Beszerző Ügyintéző
Részleg: Beszerzés
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Jóváhagyott kérelmek határozott megrendelésekké alakítása, napi operatív folyamat kezelése
Mit csinál ez a szerepkör
A Beszerző Ügyintéző az osztály operatív végrehajtója — feldolgozza a jóváhagyott beszerzési kérelmeket, árajánlatkéréseket és megrendeléseket (PO) hoz létre, nyomon követi a szállításokat, és rögzíti a kisértékű pénzügyi bizonylatokat. Nem tárgyal stratégiailag és nem kezeli a szállítói kapcsolatokat — a helyes és gyors tranzakció-végrehajtásra összpontosít.
Naponta használt modulok
| Modul | Hol található | Mire használja |
|---|---|---|
| Beszerzési kérelmek | Beszerzés → Kérelmek | Feldolgozandó jóváhagyott kérelmek napi sora |
| Árajánlatkérések (RFQ) | Beszerzés → Árajánlatkérések | Árajánlatkérések létrehozása és elküldése szállítóknak |
| Beérkezett árajánlatok | Beszerzés → Beérkezett árajánlatok | Szállítóktól beérkezett árajánlatok rögzítése |
| Megrendelések (PO) | Beszerzés → Megrendelések | Határozott megrendelések létrehozása szállítóknak |
| Szállítók | Beszerzés → Szállítók | Szállítói adatok ellenőrzése minden megrendelésnél |
| Szállítói termékkatalógus | Beszerzés → Szállítói katalógus | Helyes cikkszámok és árak keresése szállítónként |
| Nyugták | Beszerzés → Nyugták | Készpénzes/kártyás vásárlások rögzítése számla küszöb alatt |
| Szállítói portál | — | Visszaigazolások és szállítási státusz nyomon követése a portálról |
Napi rutin
Reggel — jóváhagyott kérelmek feldolgozása
- Beszerzési kérelmek megnyitása → szűrés „Jóváhagyva" státusz szerint
- Minden jóváhagyott kérelemnél ellenőrzés:
- Meghatározott-e preferált szállító? → ha igen, menjen egyenesen a PO-hoz
- Meghaladja-e az összeg az árajánlati küszöböt? → ha igen, először hozzon létre árajánlatkérést
- Szerepelnek-e a tételek a szállítói katalógusban? → ellenőrizze a Szállítói termékkatalógusban
- Hozza létre a megfelelő Megrendelést (PO) vagy Árajánlatkérést (RFQ)
Napközben — aktív megrendelések nyomon követése
- Megrendelések (PO) → „Elküldve" vagy „Visszaigazolva" státusz szűrése
- Ellenőrizze a Szállítói portálon, hogy a szállítók visszaigazolták-e a megrendeléseket és frissítették-e a becsült szállítási dátumot
- Ha egy szállító 24 órán túl késlekedik a visszaigazolással → lépjen kapcsolatba közvetlenül, és frissítse a PO-t a kapott információkkal
Délután — vegyes bizonylatok
- Nyugták rögzítése a formális számla küszöb alatti készpénzes vagy kártyás vásárlásokhoz
- Nyitott árajánlatkérésekre beérkezett árajánlatok ellenőrzése → értesítse a Vevőt összehasonlításra és kiválasztásra
Fő munkafolyamatok
1. munkafolyamat — Jóváhagyott kérelem → Közvetlen megrendelés (ismert szállító, rögzített ár)
Beszerzési kérelem (státusz: Jóváhagyva)
→ Preferált szállító ellenőrzése a kérelem rekordjában
→ Ár ellenőrzése a Szállítói termékkatalógusban
→ Megrendelés (PO) létrehozása tételekkel, mennyiségekkel, árakkal
→ PO elküldése a szállítónak (e-mail közvetlenül a platformról vagy a portálon keresztül)
→ Szállító visszaigazol a portálon → státusz frissítése a PO-ban
→ Raktár átveszi az árut → bevételezés rögzítve
→ Szállítói számla megérkezik → átadás az AP Könyvelőnek egyeztetésre
2. munkafolyamat — Jóváhagyott kérelem → Árajánlatkérés (szállító nem meghatározott vagy árajánlat szükséges)
Beszerzési kérelem (státusz: Jóváhagyva)
→ Összeg > árajánlati küszöb VAGY szállító nem meghatározott
→ Árajánlatkérés létrehozása tételekkel és mennyiségekkel
→ Meghívott szállítók kiválasztása a listáról (minimum 2-3)
→ Árajánlatkérés elküldése → szállítók értesítést kapnak és válaszolnak a portálon
→ Árajánlatok megjelennek a Beérkezett árajánlatoknál
→ Átadás a Vevőnek összehasonlításra és nyertes kiválasztására
→ Vevő kiválaszt → Ön a nyertes árajánlatot PO-vá alakítja
3. munkafolyamat — Nyugta rögzítése (készpénzes/kártyás vásárlás)
Munkavállaló hoz egy vásárlásról szóló pénzügyi nyugtát
→ Ellenőrzés, hogy a szállító szerepel-e a rendszerben (ha nem → minimális rekord hozzáadása)
→ Beszerzés → Nyugták → Hozzáadás
→ Kitöltés: szállító, dátum, tételek, érték, ÁFA
→ Nyugta kép/PDF csatolása
→ Mentés → bejegyzés rendelkezésre áll a könyvelési egyeztetéshez
4. munkafolyamat — Új szállító (gyors hozzáadás)
Olyan szállítótól érkező kérelem, amely még nem szerepel a rendszerben
→ Beszerzés → Szállítók → Új szállító hozzáadása
→ Kitöltés: név, adószám, cím, kapcsolattartó, fizetési feltételek, pénznem
→ Megfelelőségi dokumentumok csatolása (ha szükséges)
→ Opcionálisan: Szállítói portál hozzáférés aktiválása (Kapcsolattartók fül → e-mail + jelszó)
→ A szállító mostantól fogadhat PO-kat és válaszolhat árajánlatkérésekre
Hogyan működik a Szállítói portál az Ön szemszögéből
Amikor PO-t vagy árajánlatkérést küld, a szállító értesítést kap és látja azt a Szállítói portálon (/purchase/vendors_portal). Ön belülről figyeli:
| Mit kell nyomon követni | Hol |
|---|---|
| Visszaigazolta-e a szállító a PO-t? | Megrendelések → státusz |
| Frissítette-e a becsült szállítási dátumot? | PO → „Becsült szállítási dátum" mező |
| Nyújtott-e be árajánlatot a szállító az árajánlatkérésre? | Beérkezett árajánlatok → árajánlatkérés szűrő |
| Állított-e ki számlát a szállító a portálon? | Szállítói számlák → forrás szűrő |
Megjegyzés: A szállítók közvetlenül a portálról állíthatnak ki számlákat — ezek automatikusan megjelennek a Szállítói számláknál „Portálról beérkezett" státusszal. Adja át az AP Könyvelőnek ellenőrzésre.
Fő mérőszámok
| Mérőszám | Mit jelent | Cél |
|---|---|---|
| Feldolgozatlan kérelmek | Jóváhagyott kérelmek PO vagy árajánlatkérés nélkül | 0 a nap végén |
| Szállítói visszaigazolás nélküli PO-k > 24 óra | Elküldött, de még nem visszaigazolt megrendelések | Aktív nyomon követés |
| Árajánlat nélküli árajánlatkérések > 3 nap | Nem válaszoló szállítók | Közvetlen kapcsolatfelvétel |
| Átlagos kérelem → PO idő | Jóváhagyástól a határozott megrendelésig | < 4 óra (ismert szállító) |
Gyakorlati tippek
Mindig ellenőrizze a Szállítói termékkatalógust a PO létrehozása előtt. A Vevő által tárgyalt ár eltérhet a listaártól — a rossz cikkszám vagy régi ár vitákat generál a számlázásnál.
Ne küldjön PO-t a szállítói adószám ellenőrzése nélkül. Hibás adószámú vagy IBAN nélküli szállító fizetési problémákat okoz.
Egyértelműen jelölje meg a Vevő döntését igénylő árajánlatkéréseket. Ne válassza Ön a nyertes szállítót, ha nincs rá felhatalmazása — továbbítsa az árajánlatokat és várja meg a visszaigazolást.
Időben rögzített nyugták elkerülik az egyeztetési eltéréseket. Ne hagyja felhalmozódni — rögzítse aznap, legkésőbb másnap.