Responsabile Inventario & Stock

Reparto: Magazzino & Logistica
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Mantenere l'accuratezza delle scorte — conteggi periodici, rettifiche, trasferimenti interni, riconciliazione discrepanze

Cosa fa questo ruolo

Il Responsabile Inventario è responsabile della corrispondenza tra le scorte fisiche e il sistema informatico. Esegue conteggi periodici (completi o a rotazione), registra le rettifiche necessarie, gestisce i trasferimenti interni tra magazzini e funge da punto di riferimento per qualsiasi discrepanza di stock rilevata dagli altri ruoli.

Moduli utilizzati giornalmente/periodicamente

Scanner a codice a barre all'inventario

Lo scanner velocizza drasticamente l'inventario fisico ed elimina gli errori di SKU:

Flusso inventario con scanner:

1. Apri la sessione di Inventario Fisico nella piattaforma
2. Recati fisicamente allo scaffale o all'area da contare
3. Scansiona il codice a barre di ogni prodotto
4. La piattaforma identifica automaticamente lo SKU e lo associa al conteggio
5. Inserisci la quantità contata fisicamente
6. Passa all'articolo successivo → scansiona → inserisci quantità
7. A fine sessione: la piattaforma confronta le quantità conteggiate con le scorte di sistema
8. Le discrepanze appaiono automaticamente → validale o correggile

Vantaggi rispetto all'inventario manuale:

• 3–5 volte più veloce
• Zero errori di SKU (impossibile digitare un codice errato)
• La sessione è verificabile: operatore + timestamp + SKU + quantità contata

Tipi di inventario in CRMconnect

Inventario completo (annuale)

Conteggio di tutte le scorte in un magazzino o in tutti i magazzini. Generalmente eseguito a fine esercizio fiscale.

Inventario a rotazione (parziale, periodico)

Conteggio di un sottoinsieme di SKU a intervalli regolari — senza interrompere le operazioni di magazzino. Efficiente per inventari grandi:

• Classe A (SKU di alto valore o a rapida rotazione) — mensile
• Classe B (SKU a rotazione media) — trimestrale
• Classe C (SKU a lenta rotazione) — semestrale o su necessità

Routine di inventario

Preparazione

1. Avvisa il Responsabile Magazzino che conterai la zona X — i ricevimenti/spedizioni da quella zona possono essere temporaneamente bloccati
2. Apri Inventario Fisico → crea nuova sessione → seleziona: magazzino, zona/categoria
3. La piattaforma mostra la lista degli SKU da contare (dai record in Merci)

Conteggio effettivo

4. Recati fisicamente allo scaffale → scansiona ogni articolo → inserisci la quantità fisica
5. Non guardare le quantità di sistema durante il conteggio — il conteggio deve essere obiettivo
6. Se trovi articoli non presenti nella lista di sessione → aggiungili manualmente come nuovi

Riconciliazione

7. Al completamento della sessione → la piattaforma mostra automaticamente le differenze:
   • Surplus (fisico > sistema): stock non registrato — possibili cause: DDT entrata non registrato, reso non concluso
   • Carenza (fisico < sistema): stock "fantasma" — possibili cause: bolla di consegna non conclusa, furto, danno non registrato
8. Indaga ogni differenza: controlla lo Storico Magazzino per quello SKU nel periodo recente
9. Causa identificata → registra la Rettifica con il motivo corretto → le scorte si allineano alla realtà

Workflow chiave

Workflow 1 — Inventario a rotazione Classe A (mensile)

Primo lunedì del mese → inventario a rotazione SKU Classe A
→ Inventario Fisico → Nuova sessione → filtra categoria classe A
→ Percorri gli scaffali con lo scanner
→ Finalizza la sessione → analizza le differenze
→ Differenze < 1% senza cause evidenti → rettifica diretta con motivo "Riconciliazione inventario a rotazione"
→ Differenze > 1% → indaga lo storico magazzino → causa identificata
→ Registra rettifiche con motivo specifico (furto, danno, errore di registrazione)
→ Riporta i risultati al Manager

Workflow 2 — Rettifica dopo discrepanza rilevata

L'operatore ricevimento o picking segnala: "Lo SKU X mostra 50 unità nel sistema ma fisicamente solo 43"
→ Controlla lo Storico Magazzino per SKU X → cerca movimenti sospetti
→ Se causa trovata (es. bolla di consegna non conclusa) → finalizza la bolla → le scorte si allineano automaticamente
→ Se nessuna causa trovata → Rettifiche & Perdite → Aggiungi:
   - Articolo, quantità: 7 unità (la differenza)
   - Tipo: Carenza
   - Motivo: "Discrepanza inspiegata — indagata"
   - Magazzino
→ Scorte corrette a 43 unità
→ Segnala al Manager per l'analisi delle cause ricorrenti

Workflow 3 — Trasferimento interno (ridistribuzione scorte)

Il Magazzino A ha scorte in eccesso dello SKU X, il Magazzino B è sotto il punto di riordino
→ Magazzino → Trasferimenti Interni → Aggiungi
→ Compila:
   - Magazzino di origine: A
   - Magazzino di destinazione: B
   - Articolo: SKU X, quantità: [quantità da spostare]
→ Conferma il trasferimento
→ Le scorte diminuiscono in A e aumentano in B automaticamente
→ L'operatore fisico sposta le merci → conferma il completamento del trasferimento
→ Il trasferimento appare nello Storico di entrambi i magazzini

Workflow 4 — Registrazione consumo interno (bolla di uscita)

La produzione consuma materia prima dal magazzino per un ordine di produzione
→ Magazzino → Bolla di Uscita → Aggiungi
→ Compila:
   - Articoli consumati e quantità
   - Progetto/ordine di produzione a cui imputare (per il tracking dei costi)
   - Magazzino di origine
→ Conferma
→ Lo stock diminuisce → costo imputato al progetto/centro di costo
→ La produzione ha la tracciabilità: quale materia prima è entrata in quale prodotto finito

Workflow 5 — Quarantena dopo ricevimento non conforme

Al ricevimento: lotto di prodotti con sospetto difetto → non entrare nello stock attivo
→ Trasferimenti Interni → sposta nel magazzino Quarantena (separato fisicamente e nel sistema)
→ I prodotti vengono ispezionati
→ Se conformi → Trasferimento nello stock attivo
→ Se non conformi → Rettifiche & Perdite (smaltimento) o Resi Acquisto (reso al fornitore)

Tracciabilità completa — Storico Magazzino

Lo Storico Magazzino (/admin/warehouse/manage_history) è il log completo di tutti i movimenti di scorte. Ogni movimento registrato in qualsiasi modulo WMS appare qui automaticamente:

Come usare lo Storico per le indagini:

Filtra per:

• SKU → Vedi tutti i movimenti di un articolo nel tempo
• Magazzino → Tutti i movimenti di un'ubicazione
• Data → Cosa è successo in un periodo specifico
• Operatore → Chi ha registrato un movimento
• Tipo documento → Solo entrate o solo uscite

Esempio: Un cliente sostiene di aver ricevuto qualcosa di diverso da quello che ha ordinato. Apri la Bolla di Consegna → Storico Magazzino → vedi esattamente quale SKU è stato prelevato, da chi e a che ora.

Report disponibili

Magazzino → Report fornisce report preconfigurati:

Indicatori chiave

Consigli pratici

Non rettificare senza indagare. Una discrepanza mascherata da una rettifica senza un motivo reale non risolve il problema — lo nasconde. La volta successiva, la discrepanza sarà più grande.

L'inventario a rotazione è meglio di quello annuale. Un inventario annuale scopre errori accumulati in 12 mesi. Gli inventari a rotazione mensili individuano gli errori entro 30 giorni.

Il trasferimento interno = documento obbligatorio. Se sposti fisicamente le merci senza creare il trasferimento nel sistema, entrambi i magazzini mostrano scorte errate — anche se il totale aziendale è corretto.

Il report di riordino è per gli Acquisti, non per te. Generalo settimanalmente e invialo all'Addetto Acquisti — sono loro ad agire su di esso.