Specialista Relazioni Fornitori (VRM)

Reparto: VRM — Vendor Relationship Management
Livello: Operativo
Obiettivo principale: Gestione quotidiana delle relazioni con i fornitori — portale, catalogo, documenti, comunicazione

Cosa fa questo ruolo

Lo Specialista VRM è l'interfaccia operativa tra l'azienda e i suoi fornitori. Gestisce l'accesso al portale, mantiene aggiornato il catalogo articoli e i prezzi, monitora ordini e preventivi, gestisce i resi e si assicura che ogni fornitore disponga di informazioni aggiornate. Collabora strettamente con il Buyer negli Acquisti e con il Contabile AP.

Moduli utilizzati regolarmente

Routine giornaliera

Mattina — controlla inbox e portale

1. Portale fornitori → ci sono nuovi preventivi inviati dai fornitori? → notifica il Buyer
2. Ordini di Acquisto → OdA non confermati dal fornitore > 48h → sollecito diretto o via portale
3. Richieste di Offerta → tutti i fornitori invitati hanno risposto? → sollecita chi non l'ha fatto
4. Resi → richieste di reso in sospeso presso il fornitore → verifica stato

Durante il giorno — gestione corrente

5. Registra nuovi fornitori — completa profilo + accesso portale
6. Aggiorna i listini prezzi quando ricevi nuovi listini dai fornitori
7. Gestisci i commenti dei fornitori sui documenti (OdA, offerte, contratti)
8. Aggiungi note interne sulle interazioni con i fornitori

Settimanale

9. Controlla i contratti in scadenza nei prossimi 60 giorni → escalation al Manager
10. Pulisci i fornitori inattivi (marca come Inattivo nella categoria)
11. Verifica che tutti i fornitori attivi abbiano persone di contatto con accesso portale attivato

Registrazione di un nuovo fornitore

1. Acquisti → Fornitori → Aggiungi nuovo fornitore
   → Compila: Ragione sociale, P.IVA/numero iscrizione, indirizzo, valuta, condizioni pagamento
   → Aggiungi coordinate bancarie (IBAN, banca)
   → Imposta categoria (Strategico A / B / Operativo / Spot / Valutazione)

2. Scheda Contatti → Aggiungi contatto principale
   → Nome, Cognome, Email, Telefono, Ruolo
   → Spunta is_primary = SÌ
   → Attiva preferenze email: fatture + ordini + contratti

3. Attiva accesso portale:
   → Dal record contatto → Invia invito portale
   → Il fornitore riceve email con credenziali per /purchase/vendors_portal/

4. Verifica che il fornitore abbia effettuato l'accesso e completato il profilo aziendale
   (P.IVA, indirizzo, IBAN dal portale → `/purchase/vendors_portal/company`)

In alternativa — il fornitore si registra autonomamente:

• Invia link /purchase/authentication_vendor/register
• Il fornitore compila i propri dati
• Tu verifichi e convalidi la registrazione in /admin/purchase/vendors

Gestione del catalogo prezzi

Dove: /admin/purchase/vendor_items

Ogni articolo nel catalogo acquisti può essere associato a più fornitori, ognuno con il proprio prezzo:

Esempio: Articolo "Carta A4 80g/m²"
  → Fornitore A (V-001): 15,50 EUR/risma — codice fornitore: HAR-001
  → Fornitore B (V-002): 16,20 EUR/risma — codice fornitore: A4-STD
  → Fornitore C (V-003): 14,80 EUR/risma — codice fornitore: P-A4-80

Alla creazione della RdO → selezione fornitori → prezzi dal catalogo precompilati automaticamente

Quando aggiornare i cataloghi:

• Alla ricezione di nuovi listini prezzi dai fornitori
• Mensilmente o trimestralmente (dipende dalla volatilità dei prezzi)
• Immediatamente alla ricezione di comunicazioni di variazione prezzi dal fornitore

Catalogo del fornitore nel portale: Il fornitore può gestire il proprio catalogo dal portale (/purchase/vendors_portal/items) — aggiungere nuovi prodotti, aggiornare prezzi, importare da Excel. Tu convalidi gli articoli inseriti dal fornitore e li abbini agli articoli interni.

Monitoraggio RdO e offerte

Dove: Acquisti → Richieste di Offerta / Offerte

1. Il Buyer crea la RdO e seleziona i fornitori invitati
2. Tu monitora: quali fornitori hanno risposto, quali no

3. Sollecita i fornitori che non hanno risposto entro la scadenza:
   → Controlla nel portale se hanno aperto la RdO
   → Contatto diretto (telefono/email) con la persona di riferimento
   → Nota interna sulla RdO: "V-002 contattato 05.06 — conferma risposta entro 07.06"

4. Al ricevimento delle offerte → notifica il Buyer che può confrontare le proposte
5. Il Buyer approva/rifiuta le offerte → il fornitore vede lo stato nel portale

Comunicazione con i fornitori

Commenti sui documenti (visibili nel portale)

Ogni documento (OdA, RdO, contratto, fattura) ha un thread di commenti accessibile al fornitore nel portale:

Esempio d'uso:
→ OdA inviato → aggiungi commento: "Confermare ETA per
  articoli in posizioni 3 e 5"
→ Il fornitore risponde nel portale → ricevi notifica
→ L'intera comunicazione rimane documentata sull'OdA

Note interne (non visibili al fornitore)

Dal file fornitore → scheda Note → aggiungi note sulla relazione:

• Feedback da negoziazioni recenti
• Osservazioni su comportamento o atteggiamento
• Preferenze di comunicazione ("preferisce le telefonate mattutine")
• Valutazione della qualità delle consegne

Email automatiche (nessuna azione manuale richiesta)

Il fornitore riceve automaticamente un'email quando:

• Viene emesso un OdA → PDF allegato
• Viene creata una RdO → link al portale
• Un'offerta viene approvata o rifiutata
• Viene creata una Nota di Debito
• Una richiesta di reso viene approvata

Gestione dei resi ai fornitori

Dove: Acquisti → Ordini di Acquisto → dall'OdA → Crea Reso

Motivo del reso: merce difettosa / quantità errata / non conformità alle specifiche

1. Apri OdA originale → Crea Reso
2. Seleziona articoli con problema + quantità + motivo
3. La richiesta appare al fornitore nel portale → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Il fornitore aggiorna lo stato: Ricevuto / Approvato / Rifiutato
5. All'approvazione → la merce esce dal magazzino (bolla di reso)
6. Ricevi accredito: viene creata una Nota di Debito → visibile in Acquisti → Note di Debito

Finestra di reso per fornitore: impostata nel profilo fornitore (return_within_day). Se non impostata individualmente, si applica l'impostazione globale da /admin/purchase/mysetting.

Indicatori da monitorare giornalmente/settimanalmente

Collaborazione con altri reparti

Consigli pratici

Le note interne sono la memoria del team. Qualsiasi conversazione con un fornitore che contenga una promessa, un accordo verbale o un feedback importante → va documentata immediatamente nelle Note del file fornitore. Se non è scritto, non esiste.

Verifica lo stato del portale all'onboarding. Non basta aver inviato l'invito — verifica che il fornitore si sia effettivamente collegato e abbia completato i dati aziendali. Un portale non utilizzato significa che la comunicazione torna via email e la tracciabilità va persa.

I prezzi del catalogo sono la fonte della verità. Qualsiasi prezzo negoziato verbalmente o via email → va inserito immediatamente nel Catalogo Articoli Fornitore. Il Buyer deve poter creare un OdA senza doverti chiedere "quanto costa da X?".

Non eliminare i fornitori — marcali come Inattivi. La cronologia dei documenti (OdA, resi, pagamenti) rimane intatta per l'audit.