Υπεύθυνος Αγορών
Τμήμα: Προμήθειες
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Μετατροπή εγκεκριμένων αιτημάτων σε οριστικές παραγγελίες, διαχείριση της καθημερινής επιχειρησιακής ροής
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Υπεύθυνος Αγορών είναι ο επιχειρησιακός εκτελεστής του τμήματος — επεξεργάζεται εγκεκριμένα αιτήματα αγοράς, δημιουργεί ΑΠΠ και εντολές αγοράς, παρακολουθεί παραδόσεις και καταγράφει φορολογικά έγγραφα χαμηλής αξίας. Δεν διαπραγματεύεται στρατηγικά ούτε διαχειρίζεται σχέσεις προμηθευτών — εστιάζει στην ορθή και γρήγορη εκτέλεση συναλλαγών.
Μονάδες που χρησιμοποιούνται καθημερινά
| Μονάδα | Πού να τη βρείτε | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Αιτήματα Αγοράς | Προμήθειες → Αιτήματα | Καθημερινή ουρά εγκεκριμένων αιτημάτων προς επεξεργασία |
| ΑΠΠ — Αιτήματα Προσφοράς Προμηθευτή | Προμήθειες → ΑΠΠ | Δημιουργία και αποστολή αιτημάτων προσφοράς σε προμηθευτές |
| Ληφθείσες Προσφορές | Προμήθειες → Ληφθείσες Προσφορές | Καταγραφή προσφορών που λαμβάνονται από προμηθευτές |
| Εντολές Αγοράς | Προμήθειες → Παραγγελίες | Δημιουργία οριστικών παραγγελιών σε προμηθευτές |
| Προμηθευτές | Προμήθειες → Προμηθευτές | Έλεγχος στοιχείων προμηθευτή για κάθε παραγγελία |
| Κατάλογος Ειδών Προμηθευτή | Προμήθειες → Κατάλογος Προμηθευτή | Εύρεση ορθών SKU και τιμών ανά προμηθευτή |
| Αποδείξεις | Προμήθειες → Αποδείξεις | Καταγραφή αγορών μετρητοίς/κάρτας κάτω από το όριο τιμολογίου |
| Πύλη Προμηθευτών | — | Παρακολούθηση επιβεβαιώσεων και κατάστασης παράδοσης από πύλη |
Καθημερινή ρουτίνα
Πρωί — επεξεργασία εγκεκριμένων αιτημάτων
- Άνοιγμα Αιτημάτων Αγοράς → φίλτρο κατά κατάσταση "Εγκεκριμένο"
- Για κάθε εγκεκριμένο αίτημα, έλεγχος:
- Έχει καθοριστεί προτιμώμενος προμηθευτής; → εάν ναι, απευθείας στην ΕΑ
- Υπερβαίνει το ποσό το όριο αίτησης προσφοράς; → εάν ναι, δημιουργία ΑΠΠ πρώτα
- Είναι τα είδη στον κατάλογο προμηθευτή; → έλεγχος στον Κατάλογο Ειδών Προμηθευτή
- Δημιουργία της αντίστοιχης Εντολής Αγοράς ή ΑΠΠ
Κατά τη διάρκεια της ημέρας — παρακολούθηση ενεργών παραγγελιών
- Εντολές Αγοράς → φίλτρο κατάστασης "Αποσταλμένη" ή "Επιβεβαιωμένη"
- Έλεγχος στην Πύλη Προμηθευτών αν οι προμηθευτές έχουν επιβεβαιώσει παραγγελίες και ενημερώσει εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης
- Εάν ένας προμηθευτής καθυστερεί την επιβεβαίωση περισσότερο από 24ω → άμεση επικοινωνία και ενημέρωση της ΕΑ με τις πληροφορίες που λαμβάνονται
Απόγευμα — διάφορα έγγραφα
- Καταγραφή Αποδείξεων για αγορές μετρητοίς ή κάρτας κάτω από το επίσημο όριο τιμολογίου
- Έλεγχος ληφθεισών προσφορών σε ανοιχτές ΑΠΠ → ειδοποίηση Αγοραστή για σύγκριση και επιλογή
Βασικές ροές εργασίας
Ροή 1 — Εγκεκριμένο Αίτημα → Άμεση Παραγγελία (γνωστός προμηθευτής, σταθερή τιμή)
Αίτημα Αγοράς (κατάσταση: Εγκεκριμένο)
→ Έλεγχος προτιμώμενου προμηθευτή στο αρχείο αιτήματος
→ Έλεγχος τιμής στον Κατάλογο Ειδών Προμηθευτή
→ Δημιουργία Εντολής Αγοράς με είδη, ποσότητες, τιμές
→ Αποστολή ΕΑ στον προμηθευτή (email απευθείας από πλατφόρμα ή μέσω Πύλης)
→ Ο προμηθευτής επιβεβαιώνει στην Πύλη → ενημέρωση κατάστασης στην ΕΑ
→ Η αποθήκη παραλαμβάνει εμπορεύματα → καταγραφή απόδειξης
→ Άφιξη τιμολογίου προμηθευτή → παράδοση στον Λογιστή AP για αντιστοίχιση
Ροή 2 — Εγκεκριμένο Αίτημα → ΑΠΠ (προμηθευτής μη καθοριστεί ή απαιτεί προσφορά)
Αίτημα Αγοράς (κατάσταση: Εγκεκριμένο)
→ Ποσό > ορίου προσφοράς Ή προμηθευτής μη καθοριστεί
→ Δημιουργία ΑΠΠ με είδη και ποσότητες
→ Επιλογή προσκεκλημένων προμηθευτών από λίστα (ελάχιστο 2-3)
→ Αποστολή ΑΠΠ → προμηθευτές λαμβάνουν ειδοποίηση και ανταποκρίνονται στην Πύλη
→ Προσφορές εμφανίζονται στις Ληφθείσες Προσφορές
→ Παράδοση στον Αγοραστή για σύγκριση και επιλογή νικητή
→ Ο Αγοραστής επιλέγει → μετατροπή νικητήριας προσφοράς σε ΕΑ
Ροή 3 — Καταγραφή Απόδειξης (αγορά μετρητοίς/κάρτας)
Εργαζόμενος φέρνει φορολογική απόδειξη για αγορά που έγινε
→ Έλεγχος αν ο προμηθευτής υπάρχει στο σύστημα (εάν όχι → προσθήκη ελάχιστης εγγραφής)
→ Προμήθειες → Αποδείξεις → Προσθήκη
→ Συμπλήρωση: προμηθευτής, ημερομηνία, είδη, αξία, ΦΠΑ
→ Επισύναψη εικόνας/PDF απόδειξης
→ Αποθήκευση → εγγραφή διαθέσιμη για λογιστική συμφιλίωση
Ροή 4 — Νέος προμηθευτής (γρήγορη προσθήκη)
Αίτημα αγοράς από προμηθευτή που δεν υπάρχει ακόμη στο σύστημα
→ Προμήθειες → Προμηθευτές → Προσθήκη νέου προμηθευτή
→ Συμπλήρωση: επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση, υπεύθυνος επαφής, όροι πληρωμής, νόμισμα
→ Επισύναψη εγγράφων συμμόρφωσης (εάν απαιτείται)
→ Προαιρετικά: ενεργοποίηση πρόσβασης στην Πύλη Προμηθευτών (Καρτέλα Επαφές → email + κωδικός)
→ Ο προμηθευτής μπορεί πλέον να λαμβάνει ΕΑ και να ανταποκρίνεται σε ΑΠΠ
Πώς λειτουργεί η Πύλη Προμηθευτών από την οπτική σας
Όταν αποστέλλετε μια ΕΑ ή ΑΠΠ, ο προμηθευτής λαμβάνει ειδοποίηση και τη βλέπει στην Πύλη Προμηθευτών (/purchase/vendors_portal). Παρακολουθείτε από εσωτερικά:
| Τι να παρακολουθείτε | Πού |
|---|---|
| Επιβεβαίωσε ο προμηθευτής την ΕΑ; | Εντολές Αγοράς → κατάσταση |
| Ενημερώθηκε εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης; | ΕΑ → πεδίο "Εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης" |
| Υπέβαλε ο προμηθευτής προσφορά στην ΑΠΠ; | Ληφθείσες Προσφορές → φίλτρο ΑΠΠ |
| Εξέδωσε ο προμηθευτής τιμολόγιο στην πύλη; | Τιμολόγια Προμηθευτών → φίλτρο πηγής |
Σημείωση: Οι προμηθευτές μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια απευθείας από την πύλη — αυτά εμφανίζονται αυτόματα στα Τιμολόγια Προμηθευτών με κατάσταση "Ληφθέν από πύλη". Παράδοση στον Λογιστή AP για επικύρωση.
Βασικές μετρήσεις
| Μέτρηση | Τι σημαίνει | Στόχος |
|---|---|---|
| Αδύνατα αιτήματα | Εγκεκριμένα αιτήματα χωρίς ΕΑ ή ΑΠΠ δημιουργημένη | 0 στο τέλος ημέρας |
| ΕΑ χωρίς επιβεβαίωση προμηθευτή > 24ω | Αποσταλμένες παραγγελίες που δεν έχουν επιβεβαιωθεί | Ενεργή παρακολούθηση |
| ΑΠΠ χωρίς προσφορά > 3 ημέρες | Προμηθευτές που δεν ανταποκρίθηκαν | Άμεση επικοινωνία |
| Μέσος χρόνος αιτήματος → ΕΑ | Από έγκριση σε οριστική παραγγελία | < 4 ώρες (γνωστός προμηθευτής) |
Πρακτικές συμβουλές
Πάντα έλεγχος Καταλόγου Ειδών Προμηθευτή πριν τη δημιουργία ΕΑ. Η τιμή που διαπραγματεύτηκε ο Αγοραστής ενδέχεται να διαφέρει από τη βασική τιμή — λανθασμένο SKU ή παλιά τιμή δημιουργεί διαφορές στην τιμολόγηση.
Μην αποστέλλεις ΕΑ χωρίς επαλήθευση φορολογικών στοιχείων προμηθευτή. Ένας προμηθευτής με λανθασμένο ΑΦΜ ή χωρίς εγγεγραμμένο IBAN δημιουργεί προβλήματα πληρωμής.
Σαφής σήμανση ΑΠΠ που απαιτούν απόφαση Αγοραστή. Μην επιλέγεις τον νικητήριο προμηθευτή μόνος σου αν δεν έχεις την εξουσιοδότηση — προώθηση των προσφορών και αναμονή επιβεβαίωσης.
Αποδείξεις που καταγράφονται εγκαίρως αποφεύγουν αποκλίσεις συμφιλίωσης. Μην τις αφήνεις να συσσωρεύονται — καταγράψτε τις την ίδια ημέρα ή το αργότερο την επόμενη.