Διευθυντής Προμηθειών

Τμήμα: Προμήθειες
Επίπεδο: Διαχείριση
Κύριος στόχος: Αποδοτικότητα και συμμόρφωση ολόκληρης της διαδικασίας από αγορά έως πληρωμή, εξοικονόμηση κατά κατηγορία, απόδοση προμηθευτών

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Διευθυντής Προμηθειών ηγείται της επιχειρησιακής ομάδας (Υπεύθυνοι Αγορών, Αγοραστές, Λογιστής AP), ορίζει την πολιτική προμηθειών στην πλατφόρμα, παρακολουθεί τους KPIs, εποπτεύει στρατηγικές σχέσεις με προμηθευτές και λαμβάνει τελικές αποφάσεις σε σύνθετες ή εξαιρετικές συναλλαγές.

Μονάδες που χρησιμοποιούνται τακτικά

Εβδομαδιαία ρουτίνα

Δευτέρα — έλεγχος υγείας διαδικασίας

1. Εντολές Αγοράς → φίλτρο παραγγελιών χωρίς επιβεβαίωση προμηθευτή > 48ω → εντοπισμός εμποδίων
2. Τιμολόγια Προμηθευτών → φίλτρο ληξιπρόθεσμων > 7 ημέρες → απόφαση: κλιμάκωση, διαπραγμάτευση όρων, χρεωστικό σημείωμα
3. Αιτήματα Αγοράς → φίλτρο αιτημάτων με κατάσταση "Εκκρεμές" που απαιτούν την έγκρισή σας

Τετάρτη — αξιολόγηση απόδοσης

4. Ανάλυση ανά προμηθευτή (από Παραγγελίες + Τιμολόγια): εγκαίρως παραδόσεις, αποκλίσεις, εκδοθέντα χρεωστικά σημειώματα
5. Εντοπισμός προμηθευτών χαμηλής απόδοσης → απόφαση: προειδοποίηση, σχέδιο αποκατάστασης, αντικατάσταση κατηγορίας
6. Έλεγχος Συμβάσεων που λήγουν σε 90 ημέρες → σχεδιασμός διαπραγμάτευσης / ανανέωσης

Παρασκευή — αναφορά και διαμόρφωση

7. Αξιολόγηση δαπανών της εβδομάδας ανά κατηγορία
8. Ενημέρωση Ρυθμίσεων εάν υπάρχουν αλλαγές πολιτικής (όρια έγκρισης, προεπιλεγμένοι όροι)

Διαμορφώσεις που διαχειρίζεστε

Όρια έγκρισης (Ρυθμίσεις Προμηθειών)

Ορισμός ποιος μπορεί να εγκρίνει ποια αξία:

Διαμόρφωση αυτών των ορίων στις Προμήθειες → Ρυθμίσεις → Όρια Έγκρισης. Κάθε αίτημα αγοράς που υποβάλλεται δρομολογείται αυτόματα στον κατάλληλο εγκρίνοντα.

Προεπιλεγμένοι όροι για νέους προμηθευτές

Στις Ρυθμίσεις, ορίστε όρους που εφαρμόζονται αυτόματα κατά την εγγραφή νέου προμηθευτή:

• Προεπιλεγμένοι όροι πληρωμής (π.χ. 30 ημέρες)
• Προεπιλεγμένο νόμισμα
• Προεπιλεγμένος συντελεστής ΦΠΑ

Οι Αγοραστές και Υπεύθυνοι δεν χρειάζεται να συμπληρώνουν χειροκίνητα για κάθε νέο προμηθευτή.

Δομή κατηγοριών

Προμήθειες → Κατηγορίες — η δομή που ορίζετε καθορίζει:

• Πώς ομαδοποιούνται οι δαπάνες στις αναφορές
• Σε ποιον δρομολογούνται οι εγκρίσεις ανά κατηγορία (εάν έχετε Αγοραστές ειδικούς ανά κατηγορία)
• Πώς αναλύετε την εξέλιξη των δαπανών στον χρόνο

Βασικές ροές εργασίας

Ροή 1 — Έγκριση αιτήματος αγοράς υψηλής αξίας

Αίτημα Αγοράς → αξία > ορίου έγκρισής σας
→ Λήψη ειδοποίησης → άνοιγμα αιτήματος
→ Αξιολόγηση: επιχειρηματική αιτιολόγηση, προτεινόμενος προμηθευτής, διαθέσιμος προϋπολογισμός
→ Έγκριση → αίτημα μεταβαίνει στον Αγοραστή για ΑΠΠ/ΕΑ
→ Απόρριψη με σχόλιο → ο αιτών ενημερώνεται με τον λόγο
→ Ανακατεύθυνση → προώθηση σε άλλον εγκρίνοντα σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων

Ροή 2 — Στρατηγικός προμηθευτής με πρόβλημα απόδοσης

Εντοπισμός: καθυστερημένες παραδόσεις σε 3 από τις τελευταίες 5 παραγγελίες
→ Ανάλυση από Εντολές Αγοράς: υποσχεθείσα ETA έναντι πραγματικής ETA
→ Έλεγχος Χρεωστικών Σημειωμάτων: πόσες διορθώσεις ποιότητας/ποσότητας τους τελευταίους 6 μήνες
→ Οργάνωση συζήτησης με προμηθευτή (εκτός πλατφόρμας)
→ Εάν ο προμηθευτής δεσμευτεί για αποκατάσταση: τεκμηρίωση σχεδίου αποκατάστασης → παρακολούθηση
→ Εάν η απόδοση επιμένει: εκκίνηση ανταγωνιστικής ΑΠΠ → αντικατάσταση προμηθευτή στην κατηγορία
→ Ενημέρωση σημειώσεων στο αρχείο προμηθευτή στους Προμηθευτές

Ροή 3 — Διαμόρφωση πρόσβασης στην Πύλη Προμηθευτών για στρατηγικό εταίρο

Στρατηγικός προμηθευτής που χρειάζεται να βλέπει ΕΑ και να εκδίδει τιμολόγια απευθείας στην πύλη
→ Προμήθειες → Προμηθευτές → άνοιγμα προμηθευτή
→ Καρτέλα Επαφές → προσθήκη υπεύθυνου επαφής με email + κωδικό
→ Επιλογή πρόσβασης στην πύλη
→ Διαμόρφωση δικαιωμάτων: ποια τμήματα είναι ορατά (Παραγγελίες, Τιμολόγια, Προσφορές, Κατάλογος)
→ Αποστολή στοιχείων πρόσβασης στον προμηθευτή

Στο εξής:
→ Ο προμηθευτής λαμβάνει ειδοποιήσεις για κάθε νέα ΕΑ
→ Επιβεβαιώνει παραγγελίες απευθείας στην πύλη
→ Εκδίδει τιμολόγια στην πύλη → εμφανίζονται αυτόματα στον Λογιστή AP
→ Παρακολούθηση δραστηριότητας από Εντολές Αγοράς και Τιμολόγια Προμηθευτών

Ροή 4 — Ανάλυση δαπανών και στρατηγική κατηγορίας

Στην αρχή κάθε τριμήνου:
→ Προμήθειες → Κατηγορίες + αναφορές → ανάλυση δαπανών προηγούμενου τριμήνου
→ Εντοπισμός: κατηγορίες με ανεξήγητες αυξήσεις, προμηθευτές υψηλού όγκου χωρίς σύμβαση, κατηγορίες με έναν μόνο προμηθευτή (κίνδυνος ενιαίας πηγής)
→ Ορισμός ενεργειών:
   - Κατηγορίες ενιαίας πηγής → εκκίνηση ΑΠΠ για εναλλακτικό προμηθευτή
   - Μεγάλοι όγκοι χωρίς σύμβαση → εντολή Αγοραστή για διαπραγμάτευση
   - Αυξήσεις τιμών > 10% → ανάλυση αν είναι γενική αγοράς ή ειδική προμηθευτή
→ Ενημέρωση Κατηγοριών και ορίων εάν η οργανωτική δομή έχει αλλάξει

Δείκτες υγείας τμήματος

Πρακτικές συμβουλές

Τα όρια έγκρισης είναι πολιτική εταιρείας — μην τα τροποποιείς χωρίς συνεννόηση με το Οικονομικό Τμήμα. Πολύ υψηλό όριο εξαλείφει τον έλεγχο· πολύ χαμηλό παγώνει τις λειτουργίες με περιττές εγκρίσεις.

Ενεργοποίηση της Πύλης για προμηθευτές με > 5 ΕΑ/μήνα. Οι προμηθευτές που επιβεβαιώνουν και τιμολογούν στην πύλη μειώνουν τα σφάλματα χειροκίνητης εισαγωγής και επιταχύνουν τη διαδικασία AP κατά 30-50%.

Αξιολόγηση κατηγοριών κάθε 6 μήνες. Μια δομή κατηγοριών που δεν αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα αγορών παραμορφώνει τις αναφορές και καθιστά άχρηστη την ανάλυση δαπανών.

Τεκμηριώστε αποφάσεις επιλογής προμηθευτή. Όταν επιλέγετε έναν πιο ακριβό προμηθευτή για έγκυρους λόγους (αξιοπιστία, ποιότητα, παράδοση), καταγράψτε την απόφαση στην πλατφόρμα. Οι ελεγκτές και η διοίκηση θα ρωτήσουν.