Komissiózó és kiszállítási operátor

Részleg: Raktár és logisztika
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Vevői rendelések előkészítése és kiszállítása — bármely csatornáról — teljes dokumentációval és helyesen csökkentett készlettel

Mit csinál ez a szerepkör

A komissiózó és kiszállítási operátor a rendeléseket (az Értékesítésből vagy az OMS-ből) fizikai szállítmányokká alakítja: felveszi a rendelést a rendszerből, összegyűjti a cikkeket a raktárból (komissiózás), olvasóval ellenőrzi, becsomagolja, létrehozza a szállítólevelet és a csomagjegyzéket, majd kiszállítja. Ő a kapocs a vevői rendelés, a fizikai készlet és a szállítmányozási dokumentum között.

Naponta használt modulok

Vonalkód-olvasó komissiózáskor

Komissiózás közben az olvasó kiküszöböli a hibás cikk komissiózásának hibáit — a visszáruk és panaszok leggyakoribb oka.

Komissiózási folyamat olvasóval:

1. A rendeléshez létrehozott szállítólevél megnyitása
2. Fizikai elhelyezkedés a raktárban
3. A polcon/csomagon lévő cikk vonalkódjának beolvasása
4. A platform megerősíti: a beolvasott cikk = a szállítólevélen szereplő cikk? ✓ vagy ✗
5. Ha ✓ → komissiózott mennyiség megadása (vagy többszöri beolvasás)
6. Ha ✗ → rossz cikket vett fel → visszatérés a helyes helyre
7. Minden sor beolvasása → komissiózás befejezve

Csomagolásnál/végső ellenőrzéskor:

1. A doboz lezárása előtt: a csomagban lévő minden cikk beolvasása
2. A rendszer érvényesíti, hogy a dobozban minden egyezik-e a szállítólevéllel
3. Csomagjegyzék létrehozása → csatolás a csomaghoz

Rendelési sor — honnan komissiózhat

Belső értékesítési rendelések

→ Értékesítés → Értékesítési rendelések — szűrés „Visszaigazolt" vagy „Kiszállítandó" státuszra

OMS-ből érkező rendelések (WooCommerce, marketplace, B2B portál)

→ OmniSales → Rendelések — minden külső csatorna centralizálva

Figyelendő OMS státuszok:

Frissítse az OMS rendelés státuszát az előrehaladás során — a vevő láthatja a státuszt a saját portálján.

Napi rutin

Reggel — napi sor

1. OmniSales → Rendelések + Értékesítés → Rendelések megnyitása → rendelések szűrése „Visszaigazolt" / „Kiszállítandó" státuszra
2. Prioritás szerinti rendezés: legközelebbi ígért szállítási dátum először
3. Áruk ellenőrzése — van-e elérhető készlet minden rendeléshez? Ha nem → azonnal értesítse a Raktárvezetőt és az Értékesítést

Napközben — komissiózás és kiszállítás

4. Minden rendeléshez: szállítólevél létrehozása a rendeléshez rendelve
5. Komissiózás olvasóval — minden cikk ellenőrzése
6. Csomagolás → végső beolvasási ellenőrzés → csomagjegyzék létrehozása (ha futamonként több szállítólevél van)
7. Szállítólevél nyomtatása → csatolás a csomaghoz
8. Csomag átadása a futárnak vagy elhelyezése a kiszállítási területen
9. Rendelés státuszának frissítése a rendszerben → „Kiszállítva"

Műszak vége

10. OMS Szinkronizálási audit ellenőrzése szinkronizálási hibás rendelésekre (WooCommerce-ből érkező, de a rendszerben nem látható rendelések)

Fő munkafolyamatok

1. munkafolyamat — Standard rendelés (1 cikk, 1 rendeltetési hely)

Visszaigazolt értékesítési rendelés (vagy OMS státusz: Visszaigazolt)
→ Készlet ellenőrzése az Árukban → elérhető ✓
→ Szállítólevél létrehozása → rendelés hozzárendelése
→ Sorok kitöltése: cikk + mennyiség (olvasóval vagy kézzel)
→ Készlet automatikusan csökken a szállítólevél véglegesítésekor
→ Szállítólevél nyomtatása → csatolás a csomaghoz
→ Átadás a futárnak → státusz frissítése → „Kiszállítva"
→ Számla automatikusan generálódik a szállítólevélből (az Értékesítésben)

2. munkafolyamat — OMS rendelés WooCommerce-ről vagy marketplace-ről

Rendelés automatikusan érkezik a csatornáról → megjelenik az OmniSales → Rendelésekben
→ Ellenőrizze, hogy minden adat teljes (szállítási cím, cikkek, mennyiségek)
→ Készlet ellenőrzése → elérhető ✓
→ Státusz frissítése → „Komissiózás alatt"
→ Szállítólevél létrehozása → komissiózás olvasóval
→ Csomagolás → csomagjegyzék szükség esetén
→ Státusz frissítése → „Kiszállítva" + futár nyomkövetési szám hozzáadása
→ Vevő látja a frissített státuszt a saját portálján, ha van

3. munkafolyamat — Több rendelés összesítése egy szállítmányba

5 rendelés ugyanabba a városba, ugyanazzal a futárral, ugyanazon a napon
→ Szállítólevél létrehozása minden rendeléshez külön-külön
→ Raktár → Csomagjegyzékek → Hozzáadás
→ Az 5 szállítólevél hozzárendelése → a csomagjegyzék összesíti azokat
→ Csomagjegyzék nyomtatása → a sofőr/futár teljes futat manifesztet kap
→ Minden rendelés egyedileg nyomon követhető a saját szállítólevelén keresztül

4. munkafolyamat — Elégtelen készlet komissiózáskor

Visszaigazolt rendelés → komissiózáskor: készlet hiányzik vagy nem elegendő
→ NE hozzon létre hiányos szállítólevelet
→ Azonnal értesítse: az Értékesítést (tájékoztatni kell az ügyfelet), a Beszerzést (sürgős megrendelő?)
→ Ellenőrizze a Raktári előzményeket: van-e készlet, de nem a szokásos helyen? (nem rögzített belső átadás?)
→ Ha a készlet egy napon belül megérkezik → tartsa a rendelést „Készletre vár" státuszon és szállítsa ki érkezéskor
→ Ha az ügyfél nem tud várni → az Értékesítés kezeli az alternatívát az ügyféllel

5. munkafolyamat — Vevői visszáru

Vevő visszaküldi az árut (hiba, hibás rendelés, meggondolás)
→ Raktár → Kiszállítási visszáru → Hozzáadás
→ Az eredeti szállítólevél hozzárendelése (vagy OMS rendelés)
→ A visszaküldött cikkek és mennyiségek megadása
→ Célraktár kiválasztása: aktív készlet vagy karantén (minőségellenőrzéshez)
→ A készlet automatikusan visszakerül a kiválasztott raktárba
→ Az Értékesítés értesítése: visszáru feldolgozva → jóváírást állítanak ki az ügyfélnek
→ Ha az áruk hibásak: karantén raktárba, ne aktív készletbe

Kiszállítás teljes nyomon követhetősége

Minden létrehozott szállítólevél automatikusan összekapcsolja:

Vevői rendelés (Értékesítés vagy OMS)
       ↓
Szállítólevél #[szám]
   → Ügyfél, szállítási cím, cikkek, mennyiségek, kiszállítás dátuma
       ↓
Készlet csökkent az Árukban (cikkszám + mennyiség + forrásraktár)
       ↓
Raktári előzmények: kimenő mozgás rögzítve operátorral + időbélyeggel
       ↓
(opcionális) Csomagjegyzék: futat manifeszt
       ↓
Számla generálva a szállítólevélből (Értékesítés → Számlák)

Fő mérőszámok

Gyakorlati tippek

Azonnal frissítse az OMS státuszt, amikor kiszállít. A WooCommerce-ről vagy marketplace-ről vásárló vevő látja a státuszt — egy frissítetlen státusz szükségtelen ügyfélszolgálati hívásokat generál.

Reggel először ellenőrizze az OMS szinkronizálást. Ha az éjszakai szinkronizálás meghiúsult, a rendelések nem jöttek be — ellenőrizze a Szinkronizálási auditban és szükség esetén értesítse az IT-t.

Véglegesített szállítólevél nélkül ne szállítson ki. Szállítólevél nélkül nem csökken a készlet — egy szállítólevél nélkül elhagyó csomag „szellem" készletet jelent a rendszerben.

Nagy vagy raklapos rendeléseknél hozzon létre csomagjegyzéket. A sofőrnek manifesztre van szüksége, a vámnak manifesztre, a B2B ügyfélnek manifesztre. Egy szállítólevél csomagonként + egy csomagjegyzék a szállítmányhoz = teljes dokumentáció.