Λογιστής AR — Λογαριασμοί Εισπρακτέοι

Τμήμα: Οικονομικά
Επίπεδο: Λειτουργικό
Κύριος στόχος: Είσπραξη χρημάτων από πελάτες — παρακολούθηση τιμολογίων, καταχώριση πληρωμών, συμφωνία τραπεζικών καταστάσεων, διαχείριση συμμόρφωσης e-τιμολογίου

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Λογιστής AR είναι υπεύθυνος για όλες τις εισπράξεις από πελάτες: εκδίδει ή επαληθεύει τιμολόγια, παρακολουθεί ληξιπρόθεσμες πληρωμές, καταχωρεί εισερχόμενες πληρωμές, συμφωνεί τραπεζικές καταστάσεις και διασφαλίζει ότι τα B2B τιμολόγια υποβάλλονται σωστά στο ANAF μέσω e-τιμολογίου. Είναι ο πρώτος που μαθαίνει ότι ένας πελάτης καθυστερεί και ο πρώτος που ενεργεί.

Modules που χρησιμοποιούνται καθημερινά

Καθημερινή ρουτίνα

Πρωί — κατάσταση εισπράξεων

1. Τιμολόγια → φίλτρο κατάστασης "Ληξιπρόθεσμο" (παρελθόν ημερομηνία λήξης) + "Μερικώς Πληρωμένο"
2. Ταξινομήστε κατά ημέρες καθυστέρησης φθίνουσα — παλαιότερα πρώτα
3. Τιμολόγια ληξιπρόθεσμα > 7 ημέρες → αποστολή υπενθύμισης (email από πλατφόρμα ή τηλεφώνημα)
4. Τιμολόγια ληξιπρόθεσμα > 30 ημέρες → κλιμάκωση στον Διευθυντή Πωλήσεων / CFO

Καταχώριση εισπραχθέντων πληρωμών

5. Ανοίξτε την τραπεζική κατάσταση που λάβατε από την τράπεζα (MT940 ή CSV)
6. Κατάσταση Τράπεζας → εισαγωγή κατάστασης ή χειροκίνητη προσθήκη κάθε εισερχόμενης συναλλαγής
7. Για κάθε εγγραφή τράπεζας → συσχετίστε το αντίστοιχο τιμολόγιο → η κατάσταση τιμολογίου αλλάζει σε "Εξοφλημένο" ή "Μερικώς Πληρωμένο"
8. Μη ταυτοποιήσιμες πληρωμές (εσφαλμένη αναφορά πελάτη) → αναμονή και διερεύνηση

e-Τιμολόγιο ANAF (B2B πελάτες με ΑΦΜ)

9. e-Τιμολόγιο → ελέγξτε τη λίστα τιμολογίων με κατάσταση "Σε εκκρεμότητα" ή "Σφάλμα επικύρωσης"
10. Τιμολόγια που απορρίφθηκαν από ANAF → εντοπίστε το λανθασμένο πεδίο → διορθώστε το τιμολόγιο → επανυποβολή
11. Επικυρωμένα τιμολόγια → κατεβάστε το υπογεγραμμένο αρχείο αν χρειάζεστε το PDF ANAF

Τέλος ημέρας — συμφωνία

12. Επαληθεύστε ότι όλες οι πληρωμές που ελήφθησαν σήμερα είναι καταχωρημένες στην πλατφόρμα
13. Αντιστοιχεί το υπόλοιπο στην Κατάσταση Τράπεζας με τις πληρωμές που καταχωρήθηκαν στις Πληρωμές; Αν όχι → εντοπίστε την απόκλιση

Κύριες ροές εργασίας

Ροή εργασίας 1 — Καταχώριση πλήρους πληρωμής από πελάτη

Πελάτης μεταφέρει το πλήρες ποσό
→ Λήψη τραπεζικής ειδοποίησης (email ή κατάσταση)
→ Πωλήσεις → Πληρωμές → Προσθήκη
  → Πελάτης: επιλογή από λίστα
  → Τιμολόγιο: επιλογή αντίστοιχου τιμολογίου
  → Ποσό, ημερομηνία, τρόπος πληρωμής (τραπεζική μεταφορά)
→ Αποθήκευση → Τιμολόγιο μεταβαίνει αυτόματα σε κατάσταση "Εξοφλημένο"
→ Συμφωνία Κατάστασης Τράπεζας: συσχετίστε την τραπεζική γραμμή με την καταχωρημένη πληρωμή

Ροή εργασίας 2 — Μερική πληρωμή

Πελάτης μεταφέρει μερικώς (π.χ. 60% τιμολογίου)
→ Πωλήσεις → Πληρωμές → Προσθήκη
  → Ποσό: το ποσό που εισπράχθηκε πραγματικά (όχι η συνολική αξία τιμολογίου)
→ Τιμολόγιο μεταβαίνει σε κατάσταση "Μερικώς Πληρωμένο"
→ Υπόλοιπο εμφανίζεται στο τιμολόγιο
→ Στη δεύτερη δόση → προσθέστε άλλη πληρωμή για τη διαφορά
→ Στο 100% → τιμολόγιο μεταβαίνει σε "Εξοφλημένο"

Ροή εργασίας 3 — Πελάτης δεν πληρώνει — παρακολούθηση ληξιπρόθεσμων

Τιμολόγιο ληξιπρόθεσμο > 7 ημέρες
→ Ανοίξτε τιμολόγιο → κουμπί "Αποστολή Υπενθύμισης" (αυτόματο email με σύνδεσμο πληρωμής)
→ Καταγράψτε δραστηριότητα (σημείωση στο αρχείο πελάτη)

> 14 ημέρες χωρίς πληρωμή
→ Τηλεφώνημα + επίσημο email ειδοποίησης
→ Καταγράψτε δραστηριότητα

> 30 ημέρες χωρίς πληρωμή
→ Αναφορά στον Διευθυντή Πωλήσεων και CFO
→ Παραδόσεις νέων παραγγελιών μπορούν να ανασταλούν μέχρι τακτοποίησης

> 60 ημέρες χωρίς πληρωμή → απόφαση διοίκησης: σχέδιο πληρωμής ή ανάκτηση χρέους

Ροή εργασίας 4 — e-Τιμολόγιο για B2B πελάτη

Τιμολόγιο εκδόθηκε για πελάτη με έγκυρο ΑΦΜ
→ Οικονομικά → e-Τιμολόγιο → κουμπί "Υποβολή στο ANAF" στο τιμολόγιο
  Ή
→ Αυτόματη υποβολή (αν Auto-send = ΟΝ, μετά από X ημέρες)

ANAF επεξεργάζεται → 3 πιθανές καταστάσεις:
├── Επικυρωμένο (ΟΚ) → κατεβάστε υπογεγραμμένο αρχείο αν χρειάζεται
├── Σφάλμα επικύρωσης → εντοπίστε λανθασμένο πεδίο (διεύθυνση, ΑΦΜ, συντελεστής ΦΠΑ) → διορθώστε τιμολόγιο → επανυποβολή
└── Διπλότυπο → τιμολόγιο υποβλήθηκε ήδη → ελέγξτε υπάρχον αρχείο

Εισαγωγή τιμολογίων προμηθευτών (αντίστροφο):
→ e-Τιμολόγιο → Εισαγωγή από e-Τιμολόγιο → τα τιμολόγια των προμηθευτών σας από SPV εισέρχονται αυτόματα
→ Συμφωνία με Εντολές Αγοράς (παράδοση στον Λογιστή AP)

Ροή εργασίας 5 — Αντιλογισμός / Πιστωτικό Σημείωμα

Πελάτης επιστρέφει εμπορεύματα ή ζητά διόρθωση τιμολογίου
→ Πωλήσεις → Πιστωτικά Σημειώματα → Προσθήκη
  → Συσχετίστε το αρχικό τιμολόγιο
  → Συμπληρώστε είδη και ποσά προς αντιλογισμό
→ Πιστωτικό Σημείωμα μειώνει αυτόματα το υπόλοιπο πελάτη
→ Αν το πιστωτικό σημείωμα καλύπτει ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο → τιμολόγιο θεωρείται "μερικώς πληρωμένο"
→ Αν πελάτης δικαιούται επιστροφή → καταχωρήστε αντίστροφη πληρωμή
→ Πιστωτικό Σημείωμα πρέπει επίσης να υποβληθεί στο ANAF αν το αρχικό τιμολόγιο στάλθηκε μέσω e-τιμολογίου

e-Τιμολόγιο — τι πρέπει να γνωρίζετε ως Λογιστής AR

Προϋποθέσεις για να είναι ένα τιμολόγιο επιλέξιμο για e-τιμολόγηση

Συνηθισμένα σφάλματα επικύρωσης ANAF

Μετρήσεις για παρακολούθηση

Πρακτικές συμβουλές

Συμφωνείτε την τραπεζική κατάσταση την ίδια ημέρα. Μια μη καταχωρημένη πληρωμή σημαίνει ότι το τιμολόγιο εξακολουθεί να εμφανίζεται ως ληξιπρόθεσμο — ο πελάτης λαμβάνει υπενθύμιση αν και έχει πληρώσει. Αυτό βλάπτει τη σχέση.

Ελέγξτε το ΑΦΜ του πελάτη πριν υποβάλετε στο ANAF. Λανθασμένο ΑΦΜ = σφάλμα επικύρωσης = τιμολόγιο δεν φτάνει στο ANAF = πιθανό πρόστιμο. 30 δευτερόλεπτα στο anaf.ro εξοικονομεί πολύ χαμένο χρόνο.

Μη εκδίδετε Πιστωτικό Σημείωμα χωρίς να γνωρίζετε αν το αρχικό τιμολόγιο στάλθηκε στο ANAF. Αν ναι, το πιστωτικό σημείωμα πρέπει επίσης να αποσταλεί στο ANAF. Ένα μη καταχωρημένο πιστωτικό δημιουργεί απόκλιση.

Τεκμηριώνετε κάθε επικοινωνία με ληξιπρόθεσμο πελάτη. Μια σημείωση στο αρχείο πελάτη με ημερομηνία, πρόσωπο επικοινωνίας και τι συμφωνήθηκε προστατεύει την εταιρεία αν καταλήξετε σε διαφορά.