Contabile Fornitori — Contabilità Passiva (AP)

Reparto: Acquisti (stretta collaborazione con Finance)
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Validare le fatture dei fornitori e coordinare i pagamenti — correttamente, nei tempi, senza sovrapagamenti

Cosa fa questo ruolo

Il Contabile Fornitori è il punto di controllo dei pagamenti ai fornitori. Non acquista né negozia — verifica che ogni fattura ricevuta corrisponda a un ordine reale e una consegna reale (abbinamento a 3 vie: OA + Ricezione + Fattura), approva per il pagamento, gestisce le correzioni tramite note di addebito e prepara il pacchetto pagamenti per la tesoreria.

Moduli utilizzati quotidianamente

Routine quotidiana

Mattina — coda nuove fatture

1. Fatture fornitore → filtrare per stato "Ricevuta" o "Non validata"
2. Per ogni nuova fattura → verifica abbinamento a 3 vie:
   • Esiste il corrispondente OA? → cercare il numero OA dalla fattura in Ordini di acquisto
   • La ricezione è stata registrata dal magazzino? → confermare con il magazzino se incerto
   • I valori corrispondono? → prezzo, quantità, IVA identici all'OA
3. Se tutti e 3 corrispondono → approvare la fattura per il pagamento
4. Se c'è una discrepanza → gestire per caso (vedi workflow)

Pomeriggio — scadenze e preparazione pagamenti

5. Filtrare le fatture approvate per Data di scadenza → identificare quelle in scadenza entro 3-5 giorni
6. Consolidare la lista pagamenti per la tesoreria (export o report)
7. Verificare che i dati di pagamento del fornitore siano completi in Fornitori (IBAN, banca)

Settimanale

8. Fatture scadute da > 7 giorni oltre la data di scadenza → escalare al Manager per la decisione
9. Riconciliare le ricevute fiscali accumulate — tutto quello che il team ha portato nella settimana corrente

Abbinamento a 3 vie — come funziona

Il principio fondamentale del controllo AP: non pagare per quello che non hai ordinato e non hai ricevuto.

Fattura fornitore
       ↓
[1] Esiste un OA per questa fattura?
    → Cercare il numero OA dalla fattura in Ordini di acquisto
    → Prezzi e quantità fattura = quelli nell'OA?
       ↓ SÌ
[2] La ricezione è stata registrata?
    → La quantità in fattura ≤ la quantità ricevuta?
       ↓ SÌ
[3] L'IVA è calcolata correttamente?
    → L'aliquota IVA applicata corrisponde alla categoria articolo?
       ↓ SÌ
Approvare per il pagamento ✓

Se uno dei passaggi fallisce → non approvare → gestire la discrepanza (vedi workflow).

Workflow chiave

Workflow 1 — Fattura corretta → Approvare per il pagamento

Fattura arriva (fisica, email o dal Portale fornitore)
→ Creare/registrare fattura in Fatture fornitore
→ Compilare: fornitore, numero fattura, data, articoli, valori, IVA
→ Associare l'OA corrispondente
→ Verificare abbinamento a 3 vie ✓
→ Cambiare stato in "Approvata per pagamento"
→ Aggiungere alla lista pagamenti del periodo
→ Tesoreria effettua il pagamento → registrare pagamento nel sistema

Workflow 2 — Fattura con prezzo diverso dall'OA

Prezzo fattura > prezzo OA (fornitore ha sovrafatturato)
→ NON approvare la fattura
→ Contattare il fornitore → richiedere fattura corretta o spiegazione
→ Se la differenza è giustificata (costo aggiuntivo concordato): ottenere approvazione Manager → adeguare OA o creare OA integrativo → approvare
→ Se il fornitore ha sbagliato: restituire fattura → fornitore emette storno + fattura corretta
→ Registrare la fattura corretta → approvare → pagamento

Workflow 3 — Consegna parziale, fattura per importo totale

OA = 100 unità / Ricezione magazzino = 60 unità / Fattura = 100 unità
→ Abbinamento a 3 vie fallisce sulla quantità
→ Opzione A: Approvare la fattura parzialmente (per 60 unità) + creare Nota di addebito per 40 unità
→ Opzione B: Rifiutare fattura → fornitore emette fattura per 60 unità

Nota di addebito:
→ Acquisti → Note addebito → Aggiungi
→ Associare la fattura originale
→ Compilare gli articoli e le quantità contestate
→ Il valore della nota di addebito riduce automaticamente il saldo dovuto al fornitore

Workflow 4 — Fattura duplicata

Fattura con stesso numero / fornitore / valore già registrata
→ La piattaforma potrebbe avvisare dei duplicati — verificare se esiste già
→ NON registrare una seconda volta
→ Archiviare il duplicato con una nota
→ Se già pagata → richiedere storno al fornitore + credito sulla prossima fattura

Workflow 5 — Fattura ricevuta dal Portale fornitore

Il fornitore emette fattura direttamente nel Portale → appare automaticamente in Fatture fornitore (fonte: portale)
→ Il processo è identico a una fattura registrata manualmente
→ Vantaggio: i dati sono pre-compilati dal fornitore → verifichi, non inserisci
→ Allega il tuo PDF se il fornitore non ne ha allegato uno
→ Valida l'abbinamento → approva → pagamento

Note di addebito — quando e come usarle

Una nota di addebito riduce l'importo dovuto a un fornitore senza che il fornitore emetta una nota di credito. Usala quando:

Importante: Una nota di addebito NON sostituisce la comunicazione con il fornitore. Prima di emetterla, avvisa il fornitore — alcuni preferiranno emettere una nota di credito o fattura di storno di propria iniziativa.

Metriche chiave

Consigli pratici

Associa sempre la fattura a un OA. Una fattura registrata senza OA non può essere validata tramite abbinamento a 3 vie e si perde nel sistema senza tracciabilità.

Non approvare fatture con IVA errata. Un'IVA calcolata incorrettamente crea problemi nelle dichiarazioni. Restituire la fattura — non correggerla tu stesso nel sistema.

Le note di addebito devono essere emesse il più rapidamente possibile. Una consegna parziale del mese scorso di cui il fornitore viene a sapere solo ora crea tensioni relazionali. Elaborare il giorno stesso del reclamo.

Esporta la lista delle scadenze settimanalmente. La tesoreria ha bisogno di prevedibilità — un export delle fatture in scadenza nei prossimi 7-14 giorni consente la pianificazione della liquidità.