Assistant Commercial — Back Office Ventes
Département : Commercial
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Traiter les documents commerciaux — commandes, factures, paiements — correctement et dans les délais
Ce que fait ce rôle
L'Assistant Commercial est l'épine dorsale opérationnelle du département commercial. Il ne vend pas — il s'assure que tout ce que ses collègues vendent est documenté, facturé et suivi correctement. Il gère le volume documentaire : bons de commande, factures, avoirs, paiements, facturation récurrente.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Bons de commande | Ventes → Commandes | Traiter les commandes entrantes |
| Factures | Ventes → Factures | Émettre et suivre les factures |
| Proformas | Ventes → Proformas | Émettre des documents pré-facture |
| Facturation récurrente | Ventes → Récurrent | Gérer les abonnements / factures automatiques |
| Avoirs | Ventes → Avoirs | Annuler une facture totalement ou partiellement |
| Notes de débit | Ventes → Notes de débit | Facturation complémentaire sur une facture existante |
| Paiements | Ventes → Paiements | Enregistrer les encaissements |
| Articles de facture | Ventes → Articles | Vérifier le catalogue produits/services |
| Clients | CRM → Clients | Vérifier les données fiscales et adresses |
| Modes de paiement | Ventes → Paiement | Sélectionner la bonne méthode lors de l'enregistrement |
Routine quotidienne
Matin — nouvelles commandes
- Ouvrir Bons de commande → filtrer par statut « Nouveau » / « Non traité »
- Vérifier chaque commande : bon client, bons prix, quantités confirmées
- Confirmer la commande → convertir en Facture (ou signaler pour confirmation entrepôt si livraison physique impliquée)
Avant le déjeuner — factures à émettre
- Ouvrir Factures → filtrer par statut « Brouillon »
- Vérifier les données fiscales du client (numéro de TVA, adresse, régime TVA) — si manquant → mettre à jour dans Clients
- Finaliser et envoyer la facture par email directement depuis la plateforme
Après-midi — suivi des paiements
- Factures → filtrer En retard (date d'échéance dépassée)
- Envoyer un rappel de paiement pour les factures > 5 jours de retard
- Enregistrer les paiements reçus dans Paiements — associer à la bonne facture
Hebdomadaire
- Vérifier la Facturation récurrente — confirmer que les factures automatiques ont été générées correctement
- Exporter la liste des factures impayées pour le responsable financier
Workflows clés
Workflow 1 — Traitement de commande standard
Bon de commande confirmé par l'AE
→ Vérifier les articles, les prix, le client
→ Convertir en Facture
→ Vérifier les données fiscales du client
→ Envoyer la facture par email
→ Enregistrer le paiement à réception
Workflow 2 — Annulation / correction de facture
Le client signale une erreur ou retourne des marchandises
→ Ouvrir la facture originale
→ Créer un Avoir (annulation partielle ou totale)
→ L'avoir réduit automatiquement le solde du client
→ Si retour physique → coordonner avec l'entrepôt
→ Si facture corrigée nécessaire → nouvelle Facture
Workflow 3 — Client avec abonnement / facture récurrente
À la configuration → créer le modèle dans Facturation récurrente
→ Définir : fréquence, date de génération, articles, client
→ La plateforme génère la facture automatiquement à la date définie
→ Vous vérifiez et envoyez → enregistrez le paiement
Workflow 4 — Proforma pour client payant en avance
L'AE demande une proforma pour acompte
→ Créer une Proforma avec le montant de l'acompte
→ Envoyer au client
→ Le client vire → enregistrer le paiement partiel
→ À la fin de la livraison → émettre la Facture finale (avec acompte déduit)
Indicateurs clés
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Commandes non facturées | Commandes confirmées sans facture |
| Factures en retard > 30 jours | Créances à risque de non-recouvrement |
| Délai moyen d'émission de facture | Jours de la confirmation de commande à la facture envoyée |
| Erreurs de facturation | Factures annulées et réémises |
Cas particuliers courants
Nouveau client — données fiscales manquantes : Avant d'émettre la facture → ouvrir Clients → remplir le numéro de TVA, l'adresse déclarée, le régime TVA, l'IBAN (s'il paie par virement). Sans données complètes, la facture ne peut pas être validée fiscalement.
Paiement partiel : Lors de l'enregistrement dans Paiements — sélectionner la facture, saisir le montant partiellement payé. La facture reste en statut « Partiellement payée », le solde restant reste visible. Pour le deuxième paiement — enregistrer la différence.
Remise post-facturation : Utiliser un Avoir pour le montant de la remise — ne pas modifier la facture originale qui a déjà été envoyée. L'avoir réduit le solde du client.
Conseils pratiques
Ne convertissez pas la commande en facture sans vérifier les données client. Une facture avec un mauvais numéro de TVA ou une adresse incorrecte signifie annulation, réémission et perte de temps.
Enregistrez le paiement le jour même où vous le recevez. Les délais créent de la confusion — le client peut recevoir un rappel de paiement alors qu'il a déjà payé.
Utilisez les filtres, pas la recherche. Avec un volume élevé de factures, les filtres par statut (En retard, Partiellement payée, Brouillon) sont plus efficaces que la recherche individuelle.