată în catering_event_menu_history
  │
  ↓
[3. GENERARE OFERTĂ]
  │
  ├── Events → {event} → butonul Generate Estimate
  ├── Crează automat un Estimate standard în CRM cu linii:
  │     ├── Headers de secțiune (qty=0, rate=0)
  │     ├── Linii items: qty = guest_count_expected, rate = unit_price
  │     └── Linii manoperă staff: qty = hours, rate = hourly_rate
  ├── estimate_id salvat pe eveniment
  ├── Status event: enquiry → quoted
  └── Estimatul poate fi editat, trimis clientului, semnat
  │
  ↓
[4. CONFIRMARE]
  │
  ├── Client acceptă oferta
  ├── Status event: quoted → confirmed (schimbat manual de staff)
  └── Opțional: asignare staff pentru eveniment (shift, rol, ore estimate)
  │
  ↓
[5. EXECUȚIE EVENIMENT]
  │
  ├── Status event: confirmed → in_progress
  ├── Staff asignați văd rolul și tura
  ├── Status staff assignments: pending → confirmed/declined → completed
  └── Note interne: catering_event_notes (visible_to_client opțional)
  │
  ↓
[6. FINALIZARE + FACTURARE]
  │
  ├── Status event: in_progress → completed
  ├── guest_count_final completat (numărul real de invitați)
  ├── Events → {event} → butonul Convert to Invoice
  │     → calls Estimates_model::convert_to_invoice(estimate_id)
  │     → invoice_id salvat pe eveniment
  └── Factura urmărită și plătită standard în Invoices
  │
  ↓
[FINANCIAR INTERN — opțional, vizibil cu catering_view_costs]
  │
  ├── calculate_event_financials(): calculează P&L intern:
  │     ├── menu.total_cost = qty × unit_cost per item
  │     ├── menu.total_revenue = qty × unit_price per item
  │     ├── labor.total_cost = hours × hourly_rate per staff
  │     └── summary: net_profit, profit_margin
  └── Vizibil DOAR cu permisiunea catering_view_costs

[EVENIMENT FACTURAT ✓ · P&L CALCULAT ✓]

Pas cu pas

1. Configurare inițială (admin)

Ordinea de configurare:

1a. Event Types

Unde: Catering → Settings → Event Types → Add

Fiecare tip are culoare de fundal și text (pentru calendar). Cel puțin un tip este necesar la crearea unui eveniment.

1b. Dietary Types și Allergens

Unde: Catering → Settings → Dietary Types / Allergens

Referințe nutriționale (gluten-free, vegan, halal etc.) și alergeni (nuci, lactate etc. — cu severity: mild/moderate/severe). Se atașează la Menu Items.

1c. Menu Categories (ierarhice) și Sections

Unde: Catering → Settings → Categories / Sections

Categories sunt ierarhice (parent_id). Sections grupează items în cadrul unui meniu (ex: „Aperitive", „Fel principal", „Desert").

1d. Ingredients

Unde: Catering → Ingredients → Add

1e. Menu Items

Unde: Catering → Menu Items → Add

Version control: Dacă unit_cost sau unit_price se modifică, version se incrementează automat. Snapshot-ul la momentul asignării pe eveniment este salvat în item_version pe catering_event_menu_items.

Adăugați dietary types, allergens și ingredients (cu qty_per_portion) pe fiecare item.

1f. Template Menus și Packages

Menus (Catering → Menus → Add): colecție de items organizați pe secțiuni. La asignare pe eveniment, items se copiază cu snapshot.

Packages (Catering → Packages → Add):

1g. Staff Roles

Unde: Catering → Settings → Staff Roles

6 roluri sedate implicit: Head Chef ($45/h), Chef ($35/h), Server ($25/h), Bartender ($30/h), Manager ($40/h), Driver ($20/h). Adăugați roluri personalizate cu default_hourly_rate.

2. Crearea evenimentului

Unde: /admin/catering_management_module/events → New Event

Câmpuri cheie:

3. Statusurile evenimentului

Toate tranzițiile sunt manuale — orice staff cu catering_events → edit poate seta orice status.

4. Asignare staff pentru eveniment

Unde: Events → {event} → Staff tab → Add Staff

Statusuri asignare: pending → confirmed / declined → completed

Detecție conflicte: Sistemul verifică automat dacă staff-ul are asignare suprapusă (check_scheduling_conflicts()) înainte de salvare.

Notificarea staff-ului: notify_all_staff() există în cod dar nu trimite email — doar loghează în activity log. Notificați staff-ul manual.

5. Generare ofertă și factură

Generare ofertă: Events → {event} → buton Generate Estimate

Estimatul creat include:

• Headers de secțiune (pentru organizare vizuală)
• Linii de produse: qty = guest_count_expected, rate = unit_price per item
• Linii de manoperă: qty = hours, rate = hourly_rate per staff asignat

Estimatul apare în /admin/estimates și poate fi editat, trimis și semnat ca orice ofertă standard.

Conversie la factură: Events → {event} → buton Convert to Invoice (disponibil după Generate Estimate)

Apelează Estimates_model::convert_to_invoice($estimate_id) → factură standard în /admin/invoices.

6. Calcul P&L intern

Disponibil exclusiv cu permisiunea catering_view_costs:

Cheltuielile externe (expenses.total_cost) sunt placeholder în cod — nu sunt implementate. Costurile externe nu se pot adăuga direct în calcul P&L.

Permisiuni necesare

Gotchas

Referințe module

• Estimates — oferte generate din evenimente
• Invoices — facturi generate din evenimente
• Projects — proiect legat opțional la eveniment
• Catering — documentație modul