Χειριστής Picking & Αποστολής
Τμήμα: Αποθήκη & Logistics
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Προετοιμασία και αποστολή παραγγελιών πελατών — από οποιοδήποτε κανάλι — με πλήρη τεκμηρίωση και σωστή μείωση αποθέματος
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Χειριστής Picking & Αποστολής μετατρέπει παραγγελίες (από Πωλήσεις ή OMS) σε φυσικές αποστολές: αναλαμβάνει την παραγγελία, συλλέγει είδη (picking), επαληθεύει με σαρωτή, συσκευάζει, δημιουργεί δελτίο παράδοσης και αποστέλλει. Είναι ο σύνδεσμος που ενώνει την παραγγελία πελάτη με το φυσικό απόθεμα.
Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά
| Ενότητα | Πού βρίσκεται | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Παραγγελίες OMS | OmniSales → Παραγγελίες | Ουρά παραγγελιών εξωτερικών καναλιών |
| Παραγγελίες Πωλήσεων | Πωλήσεις → Παραγγελίες | Παραγγελίες εσωτερικής ομάδας πωλήσεων |
| Δελτία Παράδοσης | Αποθήκη → Δελτία Παράδοσης | Έγγραφο αποστολής που συνοδεύει την παράδοση |
| Λίστες Συσκευασίας | Αποθήκη → Λίστες Συσκευασίας | Ενοποίηση πολλών δελτίων σε ένα manifest |
| Εμπορεύματα | Αποθήκη → Εμπορεύματα | Έλεγχος διαθέσιμου αποθέματος πριν picking |
| Επιστροφές Παράδοσης | Αποθήκη → Επιστροφές Παράδοσης | Επεξεργασία επιστροφών από πελάτες |
| Ιστορικό Αποθήκης | Αποθήκη → Ιστορικό | Πλήρης ιχνηλασιμότητα εξερχόμενων κινήσεων |
| Έλεγχος Συγχρονισμού OMS | OmniSales → Έλεγχος Συγχρ. | Έλεγχος σωστού συγχρονισμού παραγγελιών |
Σαρωτής κατά το picking
Ο σαρωτής εξαλείφει σφάλματα λανθασμένου είδους — την πιο συνηθισμένη αιτία επιστροφών και παραπόνων.
Ροή picking με σαρωτή:
- Ανοίξτε το Δελτίο Παράδοσης για την παραγγελία
- Πηγαίνετε στη φυσική τοποθεσία στην αποθήκη
- Σαρώστε τον γραμμωτό κώδικα στο ράφι / συσκευασία
- Πλατφόρμα επιβεβαιώνει: σαρωμένο είδος = είδος στο δελτίο; ✓ ή ✗
- Αν ✓ → καταχωρήστε ποσότητα που μαζεύτηκε
- Αν ✗ → πήγατε λάθος τοποθεσία → επιστρέψτε στη σωστή
- Σαρώστε κάθε γραμμή → ολοκληρώστε picking
Κατά συσκευασία/τελική επαλήθευση:
- Πριν σφραγίσετε το κουτί: σαρώστε κάθε είδος στη συσκευασία
- Σύστημα επικυρώνει ότι όλα στο κουτί ταιριάζουν με το Δελτίο Παράδοσης
- Δημιουργήστε Λίστα Συσκευασίας → επισυνάψτε στη συσκευασία
Ουρά παραγγελιών — πού κάνετε picking
Παραγγελίες από εσωτερικές Πωλήσεις
→ Πωλήσεις → Παραγγελίες — φίλτρο κατάστασης "Επιβεβαιωμένη" ή "Προς αποστολή"
Παραγγελίες από OMS (WooCommerce, marketplace, πύλη B2B)
→ OmniSales → Παραγγελίες — όλα τα εξωτερικά κανάλια κεντρικά
Καταστάσεις OMS που παρακολουθείτε:
| Κατάσταση | Ενέργειά σας |
|---|---|
| Νέα | Παραγγελία ήρθε — ελέγξτε διαθέσιμο απόθεμα |
| Επιβεβαιωμένη | Μπορείτε να ξεκινήσετε picking |
| Σε picking | Αναλάβατε την παραγγελία — ενημερώστε κατάσταση |
| Συσκευασμένη | Picking και επαλήθευση ολοκλήρωσαν |
| Απεσταλμένη | Δελτίο παράδοσης εκδόθηκε, courier παρέλαβε |
| Παραδόθηκε | Επιβεβαίωση παράδοσης στον προορισμό |
Ενημερώνετε κατάσταση OMS καθώς προχωράτε — ο πελάτης βλέπει κατάσταση στην πύλη του.
Ημερήσια ρουτίνα
Πρωί — ουρά ημέρας
- Ανοίξτε OmniSales → Παραγγελίες + Πωλήσεις → Παραγγελίες → φίλτρο κατάστασης "Επιβεβαιωμένη" / "Προς αποστολή"
- Ταξινόμηση κατά προτεραιότητα: πρώτα πλησιέστερη ημερομηνία παράδοσης
- Ελέγξτε Εμπορεύματα — υπάρχει απόθεμα για κάθε παραγγελία; Αν όχι → ειδοποιήστε Διαχειριστή Αποθήκης και Πωλήσεις αμέσως
Κατά τη διάρκεια ημέρας — picking και αποστολή
- Για κάθε παραγγελία: δημιουργήστε Δελτίο Παράδοσης συσχετισμένο με παραγγελία
- Κάντε picking με σαρωτή — επαληθεύστε κάθε είδος
- Συσκευάστε → τελική σάρωση → δημιουργήστε Λίστα Συσκευασίας (αν πολλά δελτία ανά δρομολόγιο)
- Εκτυπώστε δελτίο παράδοσης → επισυνάψτε στη συσκευασία
- Παραδώστε στον courier ή τοποθετήστε στην περιοχή αποστολής
- Ενημερώστε κατάσταση παραγγελίας → "Απεσταλμένη"
Τέλος βάρδιας
- Ελέγξτε Έλεγχο Συγχρονισμού OMS για παραγγελίες με σφάλματα συγχρονισμού
Βασικές ροές εργασίας
Ροή εργασίας 1 — Τυπική παραγγελία (1 είδος, 1 προορισμός)
Επιβεβαιωμένη Παραγγελία Πωλήσεων (ή OMS κατάσταση: Επιβεβαιωμένη)
→ Ελέγξτε απόθεμα στα Εμπορεύματα → διαθέσιμο ✓
→ Δημιουργήστε Δελτίο Παράδοσης → συσχετίστε παραγγελία
→ Συμπληρώστε γραμμές: είδος + ποσότητα (με σαρωτή ή χειροκίνητα)
→ Απόθεμα μειώνεται αυτόματα κατά οριστικοποίηση δελτίου
→ Εκτυπώστε δελτίο → επισυνάψτε στη συσκευασία
→ Παραδώστε στον courier → ενημερώστε κατάσταση → "Απεσταλμένη"
→ Τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα από δελτίο παράδοσης (στις Πωλήσεις)
Ροή εργασίας 2 — Παραγγελία OMS από WooCommerce ή marketplace
Παραγγελία εισέρχεται αυτόματα από κανάλι → εμφανίζεται στο OmniSales → Παραγγελίες
→ Επαληθεύστε ότι όλα τα δεδομένα είναι πλήρη (διεύθυνση, είδη, ποσότητες)
→ Ελέγξτε απόθεμα → διαθέσιμο ✓
→ Ενημερώστε κατάσταση → "Σε picking"
→ Δημιουργήστε Δελτίο Παράδοσης → picking με σαρωτή
→ Συσκευάστε → Λίστα Συσκευασίας αν χρειάζεται
→ Ενημερώστε κατάσταση → "Απεσταλμένη" + προσθέστε αριθμό παρακολούθησης
→ Πελάτης βλέπει ενημερωμένη κατάσταση στην πύλη του
Ροή εργασίας 3 — Ενοποίηση πολλών παραγγελιών σε μια αποστολή
5 παραγγελίες για την ίδια πόλη, ίδιος courier, ίδια ημέρα
→ Δημιουργήστε Δελτίο Παράδοσης για κάθε παραγγελία ξεχωριστά
→ Αποθήκη → Λίστες Συσκευασίας → Προσθήκη
→ Συσχετίστε τα 5 δελτία → Λίστα Συσκευασίας τα ενοποιεί
→ Εκτυπώστε Λίστα → οδηγός/courier έχει πλήρες manifest δρομολογίου
→ Κάθε παραγγελία παραμένει ξεχωριστά ιχνηλάσιμη
Ροή εργασίας 4 — Ανεπαρκές απόθεμα κατά το picking
Επιβεβαιωμένη παραγγελία → κατά picking: απόθεμα ελλιπές
→ ΜΗΝ δημιουργήσετε ελλιπές δελτίο παράδοσης
→ Ειδοποιήστε αμέσως: Πωλήσεις (ενημέρωση πελάτη), Προμήθειες (επείγουσα ΠΑ;)
→ Ελέγξτε Ιστορικό Αποθήκης: υπάρχει απόθεμα αλλά όχι στη συνηθισμένη τοποθεσία;
→ Αν απόθεμα έρθει εντός ημέρας → κρατήστε παραγγελία "Αναμονή αποθέματος"
→ Αν πελάτης δεν μπορεί να περιμένει → Πωλήσεις χειρίζονται εναλλακτική
Ροή εργασίας 5 — Επιστροφή πελάτη
Πελάτης επιστρέφει εμπορεύματα (ελάττωμα, λάθος παραγγελία, αλλαγή γνώμης)
→ Αποθήκη → Επιστροφές Παράδοσης → Προσθήκη
→ Συσχετίστε αρχικό δελτίο παράδοσης (ή παραγγελία OMS)
→ Καταχωρήστε επιστραφέντα είδη και ποσότητες
→ Επιλέξτε αποθήκη προορισμού: ενεργό απόθεμα ή καραντίνα (για ποιοτικό έλεγχο)
→ Απόθεμα αυξάνεται πίσω στην επιλεγμένη αποθήκη
→ Ειδοποιήστε Πωλήσεις: επιστροφή επεξεργάστηκε → εκδίδουν Πιστωτικό Σημείωμα
→ Αν εμπορεύματα ελαττωματικά: στείλτε σε αποθήκη καραντίνας, όχι ενεργό απόθεμα
Πλήρης ιχνηλασιμότητα αποστολής
Κάθε Δελτίο Παράδοσης που δημιουργείται συνδέει αυτόματα:
Παραγγελία Πελάτη (Πωλήσεις ή OMS)
↓
Δελτίο Παράδοσης #[αριθμός]
→ Πελάτης, διεύθυνση παράδοσης, είδη, ποσότητες, ημερομηνία αποστολής
↓
Απόθεμα μειώνεται στα Εμπορεύματα (SKU + ποσότητα + αποθήκη πηγής)
↓
Ιστορικό Αποθήκης: εξερχόμενη κίνηση καταγράφεται με χειριστή + χρονική σήμανση
↓
(προαιρετικά) Λίστα Συσκευασίας: manifest δρομολογίου
↓
Τιμολόγιο δημιουργείται από Δελτίο Παράδοσης (Πωλήσεις → Τιμολόγια)
Βασικές μετρήσεις
| Μέτρηση | Τι σημαίνει | Στόχος |
|---|---|---|
| Παραγγελίες αποστολής εγκαίρως | % παραγγελιών παραδοθεισών εντός προθεσμίας | > 95% |
| Σφάλματα picking | Δελτία παράδοσης διορθωμένα μετά έκδοση | < 0,5% συνολικών γραμμών |
| Παραγγελίες OMS χωρίς συγχρονισμό | Παραγγελίες από εξωτερικό κανάλι που δεν ήρθαν | 0 |
| Επιστροφές λόγω σφάλματος αποθήκης | Επιστροφές από λάθος/ελλείπον είδος | < 1% παραγγελιών |
| Μέσος χρόνος παραγγελία → δελτίο εκδοθέν | Από επιβεβαίωση έως οριστικοποιημένο δελτίο | < 4ω |
Πρακτικές συμβουλές
Ενημερώνετε κατάσταση OMS αμέσως μετά αποστολή. Πελάτης που αγόρασε από WooCommerce βλέπει κατάσταση — μη ενημερωμένη κατάσταση δημιουργεί περιττές κλήσεις υποστήριξης.
Ελέγξτε OMS sync πρώτο πράγμα το πρωί. Αν ο συγχρονισμός νύχτας απέτυχε, παραγγελίες δεν ήρθαν — ελέγξτε στον Έλεγχο Συγχρ. και ειδοποιήστε IT αν χρειάζεται.
Μην αποστέλλετε χωρίς οριστικοποιημένο δελτίο παράδοσης. Το απόθεμα δεν μειώνεται χωρίς δελτίο — συσκευασία που φεύγει χωρίς δελτίο σημαίνει "φαντασματικό" απόθεμα στο σύστημα.
Για μεγάλες ή παλετοποιημένες παραγγελίες, δημιουργήστε Λίστα Συσκευασίας. Ο οδηγός χρειάζεται manifest, ο πελάτης B2B χρειάζεται manifest. Ένα δελτίο ανά συσκευασία + μία Λίστα Συσκευασίας = πλήρης τεκμηρίωση.