Opšti računovođa / Poreski računovođa

Odeljenje: Finansije
Nivo: Viši operativni
Primarni cilj: Održavanje ispravne računovodstvene strukture, obezbeđivanje poreske usklađenosti i sinhronizacija CRMconnect sa računovodstvenim softverom

Šta ova uloga radi

Opšti/poreski računovođa konfiguriše i održava finansijsku infrastrukturu CRMconnect-a: kontni plan, stope PDV, valute i kurseve, metode plaćanja. Upravlja usklađenošću e-faktura na nivou sistema i eksportuje operativne podatke iz CRM-a u računovodstveni softver (Saga, WinMentor). On je osoba koja zna zašto poreski dokument izgleda onako kako izgleda.

Moduli koji se redovno koriste

Konfiguracije kojima upravljate

Kontni plan (`/admin/chart_of_accounts`)

Računovodstvena struktura na koju se mapiraju sve CRM transakcije. Organizovana po klasama:

• Klasa 1–4: Bilansni računi (aktiva, obaveze, kapital)
• Klasa 5: Računi trezora
• Klasa 6: Rashodi (fakture dobavljača, zarade, amortizacija)
• Klasa 7: Prihodi (izdate fakture, ostali prihodi)

Kada ažurirati: Pri otvaranju računovodstvenog perioda, pri dodavanju novih aktivnosti, na zahtev eksternog revizora.

Porezi / PDV (`/admin/taxes`)

Definišite svaku stopu PDV koja se koristi u dokumentima:

Kada ažurirati: Na zakonodavnim promenama, pri dodavanju novih kategorija proizvoda sa različitim stopama.

Valute (`/admin/currencies`)

Konfigurišite svaku valutu u kojoj fakturišete ili kupujete:

• Kurs: ručni (ažurira se dnevno/nedeljno) ili automatski feed BNR/ECB
• Osnovna valuta: RSD (za izveštavanje)
• Uticaj: Sve fakture u stranoj valuti se automatski konvertuju u RSD za izveštavanje

Kada ažurirati: Dnevno ili nedeljno ako imate veliki obim u stranoj valuti; pri pokretanju novih međunarodnih tržišta.

Metode plaćanja (`/admin/paymentmodes`)

Definišite prihvaćene metode: Bankovna doznaka, Kartica (Visa/MC/Amex), Gotovina, PayPal, Stripe, drugi gatewayevi.

Konfiguracija po metodi:

• Provizija (%) — automatski se oduzima pri evidentiranju plaćanja
• Račun usklađivanja — konto na koji se evidentira plaćanje
• Dani poravnanja — za gatewayeve koji poravnavaju sa kašnjenjem

Konfiguracija e-faktura — sistemska odgovornost

Inicijalno podešavanje (jednom)

1. /admin/billing/efactura → prikazuje se link za autorizaciju
2. Poslati link zakonskom zastupniku ili ovlašćenom licu sa digitalnim sertifikatom
3. Oni se autentifikuju sa sertifikatom → token se automatski čuva
4. Proveriti da company_vat u podešavanjima sadrži numerički PIB (bez prefiksa RO)
5. Podesiti:
   • Auto-uvoz e-Fakture: UKLJUČENO (automatski uvozi fakture dobavljača iz SPV, svakih 3–6h)
   • Auto-slanje e-Fakture: UKLJUČENO, dani = 3 (automatski dostavlja posle 3 dana — daje timu vreme da ispravi greške)

Periodično održavanje

SAGA integracija

Gde: /admin/saga

SAGA je najrasprostranjeniji računovodstveni softver u Rumuniji. Integracija omogućava da operativni podaci iz CRMconnect-a (fakture, plaćanja, rashodi) stignu u SAGA automatski bez ručnog ponovnog unosa.

Tipičan tok:

CRMconnect → transakcije obrađene tokom dana
       ↓
SAGA eksport (dnevno ili nedeljno)
  → Izdate fakture: sa brojem, kupcem, iznosima, konto računima
  → Primljena plaćanja: sa pridruženjem fakturi
  → Fakture dobavljača: sa pridruženom NO, kontima rashoda
       ↓
SAGA → automatska računovodstvena knjiženja
  → Generisanje dnevničkih stavki
  → Ažurirani probni bilans
  → Poreske prijave (D300, D394)

Šta konfigurisati u CRM za SAGA:

• Mapiranje konto računa iz CRM na SAGA račune
• Učestalost eksporta (dnevno se preporučuje za veliki obim)
• Filteri eksporta (koji period, koje vrste dokumenata)

WinMentor integracija

Gde: /admin/winmentor

WinMentor koriste kompanije kojima je potreban sveobuhvatniji računovodstveni ERP. Integracija radi slično kao SAGA:

CRMconnect (operacije) ←→ WinMentor (računovodstvo)
  → Eksport izdatih i primljenih faktura
  → Uvoz kontnog plana iz WinMentora
  → Sinhronizacija partnera (kupci, dobavljači)

Razlika od SAGA: WinMentor takođe upravlja zalihama i proizvodnjom — osigurajte da nema duplikata između WMS modula CRM-a i modula zaliha WinMentora.

Mesečna rutina — zatvaranje meseca

Nedelja 1 novog meseca (za prethodni mesec)

1. Provera faktura: Da li sve fakture iz prethodnog meseca imaju konačan status (Plaćeno / Dospelo / Otkazano)?
2. e-Faktura: Da li sve prihvatljive B2B fakture imaju status "Validirano" u ANAF-u? Ima li neobrađenih grešaka?
3. Izvod banke: Da li su sve transakcije iz prethodnog meseca usklađene?
4. Eksport SAGA/WinMentor: Pokrenuti kompletan eksport prethodnog meseca
5. Provera PDV: Da li naplaćeni PDV (na fakturama) i odbitni PDV (na fakturama dobavljača) odgovaraju D300?

Provere kvaliteta pre eksporta

Metrike za praćenje

Praktični saveti

ANAF token ističe — postavite podsetnik 2 nedelje unapred. Istekli token = e-fakture prestaju da se šalju = potencijalne kazne. Mesečno proveravajte datum isteka.

Auto-slanje sa kašnjenjem od 3 dana je bezbednije od trenutnog dostavljanja. Ako je Prodaja napravila grešku na fakturi, imate 3 dana da je ispravite pre nego što stigne do ANAF-a. Faktura dostavljena ANAF-u sa netačnim podacima teško se poništava.

Ne menjajte stope PDV usred meseca. Izmena aktivne stope PDV retroaktivno utiče na izračunavanja na nedovršenim dokumentima. Promene vršite 1. u mesecu.

Održavajte mapiranje konto računa sinhronizovanim sa SAGA/WinMentor. Ako dodate novi račun u SAGA i zaboravite da ga mapirate u CRM-u, povezane transakcije neće biti eksportovane.