Računovođa AP — Obaveze prema dobavljačima
Odeljenje: Nabavka (bliska saradnja sa Finansijama)
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Validacija faktura dobavljača i koordinacija plaćanja — tačno, na vreme, bez preplaćivanja
Šta radi ova uloga
Računovođa AP je kapija kontrole plaćanja dobavljačima. Ne kupuje niti pregovara — proverava da svaka primljena faktura odgovara stvarnoj narudžbini i stvarnoj isporuci (3-smerno podudaranje: NP + Prijem + Faktura), odobrava za plaćanje, upravlja korekcijama putem zadužnica i priprema paket plaćanja za trezor.
Moduli koji se koriste svakodnevno
| Modul | Gde se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Fakture dobavljača | Nabavka → Fakture dobavljača | Glavni red — fakture za validaciju |
| Narudžbenice | Nabavka → Narudžbenice | Provera da faktura ima odgovarajuću NP |
| Zadužnice | Nabavka → Zadužnice | Korekcija pogrešnih faktura ili delimičnih isporuka |
| Fiskalni računi | Nabavka → Računi | Validacija dokumenata za male troškove |
| Dobavljači | Nabavka → Dobavljači | Provera podataka za plaćanje (IBAN, uslovi) |
| Portal dobavljača | — | Pregled faktura koje je dobavljač direktno izdao u portalu |
Dnevna rutina
Jutro — red novih faktura
- Fakture dobavljača → filter po statusu "Primljeno" ili "Nevalidovano"
- Za svaku novu fakturu → provera 3-smernog podudaranja:
- Postoji li odgovarajuća NP? → tražiti broj NP iz fakture u Narudžbenicama
- Je li prijem evidentirala magacin? → potvrditi sa magacinom ako je nejasno
- Podudaraju li se vrednosti? → cena, količina, PDV identični kao u NP
- Ako sva 3 odgovaraju → odobriti fakturu za plaćanje
- Ako postoji neslaganje → postupiti po slučaju (videti tokove rada)
Posle podne — rokovi i priprema plaćanja
- Filtrirati odobrene fakture po Datumu dospeća → identifikovati šta dospeva za 3–5 dana
- Konsolidovati listu plaćanja za trezor (izvoz ili izveštaj)
- Proveriti da li su podaci o plaćanju dobavljača potpuni u Dobavljačima (IBAN, banka)
Nedeljno
- Fakture sa zakašnjenjem > 7 dana od roka dospeća → eskalirati Menadžeru radi odluke
- Uskladiti akumulirane fiskalne račune — sve što je tim doneo u tekućoj nedelji
3-smerno podudaranje — kako funkcioniše
Temeljni princip AP kontrole: ne plaćati za ono što nisi naručio i nisi primio.
Faktura dobavljača
↓
[1] Postoji li NP za ovu fakturu?
→ Proveriti broj NP iz fakture u Narudžbenicama
→ Da li cene i količine na fakturi = onima u NP?
↓ DA
[2] Je li prijem evidentiran?
→ Da li je količina na fakturi ≤ primljenoj količini?
↓ DA
[3] Je li PDV ispravno obračunat?
→ Odgovara li primenjeni PDV stopa kategoriji artikla?
↓ DA
Odobriti za plaćanje ✓
Ako bilo koji korak ne prođe → ne odobravati → rešiti neslaganje (videti tokove rada).
Ključni tokovi rada
Tok rada 1 — Ispravna faktura → Odobravanje za plaćanje
Faktura pristigne (fizički, e-poštom ili iz Portala dobavljača)
→ Kreirati/evidentirati fakturu u Fakturama dobavljača
→ Popuniti: dobavljač, broj fakture, datum, stavke, vrednosti, PDV
→ Pridružiti odgovarajuću NP
→ Proveriti 3-smerno podudaranje ✓
→ Promeniti status u "Odobreno za plaćanje"
→ Dodati u listu plaćanja za period
→ Trezor vrši plaćanje → evidentirati plaćanje u sistemu
Tok rada 2 — Faktura sa cenom koja se razlikuje od NP
Cena na fakturi > cena u NP (dobavljač naplatio više)
→ NE odobravati fakturu
→ Kontaktirati dobavljača → zatražiti korigovanu fakturu ili objašnjenje
→ Ako je razlika opravdana (dogovoreni dodatni trošak): dobiti odobrenje Menadžera
→ prilagoditi NP ili kreirati dopunsku NP → odobriti
→ Ako je dobavljač napravio grešku: vratiti fakturu
→ dobavljač izdaje storno + korigovanu fakturu
→ Evidentirati korigovanu fakturu → odobriti → plaćanje
Tok rada 3 — Delimična isporuka, faktura za puni iznos
NP = 100 jedinica / Prijem u magacinu = 60 jedinica / Faktura = 100 jedinica
→ 3-smerno podudaranje ne prolazi na količini
→ Opcija A: Odobriti fakturu delimično (za 60 jedinica) + kreirati Zadužnicu za 40 jedinica
→ Opcija B: Odbiti fakturu → dobavljač izdaje fakturu za 60 jedinica
Zadužnica:
→ Nabavka → Zadužnice → Dodaj
→ Pridružiti originalnu fakturu
→ Popuniti sporne stavke i količine
→ Vrednost zadužnice automatski smanjuje saldo koji se duguje dobavljaču
Tok rada 4 — Duplikat fakture
Faktura sa istim brojem / dobavljačem / vrednošću već evidentirana
→ Platforma može upozoriti na duplikate — proveriti da li već postoji
→ NE evidentirati drugi put
→ Arhivirati duplikat s napomenom
→ Ako je već plaćeno → zatražiti storno od dobavljača + kredit na sledećoj fakturi
Tok rada 5 — Faktura primljena iz Portala dobavljača
Dobavljač direktno izdaje fakturu u Portalu → automatski se pojavljuje u Fakturama dobavljača (izvor: portal)
→ Postupak je identičan ručno evidentiranoj fakturi
→ Prednost: podatke je unapred popunio dobavljač → vi proveravate, ne unosite
→ Priložiti sopstveni PDF ako ga dobavljač nije priložio
→ Validovati podudaranje → odobriti → plaćanje
Zadužnice — kada i kako ih koristiti
Zadužnica smanjuje iznos koji se duguje dobavljaču bez da dobavljač izda knjižno odobrenje. Koristiti je kada:
| Situacija | Akcija |
|---|---|
| Nepotpuna isporuka — primljeno manje | Zadužnica za razliku u količini |
| Cena na fakturi viša od dogovorene | Zadužnica za razliku u ceni |
| Defektna roba delimično vraćena | Zadužnica za vrednost vraćene robe |
| Penali za kašnjenje isporuke primenjeni na dobavljača | Zadužnica prema ugovornoj klauzuli |
Važno: Zadužnica NE zamenjuje komunikaciju s dobavljačem. Pre izdavanja, obavesti dobavljača — neki će radije sami izdati knjižno odobrenje ili storno fakturu.
Ključne metrike
| Metrika | Šta znači | Cilj |
|---|---|---|
| Nevalidovane fakture > 3 dana | Primljene fakture bez odobrenja | 0 |
| Fakture plaćene sa zakašnjenjem | Plaćanja izvršena nakon roka dospeća | < 5% od ukupnog |
| % faktura sa neslaganjem | Fakture koje nisu prošle prvo podudaranje | < 8% |
| Mesečno izdane zadužnice | Indikator kvaliteta isporuke dobavljača | Praćeno i prijavljivano Menadžeru |
| Detektovani duplikati | Blokirane duplikat fakture | Indikator integriteta |
Praktični saveti
Uvek pridružiti fakturu NP-u. Faktura evidentirana bez NP ne može biti validovana kroz 3-smerno podudaranje i gubi se u sistemu bez traceability.
Ne odobravati fakture sa pogrešnim PDV-om. Pogrešno obračunat PDV stvara probleme u vašim prijavama. Vratite fakturu — ne ispravljajte je sami u sistemu.
Zadužnice treba izdavati što je pre moguće. Delimična isporuka od prošlog meseca o kojoj dobavljač tek sada čuje stvara tenziju u odnosu. Procesirati na dan žalbe.
Nedeljno izvoziti listu rokova dospeća. Trezor treba predvidivost — izvoz faktura koje dospevaju u narednih 7–14 dana omogućava planiranje likvidnosti.