Ειδικός Σχέσεων με Προμηθευτές
Τμήμα: VRM — Διαχείριση Σχέσεων Προμηθευτών
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Διατήρηση καθημερινών σχέσεων με προμηθευτές — πύλη, κατάλογος, έγγραφα, επικοινωνία
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Ειδικός Σχέσεων με Προμηθευτές είναι το επιχειρησιακό διασύνδεσμο μεταξύ εταιρείας και προμηθευτών. Διαχειρίζεται πρόσβαση στην πύλη, διατηρεί κατάλογο ειδών και τιμών, παρακολουθεί παραγγελίες και προσφορές, επεξεργάζεται επιστροφές και διασφαλίζει ότι κάθε προμηθευτής έχει ενημερωμένες πληροφορίες.
Ενότητες που χρησιμοποιούνται τακτικά
| Ενότητα | Πού βρίσκεται | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Προμηθευτές | Προμήθειες → Προμηθευτές | Προφίλ, επαφές, όροι, έγγραφα |
| Κατάλογος Ειδών Προμηθευτή | Προμήθειες → Είδη Προμηθευτή | Κατάλογοι τιμών ανά προμηθευτή |
| Πύλη B2B Προμηθευτών | /purchase/vendors_portal/ |
Πρόσβαση προμηθευτών |
| ΑΠΠ | Προμήθειες → Αιτήματα Προσφορών | Παρακολούθηση απαντήσεων ΑΠΠ |
| Παραγγελίες Αγοράς | Προμήθειες → Παραγγελίες | Κατάσταση ενεργών παραγγελιών |
| Συμβάσεις Αγοράς | Προμήθειες → Συμβάσεις | Πλαίσια και συμβάσεις έργου |
| Χρεωστικά Σημειώματα | Προμήθειες → Χρεωστικά Σημ. | Πιστώσεις, διορθώσεις τιμολογίων |
| Τιμολόγια Προμηθευτών | Προμήθειες → Τιμολόγια Προμ. | Τιμολόγια από πύλη |
Ημερήσια ρουτίνα
Πρωί — έλεγχος εισερχομένων και πύλης
- Πύλη Προμηθευτών → νέες προσφορές υποβληθείσες; → ειδοποίηση Αγοραστή
- Παραγγελίες Αγοράς → ΠΑ μη επιβεβαιωμένες από προμηθευτή > 48ω → απευθείας follow-up
- ΑΠΠ → απάντησαν όλοι οι προσκεκλημένοι; → follow-up με αυτούς που δεν απάντησαν
- Επιστροφές → εκκρεμή αιτήματα στον προμηθευτή → έλεγχος κατάστασης
Κατά τη διάρκεια ημέρας
- Εισαγωγή νέων προμηθευτών — συμπλήρωση προφίλ + πρόσβαση πύλης
- Ενημέρωση καταλόγων τιμών κατά παραλαβή νέων τιμοκαταλόγων
- Επεξεργασία σχολίων προμηθευτών σε έγγραφα (ΠΑ, προσφορές, συμβάσεις)
- Προσθήκη εσωτερικών σημειώσεων για αλληλεπιδράσεις με προμηθευτές
Εισαγωγή νέου προμηθευτή
1. Προμήθειες → Προμηθευτές → Προσθήκη νέου
→ Συμπληρώστε: Επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση, νόμισμα, όροι πληρωμής
→ Προσθήκη τραπεζικών στοιχείων (IBAN, τράπεζα)
→ Ορισμός κατηγορίας (Στρατηγικός A / B / Επιχειρησιακός / Spot / Αξιολόγηση)
2. Καρτέλα Επαφές → Προσθήκη κύριας επαφής
→ Όνομα, Επίθετο, Email, Τηλέφωνο, Τίτλος
→ Ελέγξτε is_primary = ΝΑΙ
→ Ενεργοποίηση προτιμήσεων email: τιμολόγια + παραγγελίες + συμβάσεις
3. Ενεργοποίηση πρόσβασης πύλης:
→ Από αρχείο επαφής → Αποστολή πρόσκλησης πύλης
→ Προμηθευτής λαμβάνει email με credentials για /purchase/vendors_portal/
4. Επαληθεύστε ότι ο προμηθευτής συνδέθηκε και συμπλήρωσε εταιρικό προφίλ
Διαχείριση καταλόγου τιμών
Πού: /admin/purchase/vendor_items
Παράδειγμα: Είδος "Χαρτί A4 80g/m²"
→ Προμηθευτής A (V-001): 15,50 RON/ρυτίδιο — κωδ.: HAR-001
→ Προμηθευτής B (V-002): 16,20 RON/ρυτίδιο — κωδ.: A4-STD
→ Προμηθευτής C (V-003): 14,80 RON/ρυτίδιο — κωδ.: P-A4-80
Κατά δημιουργία ΑΠΠ → επιλογή προμηθευτών → τιμές από κατάλογο προ-συμπληρώνονται
Παρακολούθηση ΑΠΠ και προσφορών
1. Αγοραστής δημιουργεί ΑΠΠ και επιλέγει προσκεκλημένους
2. Παρακολουθείτε: ποιοι απάντησαν, ποιοι όχι
3. Follow-up με προμηθευτές που δεν απάντησαν:
→ Έλεγχος στην πύλη αν άνοιξαν το ΑΠΠ
→ Άμεση επικοινωνία (τηλέφωνο/email) με την επαφή
→ Εσωτερική σημείωση: "V-002 επικοινωνήθηκε 05.06 — απάντηση έως 07.06"
4. Κατά παραλαβή προσφορών → ειδοποίηση Αγοραστή
5. Αγοραστής εγκρίνει/απορρίπτει → ο προμηθευτής βλέπει κατάσταση στην πύλη
Διαχείριση επιστροφών σε προμηθευτές
Αιτία επιστροφής: ελαττωματικά / λανθασμένη ποσότητα / μη συμμόρφωση
1. Ανοίξτε αρχική ΠΑ → Δημιουργία Επιστροφής
2. Επιλέξτε είδη με πρόβλημα + ποσότητες + αιτία
3. Αίτημα εμφανίζεται στον προμηθευτή → `/purchase/vendors_portal/order_returns`
4. Προμηθευτής ενημερώνει κατάσταση: Ελήφθη / Εγκρίθηκε / Απορρίφθηκε
5. Κατά έγκριση → αποθέματα μειώνονται
6. Λαμβάνετε πίστωση: Χρεωστικό Σημείωμα δημιουργείται
Μετρήσεις καθημερινής/εβδομαδιαίας παρακολούθησης
| Ένδειξη | Τι παρακολουθείτε |
|---|---|
| Μη επιβεβαιωμένες ΠΑ | > 48ω χωρίς επιβεβαίωση → follow-up |
| ΑΠΠ χωρίς απάντηση | Προμηθευτές που δεν υπέβαλαν προσφορά |
| Εκκρεμείς επιστροφές | Ημέρες από δημιουργία έως επιβεβαίωση |
| Συμβάσεις κοντά σε λήξη | < 60 ημέρες → ανάβαση στον VRM Διαχειριστή |
| Προμηθευτές χωρίς πρόσβαση πύλης | Ενεργοί χωρίς ενεργοποιημένη επαφή πύλης |
Πρακτικές συμβουλές
Οι εσωτερικές σημειώσεις είναι η μνήμη της ομάδας. Κάθε συζήτηση με προμηθευτή που περιέχει υπόσχεση ή σημαντική ανατροφοδότηση → τεκμηριώστε αμέσως. Αν δεν είναι γραμμένο, δεν υπάρχει.
Τιμές καταλόγου = πηγή αλήθειας. Κάθε τιμή που διαπραγματεύτηκε προφορικά ή μέσω email → εισαγωγή αμέσως στον Κατάλογο Ειδών.
Μη διαγράφετε προμηθευτές — επισημαίνετέ τους Ανενεργοί. Το ιστορικό εγγράφων παραμένει ακέραιο για έλεγχο.