Comptable Fournisseurs — Comptes Fournisseurs (AP)
Département : Achats (collaboration étroite avec les Finances)
Niveau : Opérationnel
Objectif principal : Valider les factures fournisseurs et coordonner les paiements — correctement, dans les délais, sans surpaiements
Ce que fait ce rôle
Le Comptable Fournisseurs est le point de contrôle des paiements aux fournisseurs. Il n'achète pas et ne négocie pas — il vérifie que chaque facture reçue correspond à une commande réelle et une livraison réelle (rapprochement à 3 voies : BC + Réception + Facture), approuve pour paiement, gère les corrections via les notes de débit et prépare le fichier de paiement pour la trésorerie.
Modules utilisés quotidiennement
| Module | Où le trouver | Utilisation |
|---|---|---|
| Factures fournisseur | Achats → Factures fournisseur | File d'attente principale — factures à valider |
| Bons de commande | Achats → Commandes | Vérifier qu'il existe un BC correspondant |
| Notes de débit | Achats → Notes de débit | Corriger les factures erronées ou les livraisons partielles |
| Reçus fiscaux | Achats → Reçus | Valider les documents de petites dépenses |
| Fournisseurs | Achats → Fournisseurs | Vérifier les données de paiement (IBAN, conditions) |
| Portail fournisseur | — | Voir les factures émises directement par le fournisseur |
Routine quotidienne
Matin — file des nouvelles factures
- Factures fournisseur → filtrer par statut « Reçu » ou « Non validé »
- Pour chaque nouvelle facture → vérification du rapprochement à 3 voies :
- Le BC correspondant existe-t-il ? → rechercher le numéro de BC de la facture dans Bons de commande
- La réception a-t-elle été enregistrée par l'entrepôt ? → confirmer avec l'entrepôt si incertain
- Les valeurs correspondent-elles ? → prix, quantité, TVA identiques au BC
- Si les 3 correspondent → approuver la facture pour paiement
- S'il y a un écart → traiter par cas (voir workflows)
Après-midi — échéances et préparation des paiements
- Filtrer les factures approuvées par Date d'échéance → identifier ce qui est dû dans 3-5 jours
- Consolider la liste de paiements pour la trésorerie (export ou rapport)
- Vérifier que les données de paiement fournisseur sont complètes dans Fournisseurs (IBAN, banque)
Hebdomadaire
- Factures en retard > 7 jours après l'échéance → escalader au Responsable pour décision
- Réconcilier les reçus fiscaux accumulés — tout ce que l'équipe a apporté cette semaine
Rapprochement à 3 voies — comment ça fonctionne
Le principe fondamental du contrôle AP : ne pas payer ce qu'on n'a pas commandé et pas reçu.
Facture fournisseur
↓
[1] Existe-t-il un BC pour cette facture ?
→ Rechercher le numéro de BC de la facture dans les Bons de commande
→ Les prix et quantités de la facture = ceux du BC ?
↓ OUI
[2] La réception a-t-elle été enregistrée ?
→ La quantité de la facture ≤ la quantité reçue ?
↓ OUI
[3] La TVA est-elle correctement calculée ?
→ Le taux de TVA appliqué correspond-il à la catégorie d'article ?
↓ OUI
Approuver pour paiement ✓
Si une étape échoue → ne pas approuver → traiter l'écart (voir workflows).
Workflows clés
Workflow 1 — Facture correcte → Approuver pour paiement
Facture arrive (physique, email ou depuis le Portail fournisseur)
→ Créer/enregistrer la facture dans Factures fournisseur
→ Remplir : fournisseur, numéro de facture, date, articles, valeurs, TVA
→ Associer le BC correspondant
→ Vérifier le rapprochement à 3 voies ✓
→ Changer le statut en « Approuvé pour paiement »
→ Ajouter à la liste de paiements de la période
→ La trésorerie effectue le paiement → enregistrer le paiement dans le système
Workflow 2 — Facture avec prix différent du BC
Prix de la facture > prix du BC (le fournisseur a surfacturé)
→ NE PAS approuver la facture
→ Contacter le fournisseur → demander une facture corrigée ou une explication
→ Si la différence est justifiée (coût supplémentaire convenu) : obtenir l'approbation du Responsable → ajuster le BC ou créer un BC complémentaire → approuver
→ Si le fournisseur a fait une erreur : retourner la facture → le fournisseur émet un avoir + facture corrigée
→ Enregistrer la facture corrigée → approuver → paiement
Workflow 3 — Livraison partielle, facture pour montant total
BC = 100 unités / Réception entrepôt = 60 unités / Facture = 100 unités
→ Le rapprochement à 3 voies échoue sur la quantité
→ Option A : Approuver la facture partiellement (pour 60 unités) + créer une Note de débit pour 40 unités
→ Option B : Rejeter la facture → le fournisseur émet une facture pour 60 unités
Note de débit :
→ Achats → Notes de débit → Ajouter
→ Associer la facture originale
→ Remplir les articles et quantités contestés
→ La valeur de la note de débit réduit automatiquement le solde dû au fournisseur
Workflow 4 — Facture en double
Facture avec même numéro / fournisseur / valeur déjà enregistrée
→ La plateforme peut alerter sur les doublons — vérifier si elle existe déjà
→ NE PAS enregistrer une seconde fois
→ Archiver le doublon avec une note
→ Si déjà payé → demander un avoir au fournisseur + crédit sur la prochaine facture
Workflow 5 — Facture reçue depuis le Portail fournisseur
Le fournisseur émet la facture directement dans le Portail → apparaît automatiquement dans Factures fournisseur (source : portail)
→ Le traitement est identique à une facture enregistrée manuellement
→ Avantage : les données sont pré-remplies par le fournisseur → vous vérifiez, vous ne saisissez pas
→ Joindre votre propre PDF si le fournisseur n'en a pas joint
→ Valider le rapprochement → approuver → paiement
Notes de débit — quand et comment les utiliser
Une note de débit réduit le montant dû à un fournisseur sans que le fournisseur émette un avoir. À utiliser quand :
| Situation | Action |
|---|---|
| Livraison incomplète — moins reçu | Note de débit pour la différence de quantité |
| Prix de la facture supérieur au prix convenu | Note de débit pour la différence de prix |
| Marchandises défectueuses partiellement retournées | Note de débit pour la valeur retournée |
| Pénalité de retard appliquée au fournisseur | Note de débit selon clause contractuelle |
Important : Une note de débit NE remplace PAS la communication avec le fournisseur. Avant de l'émettre, informez le fournisseur — certains préféreront émettre un avoir ou une facture d'annulation eux-mêmes.
Indicateurs clés
| Indicateur | Signification | Objectif |
|---|---|---|
| Factures non validées > 3 jours | Factures reçues sans approbation | 0 |
| Factures payées en retard | Paiements effectués après l'échéance | < 5% du total |
| % factures avec écart | Factures n'ayant pas passé le premier rapprochement | < 8% |
| Notes de débit émises mensuellement | Indicateur de qualité des livraisons fournisseur | Suivi et rapport au Responsable |
| Doublons détectés | Factures en double bloquées | Indicateur d'intégrité |
Conseils pratiques
Associez toujours la facture à un BC. Une facture enregistrée sans BC ne peut pas être validée par le rapprochement à 3 voies et se perd dans le système sans traçabilité.
N'approuvez pas les factures avec une TVA incorrecte. Une TVA mal calculée crée des problèmes dans vos déclarations. Retournez la facture — ne la corrigez pas vous-même dans le système.
Les notes de débit doivent être émises le plus rapidement possible. Une livraison partielle du mois dernier dont le fournisseur n'entend parler que maintenant crée des tensions relationnelles. Traitez le jour de la réclamation.
Exportez la liste des échéances hebdomadairement. La trésorerie a besoin de prévisibilité — un export des factures dues dans les 7-14 prochains jours permet la planification de trésorerie.