Administracja Sprzedaży — Back Office
Dział: Sprzedaż
Poziom: Operacyjny
Główny cel: Przetwarzanie dokumentów handlowych — zamówień, faktur, płatności — poprawnie i terminowo
Co robi ta rola
Pracownik Administracji Sprzedaży jest operacyjnym filarem działu sprzedaży. Nie sprzedaje — dba o to, aby wszystko co sprzedają koledzy było poprawnie udokumentowane, zafakturowane i śledzone. Zarządza wolumenem dokumentów: zamówieniami sprzedaży, fakturami, notami kredytowymi/debetowymi, płatnościami, fakturowaniem cyklicznym.
Codziennie używane moduły
| Moduł | Gdzie go znaleźć | Do czego go używasz |
|---|---|---|
| Zamówienia sprzedaży | Sprzedaż → Zamówienia | Przetwarzanie przychodzących zamówień |
| Faktury | Sprzedaż → Faktury | Wystawianie i śledzenie faktur |
| Proformy | Sprzedaż → Proformy | Wystawianie dokumentów przed-fakturowych |
| Fakturowanie cykliczne | Sprzedaż → Cykliczne | Zarządzanie subskrypcjami / automatycznymi fakturami |
| Noty kredytowe | Sprzedaż → Noty kredytowe | Stornowanie faktury w całości lub częściowo |
| Płatności | Sprzedaż → Płatności | Rejestrowanie wpłat |
| Artykuły faktury | Sprzedaż → Artykuły | Sprawdzanie katalogu produktów/usług |
| Klienci | CRM → Klienci | Weryfikacja danych podatkowych i adresów |
Codzienna rutyna
Rano — nowe zamówienia
- Otworzyć Zamówienia sprzedaży → filtrować wg statusu "Nowe" / "Nieprzetworzone"
- Sprawdzić każde zamówienie: właściwy klient, właściwe ceny, potwierdzone ilości
- Potwierdzić zamówienie → konwertować na Fakturę
Przed lunchem — faktury do wystawienia
- Otworzyć Faktury → filtrować wg statusu "Szkic"
- Zweryfikować dane podatkowe klienta (NIP, adres, reżim VAT)
- Sfinalizować i wysłać fakturę emailem bezpośrednio z platformy
Popołudnie — śledzenie płatności
- Faktury → filtrować Przeterminowane (po dacie płatności)
- Wysyłać przypomnienia o płatności dla faktur > 5 dni po terminie
- Rejestrować otrzymane płatności w Płatnościach — powiązać z właściwą fakturą
Kluczowe workflow
Workflow 1 — Standardowe przetwarzanie zamówienia
Zamówienie sprzedaży potwierdzone przez AE
→ Zweryfikuj artykuły, ceny, klienta
→ Konwertuj na Fakturę → sprawdź dane podatkowe klienta
→ Wyślij fakturę emailem → zarejestruj płatność po otrzymaniu
Workflow 2 — Korekta / storno faktury
Klient zgłasza błąd lub zwraca towar
→ Otwórz oryginalną fakturę
→ Stwórz Notę kredytową (częściowe lub pełne storno)
→ Nota kredytowa automatycznie zmniejsza saldo klienta
→ Jeśli fizyczny zwrot → skoordynuj z magazynem
Workflow 3 — Klient z subskrypcją / fakturą cykliczną
Przy konfiguracji → utwórz szablon w Fakturowaniu cyklicznym
→ Zdefiniuj: częstotliwość, datę generowania, artykuły, klienta
→ Platforma generuje fakturę automatycznie w ustawionej dacie
→ Zweryfikuj i wyślij → zarejestruj płatność
Kluczowe wskaźniki
| Wskaźnik | Znaczenie |
|---|---|
| Niezafakturowane zamówienia | Potwierdzone zamówienia bez faktury |
| Przeterminowane faktury > 30 dni | Należności w ryzyku nieściągnięcia |
| Średni czas wystawienia faktury | Dni od potwierdzenia zamówienia do wysłanej faktury |
| Błędy fakturowania | Faktury stornowane i ponownie wystawione |
Praktyczne wskazówki
Nie konwertuj zamówienia na fakturę bez weryfikacji danych klienta. Faktura z błędnym NIP-em oznacza storno, ponowne wystawienie i straconego czasu.
Rejestruj płatność tego samego dnia, kiedy ją otrzymujesz. Opóźnienia tworzą zamieszanie — klient może dostać przypomnienie mimo że już zapłacił.
Używaj filtrów, nie wyszukiwania. Przy dużym wolumenie faktur, filtry według statusu są wydajniejsze od indywidualnego wyszukiwania.