Operatore Ordini OMS

Reparto: OMS & E-commerce
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Elaborazione giornaliera degli ordini da tutti i canali — dall'ingresso alla consegna confermata

Cosa fa questo ruolo

L'Operatore Ordini gestisce la coda unificata degli ordini da tutte le fonti: negozi online (WooCommerce/Shopify), Portale B2B, ordini manuali delle Vendite, ordini EDI da retailer e distributori, e ordini ricevuti via API da sistemi esterni. Garantisce che ogni ordine completi correttamente l'intero ciclo: validazione → approvazione → conferma → bolla di consegna → AWB → consegna → resi.

Moduli utilizzati quotidianamente

Fonti ordini — da dove arrivano gli ordini

Tutti gli ordini arrivano nella coda unificata /admin/omni_sales/order_list, indipendentemente dalla fonte:

Routine giornaliera

Mattina — triage (20–30 min)

1. /admin/omni_sales/order_list → filtro: stato Bozza (0) o In Elaborazione (1)
   → Nuovi ordini arrivati nottetempo (WooCommerce, Portale B2B, EDI)
   → Revisiona ed elabora

2. Ordini con approve_status = 0
   → In attesa di approvazione → invia all'approvatore o approva tu stesso (se autorizzato)

3. /admin/omni_sales/diary_sync
   → Errori di sync WooCommerce/Shopify dalla notte precedente
   → Risolvi gli errori (SKU mancante, cliente non creato, pagamento non riconosciuto)

4. Ordini stato 16 (Stock Esaurito)
   → Back-order — notifica Acquisti per RdO urgente

5. /admin/warehouse/manage_packing_list → pacchi senza AWB
   → Completa dimensioni/peso → genera AWB

Durante il giorno

Nuovo ordine → revisione → conferma (stato 3)
  ↓
Fattura generata automaticamente (se configurato sul canale)
  ↓
Bolla di consegna creata (automatica o manuale)
  ↓
Magazzino: picking + imballaggio + pesatura + dimensioni
  ↓
Genera AWB (Innoship o corriere diretto)
  ↓
Ordine → stato Spedizione (4)
  ↓
Corriere consegna → stato Consegnato (5) — automaticamente via tracking

Settimanale

• Report resi: nuove richieste + approvate + stock reintegrato
• Ordini In Attesa > 3 giorni → escalation o risoluzione
• Ordini Stock Esaurito > 7 giorni → verifica stato approvvigionamento

Stato ordini — guida alle azioni

Il flusso di approvazione

Se la regola di approvazione è attiva sul canale:

Le regole di approvazione sono configurate per canale — es. "tutti gli ordini B2B > 10.000 EUR richiedono approvazione Sales Manager".

Elaborazione per tipo di fonte

Ordini WooCommerce / Shopify

L'ordine appare in OmniSales (via webhook o cron)
  ↓
Controlla in diary_sync che l'import sia andato senza errori
  ↓
Apri ordine:
  → Cliente creato/associato correttamente?
  → Prodotti mappati correttamente (corrispondenza SKU)?
  → Pagamento riconosciuto (metodo pagamento mappato sul canale)?
  ↓
Se tutto corretto → conferma → fattura + bolla automatiche
  ↓
Stato aggiornato automaticamente in WooCommerce/Shopify (sync bidirezionale)

Errori di sync comuni:

Ordini Portale B2B

Il cliente effettua l'ordine dal proprio catalogo
  ↓
Appare in OmniSales con stato Bozza
  ↓
Verifica: il prezzo corrisponde al Listino Prezzi del cliente?
  → Se sì → conferma
  → Se no → verifica il Listino Prezzi in /admin/sales/price_lists
  ↓
Se ordine > soglia di approvazione → invia al Sales Manager
  ↓
Approvazione → stato Confermato → bolla + fattura

Ordini EDI (da retailer/distributori)

EDIconnect gestisce gli ordini EDI completamente in automatico — nessuna azione manuale necessaria per ogni ordine. Connettere un nuovo retailer richiede alcune spunte di attivazione; la configurazione effettiva (mappature, certificati, protocolli) è gestita dal team CRMconnect.

Protocolli supportati: API, AS2, sFTP, FTP protetto — più sincronizzazione con l'ERP del cliente.

Retailer/distributore invia Purchase Order (X12 850 / EDIFACT ORDERS)
  ↓
EDIconnect riceve ed elabora automaticamente
  ↓
Ordine di Vendita creato automaticamente in OmniSales
  → Cliente identificato dall'ID EDI del partner
  → Prodotti mappati secondo i codici EDI configurati
  ↓
Verifichi l'ordine creato:
  → Quantità e prezzi corrispondono al contratto?
  → Stock disponibile?
  ↓
Conferma → il sistema invia automaticamente EDI outbound:
  Conferma ordine (X12 855 / EDIFACT ORDRSP) → partner
  ↓
Alla spedizione → Bolla EDI (X12 856 / EDIFACT DESADV) → partner automaticamente
Alla fatturazione → Fattura EDI (X12 810 / EDIFACT INVOIC) → partner automaticamente

Dove monitorare EDI: /admin/edi → audit log → messaggi ricevuti/inviati per partner

Ordini API esterna

Il sistema esterno (ERP, marketplace, app mobile) fa POST a:
  POST {{base_url}}omni_sales/orders

  → L'ordine appare in OmniSales con il channel_id corrispondente
  → Cliente associato per ID o email
  → Prodotti identificati per SKU
  ↓
Verifica che i dati siano completi e corretti
  ↓
Elabora normalmente come qualsiasi altro ordine

Gestione back-order (stato 16 — Stock Esaurito)

Ordine ricevuto → verifica stock → MANCANTE
  ↓ stato: 16 (Stock Esaurito)

1. Notifica Acquisti → crea RdO per i prodotti mancanti
2. Notifica il cliente con ETA stimata (manualmente o via Workflow)
3. L'ordine rimane in stato 16 → monitora giornalmente

Al ripristino dello stock (bolla di entrata approvata in magazzino):
4. Verifica che lo stock sia entrato nel sistema
5. Cambia manualmente lo stato a Confermato (3)
6. Crea bolla di consegna → continua il flusso normale

Importante: il sistema non avanza automaticamente dallo stato 16. Monitora tu la lista giornalmente.

Generazione AWB — corrieri

Opzione A — Innoship (aggregatore, 230+ corrieri, 35 paesi)

Quando: consegne internazionali, alto volume, confronto tariffe, stampa batch

Da lista di imballaggio approvata → Genera AWB
  → Seleziona corriere e servizio (Standard, Express, Same-day)
  → Il sistema invia richiesta all'API Innoship
  → Innoship restituisce: numero AWB + codice tracking
  → Etichetta disponibile: A4 o termale 100×150mm
  → Stato automatico → Spedizione (4) in OmniSales
  → Stato aggiornato automaticamente in WooCommerce/Shopify

Prerequisiti: dimensioni (L×A×P) + peso compilati nella lista di imballaggio. Senza di essi, l'AWB non può essere generato.

Opzione B — Corrieri diretti (senza aggregatore)

Quando: contratto diretto, consegne nazionali

Resi — processo completo

Avvio del reso

Dal cliente (via portale B2B):

• Il cliente richiede il reso dallo storico ordini → la richiesta appare con approval = 0

Manuale (operatore):

• Dall'ordine consegnato → pulsante Crea Reso → compila articoli + quantità + motivo

La tua decisione

All'approvazione vengono creati automaticamente:

1. Bolla di entrata reso → stock reintegrato (o in quarantena)
2. Record rimborso in omni_refunds → la Finanza elabora il pagamento
3. Punti fedeltà cliente annullati (se configurato)

Tipi di reso:

• fully — ordine reso per intero → stato 7
• partially — alcuni prodotti → stato 12
• manual — rettifica senza reso fisico (prodotto difettoso senza restituzione)

Fatture e fatturazione elettronica

Generazione fattura — dipende dalla configurazione del canale:

• Alla conferma (stato 3) → se create_invoice = on sul canale
• Alla spedizione (stato 4 / AWB generato)
• Manualmente → dall'ordine confermato → pulsante Crea Fattura

Fatturazione elettronica ANAF — automatica per clienti B2B con P.IVA valida:

• XML generato e inviato all'ANAF all'emissione della fattura
• Numero di registrazione ANAF restituito e salvato sulla fattura
• Verifica stato: /admin/invoices → fattura → scheda e-Fattura

Indicatori da monitorare

Collaborazione con altri reparti

Consigli pratici

Il diary sync = la salute dei tuoi canali. Controllalo la mattina prima di qualsiasi cosa. Un errore di sync non rilevato può lasciare decine di ordini non importati — clienti che hanno pagato e non hanno conferma.

Lo stato 16 non si dimentica, si monitora. Ogni back-order irrisolto è un cliente che ha pagato e non ha la merce. Controlla la lista ordini-stock-esaurito ogni giorno e comunica proattivamente con il cliente.

Le dimensioni nella lista di imballaggio non sono opzionali. Senza L×A×P + peso l'AWB non può essere generato. Se il magazzino non le compila → l'AWB non esce → l'ordine si blocca. Imposta un promemoria o checklist con il magazzino.

L'outbound EDI è automatico, ma tu verifichi. La conferma ordine e la bolla di consegna vengono inviate automaticamente al partner EDI alla conferma dell'ordine in CRM. Monitora in /admin/edi che i messaggi siano stati recapitati (MDN acknowledge ricevuto).