Tok rada: Javni i privatni tenderi — Od prilike do ugovora

Uključeni moduli: Potencijalni klijenti · Prilike · Ponude · Narudžbine · Ugovori · Dokumenti · Zadaci · Projekti · Fakture · Ciljevi · Oznake
Ko ga koristi: Menadžer tenderi, Pravna služba, Inženjer za procenu, Komercijalni direktor, Finansije
Tipično trajanje: 2–8 sedmica (od identifikacije do podnošenja); meseci (od dodele do završetka ugovora)

Pregled

Tok rada za tendere pokriva učešće u postupcima javnih nabavki (SEAP/eLicitație) ili privatnim tenderima. Za razliku od direktne prodaje, tender nameće stroge zakonske rokove, opsežnu dokumentaciju za kvalifikaciju i jasnu podelu između faze ponude i faze realizacije. CRMConnect upravlja kompletnim ciklusom: identifikacija postupka kao potencijalnog klijenta, kvalifikacija prilike, priprema tehničkog i finansijskog dosjea u Upravljanju dokumentima, izračunavanje ponude putem Narudžbine/Procene, praćenje podnošenja kroz rokove zadataka, dodela sa potpisanim ugovorom i realizacija putem projekta sa fakturisanjem u ratama ili po napretku radova.

Razlika od direktne prodaje: Prilika ostaje u stanju "Ponuda podneta" danima ili nedeljama dok se ne objave rezultati. Međurokovi (razjašnjenja, žalbe) moraju se pratiti posebno putem zadataka.

Dijagram toka

[IDENTIFIKACIJA TENDERA]
  │  izvor: SEAP, privatni portal, direktni odnos, newsletter
  │  → Potencijalni klijent kreiran sa oznakom "Javni tender" ili "Privatni tender"
  │  → Prilagođeno polje: "Rok podnošenja" + "Broj postupka"
  │
  ↓
[KVALIFIKACIJA]
  │  provera: tehnički, finansijski zahtevi, kapacitet realizacije
  │  analiza: procenjena marža, rizik, raspoloživi resursi
  │  ├── Kvalifikovan → Prilika (procenjena vrednost, verovatnoća 40%)
  │  └── Nije kvalifikovan → Potencijalni klijent označen kao Izgubljen
  │        razlog: "Tehnički zahtevi nisu ispunjeni" / "Nedovoljna marža"
  │        / "Nema raspoloživih resursa"
  │
  ↓
[PRIPREMA TEHNIČKOG DOSJEA]
  │  Zadaci po odgovornom (sa rokom pre datuma podnošenja):
  │  ├── Pravna: atestati, izjave, poresko uverenje,
  │  │          izvod iz APR-a, ISO sertifikat
  │  ├── Tehnički: slična iskustva (prethodni ugovori),
  │  │            CV ključnih stručnjaka, metodologija realizacije,
  │  │            plan kvaliteta, Ganttov dijagram
  │  └── Finansije: bilanse za 3 godine, promet, sredstvo obezbeđenja,
  │               profesionalno osiguranje
  │  Dokumenti: priloženi u Upravljanju dokumentima → povezani sa Prilike
  │
  ↓
[FINANSIJSKA PONUDA]
  │  Narudžbina/Procena: linije ponude sa količinama, jediničnim cenama, ukupno
  │  Predlog: ponuda formatirana prema zahtevima tenderske specifikacije
  │  Zadatak "Podnošenje ponude": rok = tačan rok iz objave
  │  Zadatak "Razjašnjenja": rok = rok za odgovor na razjašnjenja
  │
  ↓
[PODNOŠENJE PONUDE]
  │  ponuda podneta (SEAP elektronski / fizički / bezbedni e-mail)
  │  Zadatak "Podnošenje" → označen kao Završen
  │  Prilika → status "Ponuda podneta"
  │  evidencija: datum/vreme podnošenja, registarski broj (prilagođeno polje)
  │
  ↓
[PERIOD EVALUACIJE]
  │  Dodatni zadaci ako se pojave:
  │  ├── Odgovor na zahteve za razjašnjenja (evaluator → ponuđač)
  │  ├── Dopunjavanje nedostajućih dokumenata
  │  └── Praćenje roka objave rezultata
  │
  ↓
[DODELA / OBJAVA REZULTATA]
  │
  ├── DOBIJENO → Prilika → status Dobijeno
  │     │  verovatnoća: 100%
  │     │  vrednost ažurirana (ako je bilo pregovaranja cena)
  │     │  Dodana oznaka: "Dobijeno"
  │     │
  │     ├── Konačno pregovaranje (ako postupak dopušta)
  │     │
  │     └── UGOVOR POTPISAN
  │           │  Ugovor kreiran u CRM-u (iz Prilike ili manuelno)
  │           │  digitalni ili fizički potpis + skenirano u Upravljanju dok.
  │           │  → Projekat kreiran za realizaciju
  │
  └── IZGUBLJENO → Prilika → status Izgubljeno
        │  lost_reason popunjen:
        │  "Viša cena", "Nedovoljan tehnički rezultat",
        │  "Diskvalifikovan zbog dokumentacije", "Povučen pre podnošenja"
        │  Dodata oznaka: "Izgubljeno"
        │
        └── Žalba? → Zadatak "Podneti žalbu CNSC-u"
              (ako se donese odluka o žalbi na rezultat)
  │
  ↓ (grana Dobijeno)
[REALIZACIJA UGOVORA]
  │  Projekat → Ključne tačke po fazama ugovora
  │  Zadaci → interni članovi tima + podugovarači
  │  Radni listovi → dnevni evidentiran rad
  │  Troškovi → troškovi projekta (putovanje, materijali)
  │
  ↓
[FAKTURISANJE U RATAMA / FAKTURISANJE PO NAPRETKU]
  │  Faktura po situaciji prihvaćenoj od naručioca
  │  eFaktura → obavezno preneto putem SPV (B2G — javni naručilac)
  │  plaćanje u ugovorenom roku (30–60 dana, tipično za javne ugovore)
  │
[UGOVOR ZAVRŠEN ✓ · SREDSTVO OBEZBEĐENJA OSLOBOĐENO ✓]

Korak po korak

1. Identifikacija tendera — Kreiranje Potencijalnog klijenta

Gde: /admin/leads → Dodaj Potencijalnog klijenta

Tipični izvori identifikacije:

Ključna polja na Potencijalnom klijentu:

Praktičan savet: Konfigurisati prilagođeno polje tipa "Datum" na Potencijalnom klijentu nazvano "Rok podnošenja". Postaviti automatski podsetnik/zadatak 5 dana pre ovog datuma da ne biste propustili rok.

2. Kvalifikacija — Odluka Idi/Ne Idi

Gde: Iz potencijalnog klijenta → Konvertuj u Priliku ili Označi kao Izgubljen

Kriterijumi kvalifikacije:

Ako Idi:

• Potencijalni klijent → konvertovan u Priliku
• Polja Prilike: procenjena vrednost, početna verovatnoća (40%), procenjeni datum zatvaranja

Ako Ne Idi:

• Potencijalni klijent → označen kao Izgubljen
• lost_reason: "Tehnički zahtevi nisu ispunjeni" / "Marža ispod praga" / "Resursi nedostupni"
• Dokumentovano za naknadnu analizu (koliko tendera smo propustili i zašto)

3. Priprema tehničkog dosjea — Upravljanje zadacima

Gde: Kartica Zadaci u Prilici + /admin/document_management

Struktura zadataka za tender:

Upravljanje dokumentima — organizacija dosjea:

Preporučena fascikla u Upravljanju dokumentima (povezana sa prilike):

📁 [Postupak] — [Naručilac] — [Godina]
  ├── 📁 Dokumenta za kvalifikaciju
  │     ├── Atestati i izjave
  │     ├── Finansijska dokumenta
  │     └── Reference i slična iskustva
  ├── 📁 Tehnička ponuda
  │     ├── Metodologija
  │     ├── CV stručnjaka
  │     └── Ganttov dijagram
  ├── 📁 Finansijska ponuda
  │     ├── Obrazac finansijske ponude
  │     └── Detaljan predmer i predračun
  └── 📁 Prepiska
        ├── Primljena razjašnjenja
        └── Preneti odgovori

4. Izračunavanje finansijske ponude — Narudžbina/Procena

Gde: /admin/estimates → Dodaj Procenu — povezano sa prilike

Struktura procene ponude:

Strategije cena:

Praktičan savet: Kreirati predložak Narudžbine po tipu tendera (npr. "IT Usluge", "Građevinski radovi", "Isporuka opreme"). Za svaki novi postupak, klonirati predložak i prilagoditi količine i cene.

5. Predlog — Formalni dokument ponude

Gde: /admin/proposals → Dodaj Predlog ili iz Narudžbine → Konvertuj u Predlog

Tipičan sadržaj Predloga za tender:

Statusi predloga:

6. Podnošenje ponude

Gde: Zadatak "Podnošenje ponude" u prilici

Pri podnošenju:

1. Sastavljen dosje → proveriti da je kompletan
2. Podnošenje na zahtevanom kanalu (SEAP elektronski sa digitalnim potpisom, fizički u zapečaćenoj koverti, bezbedni e-mail)
3. Potvrda podnošenja evidentirana (registarski broj, vremenski pečat)
4. Zadatak "Podnošenje" → označen kao Završen
5. Prilika → status ažuriran: "Ponuda podneta" (prilagođeno polje ili oznaka)
6. Prilagođeno polje: "Datum podnošenja", "SEAP registarski broj"

Praktičan savet: Nemojte ostavljati podnošenje za poslednji sat. Tehnički problemi sa SEAP-om ili digitalnim potpisima su česti. Ciljati podnošenje najmanje 24 sata pre roka.

7. Period evaluacije — Praćenje

Gde: Zadaci na Prilici

Mogući zadaci tokom ovog perioda:

Preporučeni prilagođeni statusi na Prilici:

8. Dodela — Dobijeno ili Izgubljeno

Slučaj Dobijeno:

1. Prilika → Dobijeno (kliknuti dugme Dobijeno u prilici)
2. Vrednost ažurirana sa konačnim dodeljenim iznosom
3. Dodata oznaka: "Dobijeno" + "SEAP" ili "Privatni"
4. Predlog → status Prihvaćen

Slučaj Izgubljeno:

1. Prilika → Izgubljeno
2. lost_reason popunjen sa zvaničnim razlogom:
   • "Nekonkurentna cena — jeftinija ponuda za X%"
   • "Nedovoljan tehnički rezultat"
   • "Diskvalifikovan — nedostajući dokument"
   • "Povučen iz postupka"
3. Dodata oznaka: "Izgubljeno"
4. Post-mortem analiza dokumentovana u napomenama prilike

Slučaj Žalba:

1. Prilika → ostaje otvorena ili dobija oznaku "Žalba"
2. Kreiran Zadatak: "Podneti žalbu CNSC-u" (Komisija za zaštitu prava)
3. Zadatak: "Pratiti rok rešavanja žalbe"
4. Ako je žalba usvojena → restart postupka ili direktna dodela

9. Ugovor — Kreiranje i potpisivanje

Gde: /admin/contracts → Dodaj Ugovor ili iz Prilike → Kreiraj Ugovor

Ključna polja ugovora:

Tipične garancije u javnim ugovorima:

10. Realizacija — Projekat i Zadaci

Gde: /admin/projects → Dodaj Projekat (povezan sa Ugovorom + Klijentom)

Podešavanje projekta:

11. Fakturisanje u ratama / po napretku

Gde: /admin/invoices → Dodaj Fakturu (ili iz Projekta → Kreiraj Fakturu)

Modeli fakturisanja u javnim ugovorima:

eFaktura — obavezno B2G:

• Sve fakture izdate javnim subjektima (Država, opštine, ministarstva, institucije) moraju biti prenete putem e-Fakture (ANAF-ov RO e-Faktura sistem)
• CRMConnect generiše UBL XML format i automatski prenosi putem SPV ako je ANAF integracija konfigurisana
• Rok prenosa: na dan izdavanja fakture

Šta se kreira automatski

Gde tok može da zastane

Relevantni izveštaji

• Lijaš tendera — Prilike filtrirane po oznaci "Tender" + status: koliko je u pripremi, podnetih, dobijenih, izgubljenih
• Stopa uspeha na tenderima — Dobijene vs. Izgubljene prilike po periodu, tipu (javni/privatni), vrednosti
• Analiza razloga gubitaka — Razlozi gubitaka (cena, tehničko, dokumentacija) za poboljšanje budućih ponuda
• Ciljevi tendera — Ciljevi dobijenih ugovora po broju i vrednosti vs. stvarni
• Pregled projekta — Evidentirani sati vs. plan, troškovi vs. budžet, profitabilnost
• Status eFakture — Fakture prenete ANAF-u i njihov status prihvatanja/odbijanja

Uključeni moduli — detaljna dokumentacija

• Potencijalni klijenti
• Prilike
• Ponude
• Narudžbine
• Ugovori
• Upravljanje dokumentima
• Zadaci
• Projekti
• Fakture
• Ciljevi
• Oznake

← Povratak na tokove rada