Referent nabavke
Odeljenje: Nabavka
Nivo: Operativni
Primarni cilj: Pretvaranje odobrenih zahteva u čvrste narudžbenice, upravljanje svakodnevnim operativnim tokom
Šta radi ova uloga
Referent nabavke je operativni izvršilac odeljenja — obrađuje odobrene zahteve za nabavku, kreira RFQ-ove i narudžbenice, prati isporuke i evidentira fiskalne dokumente niske vrednosti. Ne pregovara strateški niti upravlja odnosima s dobavljačima — fokusira se na ispravno i brzo izvršavanje transakcija.
Moduli koji se koriste svakodnevno
| Modul | Gde se nalazi | Za šta se koristi |
|---|---|---|
| Zahtevi za nabavku | Nabavka → Zahtevi | Dnevni red odobrenih zahteva za obradu |
| RFQ — Zahtevi za ponudu | Nabavka → RFQ | Kreiranje i slanje zahteva za ponudu dobavljačima |
| Primljene ponude | Nabavka → Primljene ponude | Evidentiranje ponuda primljenih od dobavljača |
| Narudžbenice | Nabavka → Narudžbenice | Kreiranje čvrstih narudžbina dobavljačima |
| Dobavljači | Nabavka → Dobavljači | Provera podataka dobavljača za svaku narudžbu |
| Katalog artikala dobavljača | Nabavka → Katalog dobavljača | Pronalaženje ispravnih SKU-ova i cena po dobavljaču |
| Fiskalni računi | Nabavka → Računi | Evidentiranje gotovinskih/karticnih kupovine ispod praga fakturisanja |
| Portal dobavljača | — | Praćenje potvrda i statusa isporuke iz portala |
Dnevna rutina
Jutro — obrada odobrenih zahteva
- Otvoriti Zahteve za nabavku → filter po statusu "Odobreno"
- Za svaki odobreni zahtev, proveriti:
- Da li je naveden preferirani dobavljač? → ako da, ići direktno na NP
- Da li iznos prelazi prag za prikupljanje ponuda? → ako da, prvo kreirati RFQ
- Da li su artikli u katalogu dobavljača? → proveriti Katalog artikala dobavljača
- Kreirati odgovarajuću Narudžbenicu ili RFQ
Tokom dana — praćenje aktivnih narudžbi
- Narudžbenice → filter status "Poslato" ili "Potvrđeno"
- Proveriti u Portalu dobavljača da li su dobavljači potvrdili narudžbenice i ažurirali procenjeni datum isporuke
- Ako dobavljač kasni s potvrdom više od 24h → kontaktirati direktno i ažurirati NP s primljenim informacijama
Posle podne — razni dokumenti
- Evidentirati Fiskalne račune za gotovinske ili karticne kupovine ispod praga formalne fakture
- Proveriti primljene ponude na otvorenim RFQ-ovima → obavestiti Kupca za poređenje i izbor
Ključni tokovi rada
Tok rada 1 — Odobren zahtev → Direktna narudžba (poznat dobavljač, fiksna cena)
Zahtev za nabavku (status: Odobreno)
→ Proveriti preferiranog dobavljača u zapisu zahteva
→ Proveriti cenu u Katalogu artikala dobavljača
→ Kreirati Narudžbenicu sa artiklima, količinama, cenama
→ Poslati NP dobavljaču (e-pošta direktno iz platforme ili putem Portala)
→ Dobavljač potvrđuje u Portalu → ažurirati status u NP
→ Magacin prima robu → evidentira prijem
→ Faktura dobavljača stiže → predati Računovođi AP za podudaranje
Tok rada 2 — Odobren zahtev → RFQ (dobavljač nije naveden ili treba ponuđivanje)
Zahtev za nabavku (status: Odobreno)
→ Iznos > prag za ponuđivanje ILI dobavljač nije naveden
→ Kreirati RFQ sa artiklima i količinama
→ Izabrati pozvane dobavljače sa liste (minimum 2–3)
→ Poslati RFQ → dobavljači primaju obaveštenje i odgovaraju u Portalu
→ Ponude se pojavljuju u Primljenim ponudama
→ Predati Kupcu za poređenje i izbor pobednika
→ Kupac bira → vi konvertujete pobedničku ponudu u NP
Tok rada 3 — Evidentiranje fiskalnog računa (gotovinska/karticna kupovina)
Zaposleni donosi fiskalni račun za izvršenu kupovinu
→ Proveriti da li dobavljač postoji u sistemu (ako ne → dodati minimalni zapis)
→ Nabavka → Fiskalni računi → Dodaj
→ Popuniti: dobavljač, datum, artikli, vrednost, PDV
→ Priložiti sliku/PDF računa
→ Sačuvati → unos dostupan za računovodstveno usklađivanje
Tok rada 4 — Novi dobavljač (brzo dodavanje)
Zahtev za nabavku od dobavljača koji još nije u sistemu
→ Nabavka → Dobavljači → Dodaj novog dobavljača
→ Popuniti: naziv, PIB, adresa, kontakt osoba, uslovi plaćanja, valuta
→ Priložiti dokumente usklađenosti (ako se zahteva)
→ Opciono: aktivirati pristup Portalu dobavljača (kartica Kontakti → e-pošta + lozinka)
→ Dobavljač sada može primati NP-ove i odgovarati na RFQ-ove
Kako Portal dobavljača funkcioniše iz vaše perspektive
Kada pošaljete NP ili RFQ, dobavljač prima obaveštenje i vidi ga u Portalu dobavljača (/purchase/vendors_portal). Vi pratite iznutra:
| Šta pratiti | Gde |
|---|---|
| Da li je dobavljač potvrdio NP? | Narudžbenice → status |
| Ažuriran procenjeni datum isporuke? | NP → polje "Procenjeni datum isporuke" |
| Da li je dobavljač podneo ponudu na RFQ? | Primljene ponude → filter RFQ |
| Da li je dobavljač izdao fakturu u portalu? | Fakture dobavljača → filter izvora |
Napomena: Dobavljači mogu direktno izdavati fakture iz portala — one se automatski pojavljuju u Fakturama dobavljača sa statusom "Primljeno iz portala". Predati Računovođi AP na validaciju.
Ključne metrike
| Metrika | Šta znači | Cilj |
|---|---|---|
| Neobrađeni zahtevi | Odobreni zahtevi bez kreirane NP ili RFQ | 0 na kraju dana |
| NP-ovi bez potvrde dobavljača > 24h | Poslate narudžbenice koje još nisu potvrđene | Aktivno praćenje |
| RFQ-ovi bez ponude > 3 dana | Dobavljači koji nisu odgovorili | Direktan kontakt |
| Prosečno vreme zahtev → NP | Od odobrenja do čvrste narudžbenice | < 4 sata (poznat dobavljač) |
Praktični saveti
Uvek proveriti Katalog artikala dobavljača pre kreiranja NP-a. Cena pregovorana od strane Kupca može se razlikovati od standardne cene — pogrešan SKU ili stara cena generišu sporove pri fakturisanju.
Ne slati NP bez provere poreskih podataka dobavljača. Dobavljač sa pogrešnim PIB-om ili bez registrovanog IBAN-a stvara probleme pri plaćanju.
Jasno označiti RFQ-ove koji zahtevaju odluku Kupca. Ne birati pobedničkog dobavljača sami ako nemate ovlašćenje — proslediti ponude i čekati potvrdu.
Fiskalni računi evidentirani na vreme izbegavaju neslaganja u usklađivanju. Ne dopuštati da se akumuliraju — evidentirati ih isti dan ili najkasnije sledećeg dana.