Bilanzbuchhalter / Steuerbuchhalter

Abteilung: Finanzen
Ebene: Senior-Ebene
Hauptziel: Korrekte Buchhaltungsstruktur aufrechterhalten, Steuerkonformität sicherstellen und CRMconnect mit Buchhaltungssoftware synchronisieren

Was diese Rolle tut

Der Bilanzbuchhalter/Steuerbuchhalter konfiguriert und pflegt die finanzielle Infrastruktur von CRMconnect: Kontenplan, MwSt.-Sätze, Währungen und Wechselkurse, Zahlungsarten. Er verwaltet die E-Rechnung-Compliance auf Systemebene und exportiert operative Daten aus dem CRM in Buchhaltungssoftware (Saga, WinMentor). Er ist die Person, die weiß warum ein Fiskaldokument so aussieht wie es aussieht.

Regelmäßig genutzte Module

Von Ihnen verwaltete Konfigurationen

Kontenplan (`/admin/chart_of_accounts`)

Die Buchhaltungsstruktur, auf die alle CRM-Transaktionen abgebildet werden. Nach Klassen organisiert:

• Klasse 1–4: Bilanzkonten (Aktiva, Verbindlichkeiten, Eigenkapital)
• Klasse 5: Geldkonten
• Klasse 6: Aufwendungen (Lieferantenrechnungen, Löhne, Abschreibungen)
• Klasse 7: Erträge (ausgestellte Rechnungen, sonstige Erträge)

Wann aktualisieren: Bei Eröffnung des Geschäftsjahres, bei neuen Tätigkeiten, auf Anforderung des externen Prüfers.

Steuern / MwSt. (`/admin/taxes`)

Jeden in Dokumenten verwendeten MwSt.-Satz definieren:

Wann aktualisieren: Bei gesetzlichen Änderungen, bei neuen Produktkategorien mit anderen Sätzen.

Währungen (`/admin/currencies`)

Jede Währung konfigurieren, in der fakturiert oder eingekauft wird:

• Wechselkurs: manuell (täglich/wöchentlich aktualisiert) oder automatischer Feed von BNR/EZB
• Basiswährung: RON (für Berichte)
• Auswirkung: Alle Fremdwährungsrechnungen werden automatisch zu RON für die Berichterstattung umgerechnet

Wann aktualisieren: Täglich oder wöchentlich bei großem Fremdwährungsvolumen; bei Erschließung neuer Märkte.

Zahlungsarten (`/admin/paymentmodes`)

Akzeptierte Methoden definieren: Banküberweisung, Karte (Visa/MC/Amex), Bargeld, PayPal, Stripe, andere Zahlungs-Gateways.

Konfiguration je Methode:

• Provision (%) — beim Erfassen der Zahlung automatisch abgezogen
• Abstimmungskonto — Sachkonto auf dem erfasst wird
• Abrechnungstage — für Gateways die verzögert abrechnen

E-Rechnung Konfiguration — Systemverantwortung

Ersteinrichtung (einmalig)

1. /admin/billing/efactura → Autorisierungslink angezeigt
2. Link an gesetzlichen Vertreter oder Bevollmächtigten mit digitalem Zertifikat senden
3. Person authentifiziert sich mit Zertifikat → Token wird automatisch gespeichert
4. Prüfen dass company_vat in Einstellungen die numerische USt-ID enthält (ohne RO-Präfix)
5. Setzen:
   • Auto-Import E-Rechnung: EIN (importiert automatisch Lieferantenrechnungen aus SPV, alle 3-6 Std.)
   • Auto-Senden E-Rechnung: EIN, Tage = 3 (sendet automatisch nach 3 Tagen — gibt Team Zeit Fehler zu korrigieren)

Periodische Wartung

SAGA-Integration

Wo: /admin/saga

SAGA ist die am weitesten verbreitete Buchhaltungssoftware in Rumänien. Die Integration ermöglicht es, operative Daten aus CRMconnect (Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben) automatisch nach SAGA zu übertragen — ohne manuelle Neueingabe.

Typischer Ablauf:

CRMconnect → täglich bearbeitete Transaktionen
       ↓
SAGA-Export (täglich oder wöchentlich)
  → Ausgestellte Rechnungen: mit Nummer, Kunde, Beträgen, Sachkonten
  → Eingegangene Zahlungen: mit Rechnungszuordnung
  → Lieferantenrechnungen: mit zugehöriger Bestellung, Aufwandskonten
       ↓
SAGA → automatische Buchungseinträge
  → Journal-Einträge generieren
  → Aktualisierte Saldenbilanz
  → Steuererklärungen (D300, D394)

Was in CRM für SAGA konfigurieren:

• Zuordnung der Sachkonten aus CRM zu SAGA-Konten
• Exportfrequenz (täglich empfohlen für hohes Volumen)
• Exportfilter (welcher Zeitraum, welche Dokumentenarten)

WinMentor-Integration

Wo: /admin/winmentor

WinMentor wird von Unternehmen verwendet, die ein umfassenderes Buchhaltungs-ERP benötigen. Die Integration funktioniert ähnlich wie SAGA:

CRMconnect (Operationen) ←→ WinMentor (Buchhaltung)
  → Export ausgestellter und empfangener Rechnungen
  → Import Kontenplan aus WinMentor
  → Partnersynchronisierung (Kunden, Lieferanten)

Unterschied zu SAGA: WinMentor verwaltet auch Lager und Produktion — sicherstellen, dass keine Duplikate zwischen dem WMS-Modul in CRM und dem Lagermodul in WinMentor entstehen.

Monatliche Routine — Monatsabschluss

Woche 1 des neuen Monats (für den Vormonat)

1. Rechnungsprüfung: Haben alle Rechnungen des Vormonats einen Endstatus (Bezahlt / Überfällig / Storniert)?
2. E-Rechnung: Haben alle berechtigten B2B-Rechnungen den Status „Validiert" bei ANAF? Gibt es ungelöste Fehler?
3. Kontoauszug: Sind alle Transaktionen des Vormonats abgeglichen?
4. SAGA/WinMentor-Export: Vollständigen Export des Vormonats ausführen
5. MwSt.-Prüfung: Stimmt die vereinnahmte MwSt. (auf Rechnungen) und die abzugsfähige MwSt. (auf Lieferantenrechnungen) mit der D300 überein?

Qualitätsprüfungen vor Export

Kennzahlen

Praktische Tipps

ANAF-Token läuft ab — 2 Wochen vorher Erinnerung setzen. Abgelaufener Token = E-Rechnungen werden nicht mehr gesendet = mögliche Bußgelder. Ablaufdatum monatlich prüfen.

Auto-Senden mit 3-Tage-Verzögerung ist sicherer als sofortige Übermittlung. Wenn Vertrieb einen Fehler auf der Rechnung gemacht hat, haben Sie 3 Tage zum Korrigieren bevor sie ANAF erreicht. Eine mit falschen Daten an ANAF gesendete Rechnung ist schwer zu stornieren.

MwSt.-Sätze nicht mitten im Monat ändern. Eine Änderung eines aktiven MwSt.-Satzes wirkt sich rückwirkend auf Berechnungen in nicht abgeschlossenen Dokumenten aus. Änderungen am 1. des Monats vornehmen.

Sachkonto-Zuordnung mit SAGA/WinMentor synchronisiert halten. Wenn ein neues Konto in SAGA hinzugefügt wird und die Zuordnung in CRM vergessen wird, werden die entsprechenden Transaktionen nicht exportiert.