Einkaufssachbearbeiter

Abteilung: Einkauf
Ebene: Operativ
Hauptziel: Genehmigte Anfragen in feste Bestellungen umwandeln, täglichen operativen Ablauf verwalten

Was diese Rolle tut

Der Einkaufssachbearbeiter ist der operative Ausführende des Abteilung — verarbeitet genehmigte Bestellanforderungen, erstellt RFQs und Bestellungen, verfolgt Lieferungen und erfasst geringwertige Fiskalbelege. Er verhandelt nicht strategisch und pflegt keine Lieferantenbeziehungen — er konzentriert sich auf korrekte und schnelle Transaktionsabwicklung.

Täglich genutzte Module

Modul	Wo zu finden	Wofür Sie es nutzen
Bestellanforderungen	Einkauf → Anforderungen	Tägliche Warteschlange genehmigter Anforderungen
RFQ — Anfragen	Einkauf → RFQ	Angebotsanfragen an Lieferanten erstellen und senden
Erhaltene Angebote	Einkauf → Angebote	Von Lieferanten erhaltene Angebote erfassen
Bestellungen	Einkauf → Bestellungen	Feste Bestellungen an Lieferanten erstellen
Lieferanten	Einkauf → Lieferanten	Lieferantendaten für jede Bestellung prüfen
Lieferantenartikelkatalog	Einkauf → Katalog	Korrekte Artikelnummern und Preise je Lieferant
Fiskalbelege	Einkauf → Belege	Bar-/Kartenkäufe unter der Rechnungsgrenze erfassen
Lieferantenportal	—	Bestätigungen und Lieferstatus aus Portal verfolgen

Tagesablauf

Morgens — genehmigte Anforderungen bearbeiten

Bestellanforderungen öffnen → nach Status „Genehmigt" filtern
Für jede genehmigte Anforderung prüfen:
- Ist ein bevorzugter Lieferant angegeben? → wenn ja, direkt zur Bestellung
- Übersteigt der Betrag die Angebotsschwelle? → wenn ja, erst RFQ erstellen
- Sind Artikel im Lieferantenartikelkatalog? → Katalog prüfen
Entsprechende Bestellung oder RFQ erstellen

Tagsüber — aktive Bestellungen verfolgen

Bestellungen → Status „Gesendet" oder „Bestätigt" filtern
Im Lieferantenportal prüfen, ob Lieferanten Bestellungen bestätigt und geschätztes Lieferdatum aktualisiert haben
Wenn Lieferant Bestätigung länger als 24 Std. verzögert → direkt kontaktieren und Bestellung mit erhaltenen Informationen aktualisieren

Nachmittags — sonstige Belege

Fiskalbelege für Bar- oder Kartenkäufe unter der formalen Rechnungsgrenze erfassen
Eingegangene Angebote auf offene RFQs prüfen → Einkäufer zum Vergleich und zur Auswahl benachrichtigen

Wichtigste Arbeitsabläufe

Arbeitsablauf 1 — Genehmigte Anforderung → Direktbestellung (bekannter Lieferant, Festpreis)

Bestellanforderung (Status: Genehmigt)
→ Bevorzugten Lieferant in der Anforderung prüfen
→ Preis im Lieferantenartikelkatalog prüfen
→ Bestellung mit Artikeln, Mengen, Preisen erstellen
→ Bestellung an Lieferant senden (E-Mail direkt aus Plattform oder über Portal)
→ Lieferant bestätigt im Portal → Status in Bestellung aktualisieren
→ Lager empfängt Ware → Wareneingang erfasst
→ Lieferantenrechnung eingetroffen → an Kreditorenbuchhalter zur Abstimmung übergeben

Arbeitsablauf 2 — Genehmigte Anforderung → RFQ (Lieferant unspezifiziert oder Angebotseinholung nötig)

Bestellanforderung (Status: Genehmigt)
→ Betrag > Angebotsschwelle ODER Lieferant unspezifiziert
→ RFQ mit Artikeln und Mengen erstellen
→ Eingeladene Lieferanten aus Liste auswählen (mindestens 2-3)
→ RFQ senden → Lieferanten erhalten Benachrichtigung und antworten im Portal
→ Angebote erscheinen in Erhaltene Angebote
→ An Einkäufer zur Vergleich und Gewinner-Auswahl übergeben
→ Einkäufer wählt aus → Sie wandeln Gewinner-Angebot in Bestellung um

Arbeitsablauf 3 — Fiskalbeleg erfassen (Bar-/Kartenkauf)

Mitarbeiter bringt Fiskalbeleg für getätigten Kauf
→ Lieferant im System prüfen (falls nicht vorhanden → minimalen Datensatz hinzufügen)
→ Einkauf → Fiskalbelege → Hinzufügen
→ Ausfüllen: Lieferant, Datum, Artikel, Wert, MwSt.
→ Belegfoto/PDF anhängen
→ Speichern → Eintrag für Buchhaltungsabgleich verfügbar

Arbeitsablauf 4 — Neuer Lieferant (Schnellerfassung)

Bestellanforderung von einem noch nicht im System vorhandenen Lieferanten
→ Einkauf → Lieferanten → Neuen Lieferant hinzufügen
→ Ausfüllen: Name, Steuernummer, Adresse, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen, Währung
→ Compliance-Dokumente anhängen (falls erforderlich)
→ Optional: Lieferantenportal-Zugang aktivieren (Tab Kontakte → E-Mail + Passwort)
→ Lieferant kann nun Bestellungen empfangen und auf RFQs antworten

Lieferantenportal aus Ihrer Perspektive

Wenn Sie eine Bestellung oder ein RFQ senden, erhält der Lieferant eine Benachrichtigung und sieht dies im Lieferantenportal (/purchase/vendors_portal). Sie überwachen von innen:

Was verfolgen	Wo
Hat Lieferant die Bestellung bestätigt?	Bestellungen → Status
Geschätztes Lieferdatum aktualisiert?	Bestellung → Feld „Geschätztes Lieferdatum"
Hat Lieferant ein Angebot auf das RFQ abgegeben?	Erhaltene Angebote → RFQ-Filter
Hat Lieferant eine Rechnung im Portal gestellt?	Lieferantenrechnungen → Quellfilter

Hinweis: Lieferanten können Rechnungen direkt aus dem Portal ausstellen — diese erscheinen automatisch in Lieferantenrechnungen mit Status „Aus Portal erhalten". An Kreditorenbuchhalter zur Validierung übergeben.

Kennzahlen

Kennzahl	Bedeutung	Ziel
Unbearbeitete Anforderungen	Genehmigte Anforderungen ohne erstellte Bestellung oder RFQ	0 am Tagesende
Bestellungen ohne Lieferantenbestätigung > 24 Std.	Gesendete Bestellungen noch nicht bestätigt	Aktives Nachfassen
RFQs ohne Angebot > 3 Tage	Lieferanten die nicht geantwortet haben	Direktkontakt
Durchschnittliche Zeit Anforderung → Bestellung	Von Genehmigung bis fester Bestellung	< 4 Stunden (bekannter Lieferant)

Praktische Tipps

Vor der Bestellerstellung immer den Lieferantenartikelkatalog prüfen. Der vom Einkäufer verhandelte Preis kann vom Standardpreis abweichen — die falsche Artikelnummer oder der alte Preis erzeugt Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung.

Bestellung nicht ohne Prüfung der Steuerdaten des Lieferanten senden. Ein Lieferant mit falscher Steuernummer oder ohne eingetragene IBAN verursacht Zahlungsprobleme.

RFQs, die eine Entscheidung des Einkäufers erfordern, deutlich kennzeichnen. Den Gewinner nicht selbst auswählen, wenn keine Befugnis dazu besteht — Angebote weiterleiten und auf Bestätigung warten.

Fiskalbelege zeitnah erfassen vermeidet Abstimmungsdifferenzen. Nicht anstauen lassen — noch am selben oder spätestens am nächsten Tag erfassen.

Tip

Überprüfen Sie die Steueridentifikationsnummer und das registrierte IBAN des Lieferanten, bevor Sie eine Bestellung senden — falsche Daten verursachen Zahlungsverarbeitungsprobleme.

Note

Wählen Sie den Gewinnanbieter bei einer Angebotsanforderung nicht ohne ausdrückliche Genehmigung des Einkäufers aus.