Flusso di Lavoro: Progetto → Fattura
Moduli coinvolti: Opportunità · Progetti · Attività · Fogli Presenze · Spese · Fatture
Chi lo utilizza: Project manager, Consulenti, Freelance, Team di implementazione, Finanza
Durata tipica: Giorni – mesi (nel corso del progetto)
Panoramica
Il flusso di erogazione dei servizi: un progetto viene aperto (solitamente da un'opportunità vinta), il lavoro viene registrato tramite attività e fogli presenze, le spese vengono allegate, e alla fine tutto questo viene convertito in una fattura. Ideale per aziende di servizi, società di consulenza, IT e agenzie.
Diagramma del flusso
[OPPORTUNITÀ VINTA]
│ ↓ Crea Progetto (manualmente o dall'opportunità)
│
[PROGETTO]
│ stato: Non Iniziato → In Corso → In Attesa → Terminato
│
├── [ATTIVITÀ]
│ │ stato: Non Iniziata → In Corso → In Attesa di Feedback → Completata
│ │ ↓ I membri del team registrano il tempo sulle attività
│ │
│ [FOGLI PRESENZE / TIMER ATTIVITÀ]
│ │ fatturabile / non fatturabile
│ │ approvato dal manager
│ │
└── [SPESE]
│ allegate al progetto con ricevute
│ fatturabile / non fatturabile
│
↓
[FATTURA]
│ generata dal progetto: ore fatturabili + spese fatturabili
│ stato: Bozza → Inviata → Pagata
│
[PAGAMENTO]
│
[PROGETTO TERMINATO / ARCHIVIATO]
Passaggi chiave
1. Creazione di un Progetto
Dove: /admin/projects → Aggiungi Progetto
Come si collega alla vendita:
- Da un'opportunità vinta o contratto firmato: pulsante Crea Progetto — recupera il cliente e la descrizione
- Direttamente dal menu: compila il cliente manualmente
Campi chiave:
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome progetto | Descrittivo, visibile al cliente nel portale |
| Cliente | Collegamento al record cliente |
| Data inizio / scadenza | Controlla la timeline |
| Tipo di fatturazione | Ore fatturabili o Ore totali registrate (influenza il calcolo della fattura) |
| Tariffa oraria | Prezzo per ora se fatturazione a tempo |
| Budget | Opzionale — per monitorare i costi rispetto al budget |
| Membri del team | Personale allocato; determina chi può registrare il tempo |
| Visibile nel portale cliente | Se sì, il cliente vede il progetto, le attività e i file |
Stati del progetto:
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Non Iniziato | Progetto creato, il lavoro non è iniziato |
| In Corso | Attivo |
| In Attesa | Temporaneamente sospeso |
| Terminato | Completato |
2. Attività — Strutturazione del lavoro
Dove: Scheda Attività all'interno del progetto
Creazione di un'attività:
- Aggiungi Attività dal progetto — associata automaticamente al progetto
- Le attività possono essere organizzate in milestone (fasi del progetto)
- Ogni attività ha: responsabile, scadenza, priorità, ore dell'ordine di vendita
Stati dell'attività:
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Non Iniziata | Attività creata, non iniziata |
| In Corso | Qualcuno ci sta lavorando |
| In Attesa di Feedback | Consegnata, in attesa di feedback del cliente |
| Completata | Terminata |
Attributi rilevanti per la fatturazione:
- Fatturabile: se l'attività viene fatturata al cliente (casella di controllo per attività)
- Ore ordine di vendita: aiuta a confrontare pianificato vs. effettivo
- Timer: il membro del team avvia/ferma il timer sull'attività — genera automaticamente voci nei Fogli Presenze
3. Fogli Presenze — Registrazione del tempo
Dove: Scheda Fogli Presenze all'interno del progetto o /admin/staff/timesheets
Due modalità di registrazione:
A. Timer attività (consigliato):
Il pulsante ▶ Avvia su un'attività avvia un timer. Quando viene fermato, viene creata automaticamente una voce nei Fogli Presenze con la durata esatta, l'attività e il progetto compilati.
B. Inserimento manuale:
Compila direttamente: data, ora di inizio, ora di fine (o durata), attività, nota, casella Fatturabile.
Campi chiave del foglio presenze:
| Campo | Note |
|---|---|
| Personale | Chi ha lavorato |
| Progetto | Collegamento al progetto |
| Attività | L'attività specifica (opzionale, ma consigliata) |
| Data | Giorno di lavoro |
| Ore | Durata (calcolata automaticamente se è stato usato un timer) |
| Fatturabile | Sì/No — solo le voci fatturabili sono incluse nella fattura |
| Nota | Descrive cosa è stato fatto (appare sulla fattura) |
Approvazione foglio presenze:
Se il flusso di approvazione è abilitato (configurabile nelle impostazioni), il manager approva le voci prima della fatturazione. Stato: In Attesa (0) → Approvato (1).
Solo i fogli presenze con stato Approvato e la casella Fatturabile sono idonei per la generazione della fattura.
4. Spese — Costi rimborsabili
Dove: /admin/expenses o la scheda Spese all'interno del progetto
Creazione di una spesa: Pulsante Aggiungi Spesa — compila: importo, categoria, data, fornitore, allega la ricevuta.
Campi rilevanti per la fatturazione:
| Campo | Note |
|---|---|
| Progetto | Associa la spesa al progetto |
| Cliente | Se fatturabile, il cliente che sostiene il costo |
| Fatturabile | Sì/No |
| Fatturata | Indicatore che è già stata inclusa in una fattura |
Le spese contrassegnate come Fatturabili appaiono nell'elenco di selezione quando si genera una fattura dal progetto.
5. Generazione della Fattura dal Progetto
Dove: Dal progetto aperto → pulsante Crea Fattura (o Crea Fattura dai Fogli Presenze)
Cosa succede:
- Il sistema raccoglie tutti i fogli presenze Fatturabili + Approvati non precedentemente fatturati
- Raggruppa le righe: per attività o per giorno (configurabile)
- Calcola:
Ore × Tariffa oraria = Valore riga - Aggiunge le spese fatturabili non ancora fatturate
- Crea la fattura con tutte le righe — puoi rivedere prima di salvare
Struttura delle righe della fattura generata:
Riga 1: [Nome attività] — [Nome personale] 3,5h × 150 RON = 525 RON
Riga 2: [Nome attività] — [Nome personale] 2,0h × 150 RON = 300 RON
Riga 3: Spese: Viaggio a Bucarest 1 × 180 RON = 180 RON
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Subtotale: 1.005 RON
IVA 19%: 190,95 RON
TOTALE: 1.195,95 RON
Tipi di fatturazione (impostati sul progetto):
| Tipo | Comportamento |
|---|---|
| Ore fatturabili | Fattura solo le ore contrassegnate come Fatturabili |
| Tempo totale registrato | Fattura le ore totali registrate (fatturabili + non fatturabili) |
| Tariffa fissa | Fattura con un importo fisso — non calcola dai fogli presenze |
| Non fatturabile | Progetto interno — non genera una fattura |
6. Stato Fattura e Pagamento
Identico al Flusso 1 (Lead → Incasso), sezione Fattura e Pagamento.
Stati: Bozza → Inviata → Parzialmente Pagata → Pagata / Scaduta
La fattura generata dal progetto rimane collegata al progetto — puoi vedere tutte le fatture del progetto dalla scheda Fatture del progetto.
Cosa viene creato automaticamente
| Evento | Creato automaticamente |
|---|---|
| Timer avviato sull'attività | Voce foglio presenze attiva |
| Timer fermato | Foglio presenze con durata esatta, attività e progetto compilati |
| Fattura dal progetto | Righe da tutti i fogli presenze fatturabili non ancora fatturati + spese fatturabili |
| Spesa contrassegnata Fatturabile + inclusa in fattura | Campo Fatturata impostato automaticamente |
| Progetto contrassegnato Terminato | Notifica ai membri del team (se configurato) |
Punti in cui il flusso può bloccarsi
| Problema | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Il pulsante "Crea Fattura" non appare | Il personale manca dei permessi o il progetto è Non Fatturabile |
Controlla il tipo di fatturazione nelle impostazioni del progetto |
| Le ore non appaiono nella generazione della fattura | I fogli presenze non sono contrassegnati Fatturabili o non sono Approvati | Approva i fogli presenze e verifica la casella Fatturabile |
| La spesa non appare nella fattura | Non contrassegnata come Fatturabile sulla spesa | Modifica la spesa e abilita Fatturabile |
| Il foglio presenze appare già su un'altra fattura | È stato incluso in precedenza — il campo Fatturata è impostato |
Filtra per non fatturato nell'elenco fogli presenze |
| Il timer continua a girare | Qualcuno ha dimenticato di fermarlo | Vai a Fogli Presenze → ferma manualmente |
Report rilevanti
- Panoramica Progetto — scheda all'interno del progetto — ore registrate vs. ordine di vendita, spese, avanzamento attività
- Fogli Presenze —
/admin/staff/timesheets— ore per membro del personale per periodo - Spese —
/admin/expenses— spese fatturabili per progetto - Carico di Lavoro Risorse —
/admin/resource_workload— capacità del team