Sales Admin — Back Office Vânzări
Departament: Vânzări
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Procesează documentele comerciale — comenzi, facturi, plăți — corect și la timp
Ce face acest rol
Sales Admin-ul este coloana vertebrală operațională a departamentului de vânzări. Nu vinde — se asigură că tot ce vând colegii este documentat, facturat și urmărit corect. Gestionează volumul de documente: comenzi de vânzare, facturi, note de credit/debit, plăți, facturare recurentă.
Module utilizate zilnic
| Modul | Unde îl găsești | La ce îl folosești |
|---|---|---|
| Comenzi de Vânzare | Vânzări → Comenzi | Procesează comenzile primite |
| Facturi | Vânzări → Facturi | Emite și urmărește facturile |
| Proforme | Vânzări → Proforme | Emite documente pre-factură |
| Facturare Recurentă | Vânzări → Recurent | Gestionează abonamentele / facturile automate |
| Note de Credit | Vânzări → Note Credit | Stornează total sau parțial o factură |
| Note de Debit | Vânzări → Note Debit | Facturare suplimentară pe factură existentă |
| Plăți | Vânzări → Plăți | Înregistrează încasările |
| Articole Factură | Vânzări → Articole | Verifică nomenclatorul de produse/servicii |
| Clienți | CRM → Clienți | Verifică datele fiscale și adresele |
| Modalități de Plată | Vânzări → Plată | Selectează metoda corectă la înregistrare |
Rutina zilnică
Dimineața — comenzi noi
- Deschide Comenzi de Vânzare → filtrează statusul "Nou" / "Neprocesat"
- Verifică fiecare comandă: client corect, prețuri corecte, cantități confirmate
- Confirmă comanda → convertește în Factură (sau marchează pentru confirmare la depozit dacă implică livrare fizică)
Înainte de prânz — facturi de emis
- Deschide Facturi → filtrează statusul "Ciornă"
- Verifică datele fiscale ale clientului (CUI, adresă, regim TVA) — dacă lipsesc → actualizează în Clienți
- Finalizează și trimite factura prin email direct din platformă
Dupăamiaza — urmărire plăți
- Facturi → filtrează Restante (depășite scadența)
- Trimite reminder de plată pentru facturile cu > 5 zile întârziere
- Înregistrează plățile primite în Plăți — asociază la factura corectă
Săptămânal
- Verifică Facturare Recurentă — confirmă că facturile automate au fost generate corect
- Exportă lista de facturi neîncasate pentru managerul financiar
Fluxuri de lucru principale
Flux 1 — Procesare comandă standard
Comandă de Vânzare confirmată de AE
→ Verifici articole, prețuri, client
→ Convertești în Factură
→ Verifici date fiscale client
→ Trimiți factura prin email
→ Înregistrezi plata la primire
Flux 2 — Stornare / corecție factură
Client reclamă o eroare sau returnează marfă
→ Deschizi factura originală
→ Creezi Notă de Credit (stornare parțială sau totală)
→ Nota de credit reduce automat soldul clientului
→ Dacă e returnat fizic → coordonezi cu depozitul
→ Dacă se reemite factură corectată → Factură nouă
Flux 3 — Client cu abonament / factură recurentă
La configurare → creezi șablonul în Facturare Recurentă
→ Definești: frecvență, dată generare, articole, client
→ Platforma generează automat factura la data setată
→ Tu verifici și trimiți → înregistrezi plata
Flux 4 — Proformă pentru client cu plată în avans
AE solicită proformă pentru avans
→ Creezi Proformă cu valoarea avansului
→ Trimiți clientului
→ Clientul virează → înregistrezi plata parțială
→ La finalizare livrare → emiți Factura finală (cu deducere avans)
Metrici de urmărit
| Metrică | Ce înseamnă |
|---|---|
| Facturi neemise (comenzi neconvertite) | Comenzi confirmate, fără factură încă |
| Facturi restante > 30 zile | Creanțe cu risc de neîncasare |
| Timp mediu de emitere factură | Zile de la confirmare comandă la factură trimisă |
| Erori în facturi | Facturi stornate și reemise |
Cazuri speciale frecvente
Client nou — date fiscale lipsă: Înainte de emitere factură → deschide Clienți → completează CUI/CIF, adresă sediu, regim TVA, IBAN (dacă plătesc prin transfer). Fără date complete, factura nu poate fi validată fiscal.
Plată parțială: La înregistrarea în Plăți — selectezi factura, introduci suma parțial plătită. Factura rămâne în status "Parțial Plătită", soldul restant rămâne vizibil. La a doua plată — înregistrezi diferența.
Discount acordat post-factură: Folosești Notă de Credit pentru valoarea discountului, nu modifica factura originală deja trimisă. Nota de credit reduce soldul clientului.
Sfaturi practice
Nu converti comanda în factură fără să verifici datele clientului. O factură cu CUI greșit sau adresă incorectă înseamnă stornare, reemitere și timp pierdut.
Înregistrează plata în aceeași zi în care o primești. Întârzierea creează confuzie — clientul poate primi reminder de plată deși a achitat deja.
Folosește filtrele, nu căutarea. Cu volume mari de facturi, filtrele după status (Restantă, Parțial Plătită, Ciornă) sunt mai eficiente decât să cauți individual.
Înregistrați plățile în aceeași zi în care sunt primite — o întârziere face ca factura să apară în continuare ca restantă și clientul poate primi un reminder automat de plată chiar dacă a plătit deja, dăunând relației.
Verificați întotdeauna codul fiscal, denumirea firmei și adresa clientului înainte de conversia unei comenzi în factură. O factură cu date incorecte trebuie reversată cu o notă de credit și reemisă — creând o pistă de audit de erori și întârziind colectarea.