Responsabile HR
Reparto: HR & Risorse Umane
Livello: Management
Obiettivo principale: Strategia people, performance del team, conformità HR e struttura organizzativa
Cosa fa questo ruolo
Il Responsabile HR guida l'intero dipartimento delle risorse umane: configura la struttura organizzativa in CRMconnect, supervisiona il recruiting e l'onboarding, gestisce le valutazioni delle performance tramite OKR, approva il payroll e garantisce la conformità HR. È responsabile che la piattaforma rifletta accuratamente l'organizzazione reale.
Moduli gestiti
| Modulo | Dove trovarlo | A cosa serve |
|---|---|---|
| Reparti | HR → Reparti | Struttura organizzativa |
| Ruoli & Permessi | HR → Ruoli | Matrice di accesso per funzione |
| Personale | HR → Personale | Supervisione forza lavoro |
| Team Personale | HR → Team | Struttura dei team |
| Profilo HR | HR → Profilo HR | Fascicoli dipendenti, valutazioni, promozioni |
| Recruitment | HR → Recruitment | Supervisione pipeline e decisioni finali |
| Buste Paga HR | HR → Buste Paga | Approvazione finale buste paga |
| Timesheet | HR → Timesheet | Reporting utilizzo team |
| OKR | Operazioni → OKR | Sistema obiettivi aziendali |
| Risorse & Carichi di Lavoro | Operazioni → Risorse | Pianificazione capacità team |
Configurazione organizzativa — cosa definisci
Struttura reparti (`/admin/departments`)
Crea e mantieni i reparti aziendali. Ogni reparto ha:
- Nome + codice
- Manager responsabile
- Indirizzo email (usato per il routing dei ticket)
I reparti vengono utilizzati da: HR (dati dipendenti), Supporto (routing ticket), Finance (allocazione costi), Report.
Ruoli & Permessi (`/admin/roles`)
La cosa più importante da configurare correttamente fin dall'inizio.
Crea un ruolo per ogni funzione lavorativa e definisci esattamente a quali moduli possono accedere:
Esempi di ruoli standard:
→ Agente Commerciale: CRM (lettura/scrittura), Proposte (scrittura), Fatture (lettura), No finance
→ Contabile: Fatture (completo), Pagamenti (completo), Estratti conto (completo), No HR
→ Operatore Magazzino: Magazzino (completo), Ordini (lettura), No CRM/Finance
→ Recruiter: Recruitment HR (completo), Personale (lettura), No altri moduli
→ IT Admin: Tutti i moduli (completo) — limitato a 1–2 persone
Principio del "minimo privilegio": Ogni dipendente ha accesso esattamente a ciò di cui ha bisogno per il suo ruolo — niente di più.
Team Personale (`/admin/staff_teams`)
Gruppi di dipendenti per: assegnazione progetti, routing ticket supporto, reporting territoriale vendite:
- Team Vendite Nord
- Team Supporto Tecnico
- Team Magazzino Centrale
Valutazione delle performance — il sistema OKR
Dove: /admin/okrs
CRMconnect non ha un modulo classico di valutazione annuale — la performance è costruita da più moduli:
Componenti valutati
| Fonte | Cosa misura |
|---|---|
| OKR — Obiettivi e Risultati Chiave | Avanzamento rispetto agli obiettivi concordati (trimestrale) |
| Bonus/Disciplinare (Profilo HR) | Riconoscimenti formali o violazioni documentate |
| Avvertimenti (Profilo HR) | Episodi formalmente registrati |
| Workshop (Profilo HR) | Partecipazione a formazione e certificazioni |
| Commissioni (Vendite) | Performance commerciale (se applicabile) |
| Timesheet | Presenze e disciplina oraria |
Come funzionano gli OKR
[All'inizio del periodo — tu configuri]
→ Crea Circolazione (periodo): trimestre o semestre
→ Definisci Domande e Criteri di Valutazione
→ Comunica al team quali obiettivi devono fissare
[I dipendenti e i manager impostano gli OKR]
→ Ogni dipendente crea 3–5 obiettivi con Risultati Chiave misurabili
[Durante il periodo — check-in regolari]
→ I dipendenti completano i check-in: cosa è stato raggiunto, cosa resta, livello di fiducia
→ Tu (o il manager diretto) approvi/rifiuti il check-in
→ Ogni check-in lascia una traccia permanente (immutabile) nel sistema
[Al termine del periodo — valutazione formale]
→ Revisiona gli OKR completati vs. pianificati
→ Registra nel Profilo HR:
- Bonus (se la performance lo giustifica)
- Promozione (se applicabile)
- Avvertimento formale (in caso di violazioni)
Promozioni (`/admin/hr_profile` → Promozioni)
Nota: Una promozione registrata in HR è un registro, non un aggiornamento automatico del titolo lavorativo.
Devi aggiornare manualmente il campodesignationnel record Personale del dipendente dopo aver registrato la promozione.
Workflow chiave
Workflow 1 — Nuova assunzione — decisione manageriale
Il Recruiter ha selezionato il candidato finale (stato: Vinto Colloquio - 4)
→ Revisioni profilo candidato + valutazione colloquio
→ Se approvi → Invia Offerta (5) → il Recruiter invia l'offerta
→ Il candidato accetta → Elezione (6) → Personale creato automaticamente
→ Verifica che il ruolo CRM assegnato dallo Specialista HR sia corretto
→ Firma elettronicamente / archivia il contratto nel Profilo HR
Workflow 2 — Configurazione nuovi ruoli durante una ristrutturazione
L'azienda aggiunge un nuovo reparto o una nuova funzione
→ HR → Reparti → Aggiungi reparto
→ HR → Ruoli → Aggiungi nuovo ruolo:
- Nome: es. "Specialista E-commerce"
- Moduli accessibili: OMS (completo), CRM (lettura), Magazzino (lettura)
- Moduli bloccati: Finance, HR, Impostazioni avanzate
→ Personale → aggiorna dipendenti con nuovo reparto / ruolo
→ Organigramma → verifica che la gerarchia rifletta la nuova struttura
Workflow 3 — Approvazione finale buste paga
Lo Specialista Buste Paga ha generato le buste in bozza
→ Revisiona il report mensile:
- Totale lordo vs. mese precedente (grandi variazioni = segnali d'allarme)
- Dipendenti nuovi / partiti (buste paga pro-rata corrette?)
- Bonus KPI — corrispondono alle valutazioni delle performance?
→ Se tutto è corretto → Approva le buste paga
→ Se ci sono discrepanze → Rifiuta + note → lo Specialista corregge
→ Dopo l'approvazione → l'export va alla Contabilità
Workflow 4 — Valutazione annuale / semestrale
Al termine del periodo OKR:
1. Esporta / revisiona i check-in di ogni dipendente dagli OKR
2. Completa la valutazione formale nel Profilo HR per ogni dipendente:
- Bonus (se performance > 85%): Profilo HR → Bonus/Disciplinare → Aggiungi bonus
→ Importo bonus → trasmetti alle Buste Paga per la prossima mensilità
- Promozione (se applicabile): Profilo HR → Promozioni → Registra
→ Aggiorna manualmente la qualifica in Personale
- Avvertimento (violazioni gravi): Profilo HR → Avvertimenti → Aggiungi avvertimento formale
→ Documento firmato allegato
3. Comunica i risultati della valutazione ai dipendenti (1:1 o in gruppo)
4. Imposta gli OKR per il periodo successivo
Report e visibilità
| Report | Dove | Utilizzo |
|---|---|---|
| Organigramma | /admin/hr_profile/organizational_chart |
Struttura aziendale visiva |
| Utilizzo team | Operazioni → Risorse & Carichi di Lavoro | Chi è sovraccarico / sottoutilizzato |
| Timesheet aggregati | HR → Timesheet → Export | Giorni lavorati / assenze per periodo |
| Pipeline recruitment | HR → Recruitment → statistiche | Stato delle assunzioni in corso |
| Avanzamento OKR | Operazioni → OKR | Avanzamento obiettivi aziendali |
| Commissioni team | Vendite → Commissioni | Costo variabile della forza lavoro |
KPI HR principali
| KPI | Formula | Obiettivo |
|---|---|---|
| Time to hire | Giorni dalla proposta all'Elezione | < 30 giorni per ruoli operativi; < 60 giorni per ruoli senior |
| Tasso di retention | % dipendenti ancora in azienda vs. 1° gennaio | > 85% annuo |
| Copertura OKR | % dipendenti con OKR attivi per periodo | > 80% |
| Buste paga nei tempi | % buste paga approvate prima della scadenza legale | 100% |
| Ruoli non configurati | Dipendenti attivi senza ruolo assegnato | 0 |
| Contratti scaduti | Staff attivo senza contratto valido | 0 |
Consigli pratici
Ruoli e permessi sono più importanti di qualsiasi altra configurazione. Un dipendente con accesso ai moduli sbagliati può vedere dati riservati o generare documenti errati. Verifica i ruoli trimestralmente.
Aggiorna l'organigramma dopo ogni ristrutturazione. Un organigramma obsoleto manda il messaggio sbagliato ai nuovi dipendenti e crea confusione nelle linee di riporto.
Gli OKR funzionano solo se tutti li aggiornano. Se i check-in non vengono completati, non hai dati per le valutazioni. Stabilisci una regola chiara: check-in mensile obbligatorio per tutti i dipendenti con OKR.
Promozione nel Profilo HR ≠ aggiornamento automatico della qualifica. Verifica sempre che dopo aver registrato una promozione tu abbia aggiornato manualmente il campo della qualifica in Personale — altrimenti l'organigramma mostra il vecchio titolo.