Ελεγκτής Αποθέματος & Απογραφής

Τμήμα: Αποθήκη & Logistics
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Διατήρηση ακρίβειας αποθέματος — περιοδικές απογραφές, προσαρμογές, εσωτερικές μεταφορές, συμφιλίωση αποκλίσεων

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Ελεγκτής Αποθέματος είναι υπεύθυνος για την ακρίβεια φυσικού αποθέματος έναντι του πληροφοριακού συστήματος. Διενεργεί περιοδικές απογραφές (πλήρεις ή κυκλικές), καταγράφει αναγκαίες προσαρμογές, διαχειρίζεται εσωτερικές μεταφορές μεταξύ αποθηκών και αποτελεί σημείο αναφοράς για κάθε απόκλιση αποθέματος.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά/περιοδικά

Σαρωτής κατά απογραφή

Ο σαρωτής επιταχύνει δραματικά τη φυσική απογραφή και εξαλείφει σφάλματα SKU:

Ροή απογραφής με σαρωτή:

1. Ανοίξτε τη συνεδρία Φυσικής Απογραφής στην πλατφόρμα
2. Πηγαίνετε φυσικά στο ράφι ή στη ζώνη
3. Σαρώστε τον γραμμωτό κώδικα κάθε προϊόντος
4. Πλατφόρμα αναγνωρίζει αυτόματα το SKU
5. Καταχωρήστε τη φυσικά μετρηθείσα ποσότητα
6. Προχωρήστε στο επόμενο → σαρώστε → ποσότητα
7. Στο τέλος συνεδρίας: πλατφόρμα συγκρίνει μετρηθείσες ποσότητες με απόθεμα συστήματος
8. Αποκλίσεις εμφανίζονται αυτόματα → επικυρώστε ή διορθώστε

Πλεονεκτήματα έναντι χειροκίνητης απογραφής:

• 3–5 φορές ταχύτερα
• Μηδέν σφάλματα SKU
• Συνεδρία ελέγξιμη: χειριστής + χρονική σήμανση + SKU + ποσότητα

Τύποι απογραφής στο CRMconnect

Πλήρης απογραφή (ετήσια)

Καταμέτρηση όλου του αποθέματος σε μία ή όλες τις αποθήκες. Γενικά γίνεται στο τέλος οικονομικού έτους.

Κυκλική καταμέτρηση (μερική, περιοδική)

Καταμέτρηση υποσυνόλου SKU ανά τακτά διαστήματα — χωρίς διακοπή λειτουργιών αποθήκης:

• Κλάση Α (υψηλής αξίας ή ταχυκίνητα SKU) — μηνιαία
• Κλάση Β (μεσαίας κυκλοφορίας SKU) — τριμηνιαία
• Κλάση Γ (αργοκίνητα SKU) — εξαμηνιαία ή κατά ανάγκη

Ρουτίνα απογραφής

Προετοιμασία

1. Ειδοποιήστε Διαχειριστή Αποθήκης ότι θα μετράτε ζώνη Χ — παραλαβές/αποστολές από εκεί μπορεί προσωρινά να αποκλειστούν
2. Ανοίξτε Φυσική Απογραφή → δημιουργήστε νέα συνεδρία → επιλέξτε: αποθήκη, ζώνη/κατηγορία
3. Πλατφόρμα εμφανίζει λίστα SKU προς καταμέτρηση

Πραγματική καταμέτρηση

4. Πηγαίνετε φυσικά στο ράφι → σαρώστε κάθε είδος → καταχωρήστε φυσική ποσότητα
5. Μη βλέπετε ποσότητες συστήματος κατά καταμέτρηση — η καταμέτρηση πρέπει να είναι αντικειμενική
6. Αν βρείτε είδη που δεν είναι στη λίστα → προσθέστε τα χειροκίνητα

Συμφιλίωση

7. Στο τέλος συνεδρίας → πλατφόρμα εμφανίζει αυτόματα αποκλίσεις:
   • Πλεόνασμα (φυσικό > σύστημα): μη καταγεγραμμένο απόθεμα
   • Έλλειμμα (φυσικό < σύστημα): "φαντασματικό" απόθεμα
8. Διερευνήστε κάθε απόκλιση: ελέγξτε Ιστορικό Αποθήκης για εκείνο το SKU
9. Εντοπίστηκε αιτία → καταγράψτε Προσαρμογή με σωστή αιτία → απόθεμα ευθυγραμμίζεται

Βασικές ροές εργασίας

Ροή εργασίας 1 — Κυκλική καταμέτρηση Κλάσης Α (μηνιαία)

Πρώτη Δευτέρα μήνα → κυκλική καταμέτρηση SKU Κλάσης Α
→ Φυσική Απογραφή → Νέα συνεδρία → φίλτρο κατηγορίας Α
→ Διέλθετε ράφια με σαρωτή
→ Οριστικοποιήστε συνεδρία → αναλύστε αποκλίσεις
→ Αποκλίσεις < 1% χωρίς σαφή αιτία → άμεση προσαρμογή με αιτία "Συμφιλίωση κυκλικής"
→ Αποκλίσεις > 1% → διερεύνηση ιστορικού αποθήκης
→ Καταγράψτε προσαρμογές με συγκεκριμένη αιτία (κλοπή, ζημιά, σφάλμα)
→ Αναφέρετε αποτελέσματα στον Διαχειριστή

Ροή εργασίας 2 — Προσαρμογή μετά εντοπισθείσα απόκλιση

Χειριστής παραλαβής ή picking αναφέρει: "SKU X εμφανίζει 50 μονάδες αλλά φυσικά μόνο 43"
→ Ελέγξτε Ιστορικό Αποθήκης για SKU X → αναζητήστε ύποπτες κινήσεις
→ Αν εντοπίστηκε αιτία → διορθώστε το πρόβλημα έγγραφο → απόθεμα ευθυγραμμίζεται αυτόματα
→ Αν δεν βρέθηκε → Αναλώσεις & Απώλειες → Προσθήκη:
   - Είδος, ποσότητα: 7 μονάδες (η διαφορά)
   - Τύπος: Έλλειμμα
   - Αιτία: "Ανεξήγητη απόκλιση — διερευνήθηκε"
   - Αποθήκη
→ Απόθεμα διορθώθηκε σε 43 μονάδες
→ Αναφέρετε στον Διαχειριστή για ανάλυση επαναλαμβανόμενης αιτίας

Ροή εργασίας 3 — Εσωτερική μεταφορά (αναδιανομή αποθέματος)

Αποθήκη Α έχει πλεονάζον απόθεμα SKU X, Αποθήκη Β είναι κάτω από σημείο αναπαραγγελίας
→ Αποθήκη → Εσωτερικές Μεταφορές → Προσθήκη
→ Συμπληρώστε:
   - Αποθήκη πηγής: Α
   - Αποθήκη προορισμού: Β
   - Είδος: SKU X, ποσότητα: [ποσότητα προς μεταφορά]
→ Επιβεβαιώστε μεταφορά
→ Απόθεμα μειώνεται στην Α και αυξάνεται στη Β αυτόματα
→ Φυσικός χειριστής μεταφέρει εμπορεύματα → επιβεβαιώνει ολοκλήρωση μεταφοράς
→ Μεταφορά εμφανίζεται στο Ιστορικό και των δύο αποθηκών

Ροή εργασίας 4 — Καταγραφή εσωτερικής κατανάλωσης

Παραγωγή καταναλώνει πρώτη ύλη από αποθήκη για εντολή κατασκευής
→ Αποθήκη → Δελτίο Εξόδου Υλικών → Προσθήκη
→ Συμπληρώστε:
   - Καταναλωθέντα είδη και ποσότητες
   - Έργο/εντολή κατασκευής για κατανομή (για παρακολούθηση κόστους)
   - Αποθήκη πηγής
→ Επιβεβαιώστε
→ Απόθεμα μειώνεται → κόστος κατανέμεται σε έργο/κέντρο κόστους
→ Παραγωγή έχει ιχνηλασιμότητα: ποια πρώτη ύλη πήγε σε ποιο τελικό προϊόν

Ροή εργασίας 5 — Καραντίνα μετά μη συμμορφούμενη παραλαβή

Κατά παραλαβή: παρτίδα με ύποπτο ελάττωμα → μη εισαγάγετε στο ενεργό απόθεμα
→ Εσωτερικές Μεταφορές → μεταφορά σε αποθήκη Καραντίνας
→ Προϊόντα επιθεωρούνται
→ Αν συμμορφούμενα → Μεταφορά πίσω σε ενεργό απόθεμα
→ Αν μη συμμορφούμενα → Αναλώσεις & Απώλειες (διαγραφή) ή Επιστροφές Αγορών

Πλήρης ιχνηλασιμότητα — Ιστορικό Αποθήκης

Το Ιστορικό Αποθήκης (/admin/warehouse/manage_history) είναι το πλήρες αρχείο καταγραφής όλων των κινήσεων αποθέματος:

Φιλτράρετε κατά:

• SKU → Δείτε όλες τις κινήσεις ενός είδους
• Αποθήκη → Όλες οι κινήσεις από μια τοποθεσία
• Ημερομηνία → Τι συνέβη σε συγκεκριμένη περίοδο
• Χειριστής → Ποιος κατέγραψε μια κίνηση
• Τύπος εγγράφου → Μόνο εισερχόμενα ή εξερχόμενα

Διαθέσιμες εκθέσεις

Αποθήκη → Εκθέσεις παρέχει προκατασκευασμένες εκθέσεις:

Βασικές μετρήσεις

Πρακτικές συμβουλές

Μην προσαρμόζετε χωρίς διερεύνηση. Μια απόκλιση κρυμμένη με προσαρμογή χωρίς αιτία δεν λύνει το πρόβλημα — το κρύβει. Την επόμενη φορά η απόκλιση θα είναι μεγαλύτερη.

Η κυκλική καταμέτρηση είναι καλύτερη από ετήσια απογραφή. Μια ετήσια ανακαλύπτει σφάλματα συσσωρευμένα 12 μήνες. Μηνιαίες κυκλικές πιάνουν σφάλματα σε 30 ημέρες.

Εσωτερική μεταφορά = υποχρεωτικό έγγραφο. Αν μεταφέρετε φυσικά εμπορεύματα χωρίς να δημιουργήσετε τη μεταφορά στο σύστημα, και οι δύο αποθήκες εμφανίζουν λάθος απόθεμα.

Η έκθεση αναπαραγγελίας είναι για τις Προμήθειες, όχι για εσάς. Δημιουργήστε την εβδομαδιαία και στείλτε την στον Αγοραστή — αυτός ενεργεί βάσει αυτής.