CFO / Οικονομικός Διευθυντής
Τμήμα: Οικονομικά
Επίπεδο: Διοίκηση
Κύριος στόχος: Πλήρης ορατότητα στην οικονομική υγεία της εταιρείας, αποφάσεις βασισμένες σε δεδομένα από το CRMconnect
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο CFO δεν διαχειρίζεται μεμονωμένες συναλλαγές — εποπτεύει τη συνολική εικόνα: μετρητά, απαιτήσεις, υποχρεώσεις, απόδοση έναντι στόχου, συμμόρφωση. Διαμορφώνει τους οικονομικούς κανόνες του συστήματος, εγκρίνει εξαιρέσεις και χρησιμοποιεί το CRMconnect ως πηγή δεδομένων για τις αναφορές διοίκησης.
Modules που χρησιμοποιούνται τακτικά
| Module | Πού να το βρείτε | Για τι το χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Υπόλοιπα Λογαριασμών | Οικονομικά → Υπόλοιπα Λογαριασμών | Θέση μετρητών σε πραγματικό χρόνο ανά λογαριασμό |
| Κατάσταση Τράπεζας | Οικονομικά → Κατάσταση Τράπεζας | Συμφωνία και επαλήθευση ροής |
| Λογιστικό Σχέδιο | Οικονομικά → Λογιστικό Σχέδιο | Δομή οικονομικής αναφοράς |
| e-Τιμολόγιο | Οικονομικά → e-Τιμολόγιο | Συμμόρφωση ANAF — συνολική κατάσταση |
| Τιμολόγια | Πωλήσεις → Τιμολόγια | Γήρανση AR — απαιτήσεις κατά ηλικία |
| Τιμολόγια Προμηθευτών | Αγορές → Τιμολόγια Προμηθευτών | Γήρανση AP — υποχρεώσεις κατά ηλικία |
| Πληρωμές | Πωλήσεις → Πληρωμές | Εισπράξεις που έγιναν |
| Νομίσματα | Οικονομικά → Νομίσματα | Συναλλαγματικές ισοτιμίες, επίδραση νομίσματος |
| Επισκόπηση Πωλήσεων | Πωλήσεις → Επισκόπηση | Pipeline + πραγματοποιηθέντα έσοδα |
| Ενοποίηση SAGA | Οικονομικά → SAGA | Κατάσταση λογιστικής εξαγωγής |
Οικονομικό dashboard — τι παρακολουθείτε καθημερινά
Μετρητά και ρευστότητα
Πού: Οικονομικά → Υπόλοιπα Λογαριασμών + Κατάσταση Τράπεζας
| Δείκτης | Τι να ελέγξετε |
|---|---|
| Διαθέσιμα μετρητά | Συνολικό ποσό σε τρεχούμενους λογαριασμούς (Υπόλοιπα Λογαριασμών → άθροισμα ανά λογαριασμό) |
| Προβλεπόμενα μετρητά 7 ημερών | Τιμολόγια προς είσπραξη μείον τιμολόγια προμηθευτών προς πληρωμή |
| Εσωτερικά κεφάλαια | Ταμείο, τμηματικοί προϋπολογισμοί κάτω από ελάχιστο όριο; |
Απαιτήσεις (Γήρανση AR)
Πού: Πωλήσεις → Τιμολόγια → φίλτρο κατά κατάσταση + ηλικία
| Διάστημα | Ενέργεια CFO |
|---|---|
| 0–30 ημέρες | Φυσιολογικό — τυπική παρακολούθηση |
| 31–60 ημέρες | Ειδοποίηση — ελέγξτε αν ο Λογιστής AR έχει στείλει υπενθυμίσεις |
| 61–90 ημέρες | Κλιμάκωση — συζήτηση με πελάτη σε επίπεδο διοίκησης |
| > 90 ημέρες | Κίνδυνος απώλειας — απόφαση: σχέδιο πληρωμής, ανάκτηση χρέους, πρόβλεψη |
Υποχρεώσεις προς προμηθευτές (Γήρανση AP)
Πού: Αγορές → Τιμολόγια Προμηθευτών → φίλτρο κατά ημερομηνία λήξης
Στόχος: πληρωμή εντός συμφωνημένων όρων (διατήρηση πίστωσης προμηθευτή) αλλά όχι νωρίτερα από το αναγκαίο (βελτιστοποίηση ταμειακής ροής).
Στρατηγικές ρυθμίσεις που διαχειρίζεστε
Πολιτική πληρωμών — τυπικοί όροι
Πού: Πωλήσεις → Ρυθμίσεις / Αγορές → Ρυθμίσεις
Ορίστε τους προεπιλεγμένους όρους που εμφανίζονται σε όλα τα νέα έγγραφα:
- Όρος πληρωμής πελάτη: 30/45/60 ημέρες — ισορροπία μεταξύ εμπορικής ανταγωνιστικότητας και αναγκών μετρητών
- Όρος πληρωμής προμηθευτή: 30/45/60 ημέρες — διαπραγματευμένος με στρατηγικούς προμηθευτές
Κατώτατα όρια έγκρισης
Πού: Αγορές → Ρυθμίσεις → Κατώτατα όρια έγκρισης + Πωλήσεις → Προμήθειες
| Τι ρυθμίζετε | Επίδραση |
|---|---|
| Κατώτατο όριο έγκρισης PO σε επίπεδο CFO | Παραγγελίες > τιμή X απαιτούν την έγκρισή σας |
| Έκτακτες εκπτώσεις | Πάνω από % X απαιτούν την έγκρισή σας |
| Πολιτική προμηθειών | Εάν οι προμήθειες βασίζονται σε εισπράξεις ή τιμολόγηση |
Νομίσματα και συναλλαγματικές ισοτιμίες
Πού: Οικονομικά → Νομίσματα
Ορίστε:
- Ποια νομίσματα είναι ενεργά (EUR, USD, GBP, κ.λπ.)
- Πηγή ισοτιμίας: χειροκίνητη ή αυτόματη τροφοδοσία BNR/ECB
- Συχνότητα ενημέρωσης — ημερήσια για εταιρείες με υψηλό όγκο συναλλάγματος
Κύριες ροές εργασίας
Ροή εργασίας 1 — Εβδομαδιαία οικονομική επισκόπηση (30 λεπτά)
Δευτέρα πρωί:
1. Υπόλοιπα Λογαριασμών → συνολικά διαθέσιμα μετρητά
2. Τιμολόγια → ληξιπρόθεσμα > 30 ημέρες → συνολική αξία + λίστα πελατών
3. Τιμολόγια Προμηθευτών → λήξη σε 7 ημέρες → τι χρειάζεται να πληρωθεί
4. e-Τιμολόγιο → τιμολόγια με μη επιλυμένα σφάλματα → παρακολούθηση επίλυσης
5. Κατάσταση Τράπεζας → μη συμφωνημένες γραμμές → κλιμάκωση στον Ταμία
6. Σύγκριση εβδομαδιαίων εσόδων με στόχο → Επισκόπηση Πωλήσεων
Ροή εργασίας 2 — Έγκριση έκτακτων πληρωμών
Ο Λογιστής AP προτείνει επείγουσα πληρωμή ή απόκλιση όρου
→ Επαληθεύστε στα Τιμολόγια Προμηθευτών ότι το τιμολόγιο είναι επικυρωμένο (3-way match ✓)
→ Ελέγξτε τα διαθέσιμα μετρητά → μπορείτε να κάνετε την πληρωμή χωρίς να διακινδυνεύσετε τη ρευστότητα;
→ Αν ΝΑΙ → εγκρίνετε → Οικονομικά εκτελεί την πληρωμή
→ Αν ΌΧΙ → διαπραγματευτείτε αναβολή με προμηθευτή Ή εντοπίστε πηγή ρευστότητας
→ Τεκμηριώστε την απόφαση (σημείωση στο σύστημα έγκρισης)
Ροή εργασίας 3 — Κλείσιμο μήνα (επισκόπηση CFO)
Εβδομάδα 1 του νέου μήνα:
1. Κατάσταση Τράπεζας → υπόλοιπο CRM = υπόλοιπο τράπεζας; ✓
2. Τιμολόγια → έχουν όλα τα τιμολόγια του προηγούμενου μήνα οριστική κατάσταση;
3. e-Τιμολόγιο → 100% των B2B τιμολογίων έφτασαν στο ANAF; Σφάλματα επιλύθηκαν;
4. Εξαγωγή SAGA/WinMentor → η εξαγωγή του μήνα εκτελέστηκε χωρίς σφάλματα;
5. Επισκόπηση προκαταρκτικού Αποτελέσματος Χρήσης:
→ Έσοδα μήνα (εκδοθέντα τιμολόγια) έναντι στόχου
→ Έξοδα μήνα (τιμολόγια προμηθευτών + δαπάνες) έναντι προϋπολογισμού
→ Μεικτό περιθώριο ανά κατηγορία προϊόντος/υπηρεσίας
6. Αν προκύψουν αποκλίσεις → κλιμάκωση στον Γενικό Λογιστή για διερεύνηση
7. Υπογραφή αναφοράς κλεισίματος μήνα
Ροή εργασίας 4 — Ανάλυση πολλαπλών νομισμάτων
Εταιρεία τιμολογεί σε EUR και USD, αναφορές σε RON
→ Οικονομικά → Νομίσματα → επαληθεύστε ότι οι ισοτιμίες είναι ενημερωμένες
→ Τιμολόγια → φίλτρο κατά νόμισμα EUR → σύνολο σε EUR → μετατροπή σε RON με ισοτιμία σήμερα
→ Σύγκριση με προηγούμενο μήνα:
Αν RON ενισχύθηκε έναντι EUR → έσοδα RON μειώνονται
Αν RON αποδυναμώθηκε → έσοδα RON αυξάνονται
→ Προσαρμογή πρόβλεψης μετρητών RON
→ Αν η έκθεση σε συνάλλαγμα είναι μεγάλη → απόφαση: αντιστάθμιση ή προσαρμογή τιμών σε ξένο νόμισμα
Αναφορές διαθέσιμες στον CFO
| Αναφορά | Πού | Χρήση |
|---|---|---|
| Έσοδα έναντι Στόχου | Πωλήσεις → Επισκόπηση | Μηνιαία και τριμηνιαία απόδοση |
| Γήρανση AR | Πωλήσεις → Τιμολόγια → φίλτρο | Απαιτήσεις κατά ηλικιακή ζώνη |
| Γήρανση AP | Αγορές → Τιμολόγια Προμηθευτών | Υποχρεώσεις προς πληρωμή |
| Θέση Μετρητών | Οικονομικά → Υπόλοιπα Λογαριασμών | Τρέχουσα ρευστότητα |
| Αναφορές Αποθήκης | Αποθήκη → Αναφορές → Αποτίμηση αποθέματος | Αξία αποθέματος (δεσμευμένο κεφάλαιο) |
| Προμήθειες ομάδας | Πωλήσεις → Προμήθεια | Μεταβλητό κόστος εργασίας |
| Σταθμισμένο pipeline | Πωλήσεις → Ευκαιρίες | Πρόβλεψη μελλοντικών εσόδων |
Συμμόρφωση ANAF — ευθύνη CFO
Ως CFO, είστε ο τελικά υπεύθυνος για τη φορολογική συμμόρφωση:
| Υποχρέωση | Σύστημα | Ενέργεια αν αποκλειστεί |
|---|---|---|
| B2B e-Τιμολόγιο | Αυτόματο στο CRM | Λήξη token ANAF → Γενικός Λογιστής ανανεώνει |
| eTransport | Χειροκίνητο πριν τη μεταφορά | Σαφείς διαδικασίες για αποθήκη |
| D300 ΦΠΑ | Εξαγωγή από CRM → SAGA/WinMentor → δήλωση | Επαληθεύστε ότι η εξαγωγή του μήνα εκτελέστηκε |
| D394 | Εξαγωγή B2B συναλλαγών | Επαληθεύστε ότι όλα τα B2B τιμολόγια είναι στο σύστημα |
Βασικές μετρήσεις CFO
| KPI | Τύπος | Σήμα προειδοποίησης |
|---|---|---|
| DSO (Ημέρες Εισπράξεων) | Εκκρεμείς AR / (Μηνιαία έσοδα / 30) | > 60 ημέρες |
| DPO (Ημέρες Πληρωμών) | Εκκρεμείς AP / (Μηνιαία έξοδα / 30) | < 20 ημέρες (πληρωμή πολύ νωρίς) |
| Κύκλος Μετατροπής Μετρητών | DSO - DPO + Ημέρες Αποθέματος | Μηνιαία αύξηση = κίνδυνος ρευστότητας |
| Τρέχουσα Αναλογία | Κυκλοφορούντα στοιχεία / Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις | < 1,2 = ειδοποίηση |
| Ποσοστό συμμόρφωσης e-Τιμολογίου | B2B τιμολόγια στο ANAF / Σύνολο B2B τιμολογίων | < 100% = κίνδυνος |
| Κάλυψη μετρητών 30 ημερών | Διαθέσιμα μετρητά / Μέσες μηνιαίες δαπάνες | < 1 μήνας = επείγον |
Πρακτικές συμβουλές
Μη χρησιμοποιείτε το CRMconnect ως λογιστικό σύστημα — χρησιμοποιήστε το ως πηγή λειτουργικών δεδομένων. Το SAGA ή WinMentor κάνουν την πραγματική λογιστική. Το CRM σας δίνει δεδομένα σε πραγματικό χρόνο· το λογιστικό λογισμικό τα επισημοποιεί για τις δηλώσεις.
Ελέγχετε τη γήρανση AR εβδομαδιαίως, όχι μηνιαίως. Μια απαίτηση 45 ημερών που διαχειρίζεστε εβδομαδιαίως επιλύεται με ένα τηλεφώνημα. Μία που ανακαλύπτεται στις 90 ημέρες απαιτεί δικηγόρους.
Το σταθμισμένο pipeline είναι η καλύτερη πρόβλεψή σας. Ευκαιρίες × πιθανότητα = εκτιμώμενα έσοδα. Επισκοπήστε το με την ομάδα πωλήσεων εβδομαδιαίως για ρεαλιστική πρόβλεψη μετρητών.
Τα μετρητά είναι πραγματικότητα, το κέρδος είναι γνώμη. Μια κερδοφόρα εταιρεία μπορεί να γίνει αφερέγγυα αν οι απαιτήσεις δεν εισπραχθούν εγκαίρως. Παρακολουθείτε την ταμειακή ροή με την ίδια προτεραιότητα όπως το Αποτέλεσμα Χρήσης.