Sistemski administrator — CRMconnect

Odeljenje: IT / Admin
Nivo: Viši / Tehničko upravljanje
Primarni cilj: Platforma radi ispravno, svi korisnici imaju odgovarajući pristup, podaci su bezbedni i celoviti

Šta radi ova uloga

Sistemski administrator je tehnički vlasnik CRMconnect instance. Konfiguriše platformu pri pokretanju, upravlja korisnicima i dozvolama, prati zdravlje sistema, integriše CRMconnect s eksternim sistemima i osigurava bezbednost podataka. Jedina je osoba s punim pristupom (admin = 1) i odgovoran je za sve što se tiče tehničkog rada.

Detaljna tehnička dokumentacija (stack, bezbednost, Kubernetes, GDPR, API): IT / Vodič za administratora

Moduli kojima upravlja

Inicijalno podešavanje — kompletna lista za proveru

Pri prvoj konfiguraciji instance, radite kroz ove korake redom:

Korak 1 — Podaci kompanije (`/admin/settings`)

Tab Opšte:
  ✓ Naziv kompanije
  ✓ Logo svetli mod (PNG, maks. 300px širine)
  ✓ Logo tamni mod (verzija za tamnu temu)
  ✓ Favicon (32×32px)
  ✓ Puna fizička adresa (pojavljuje se na PDF fakturama)
  ✓ Širina PDF loga (širina loga na dokumentima)

Tab Email (SMTP):
  ✓ email_protocol = smtp
  ✓ smtp_host (npr. smtp.gmail.com ili mail.company.com)
  ✓ smtp_port: 587 (TLS) ili 465 (SSL)
  ✓ smtp_email (adresa Od)
  ✓ smtp_username + smtp_password
  ✓ TEST: Dugme Pošalji testni email → potvrditi da stiže

Tab Lokalizacija:
  ✓ Podrazumevani jezik
  ✓ Vremenska zona (KLJUČNO za ispravne vremenski žigove)
  ✓ Format datuma (DD/MM/YYYY za RO, MM/DD/YYYY za US)
  ✓ Separator hiljada / decimala (prema lokalnom standardu)

Tab Cron:
  ✓ Cron URL konfigurisan na serveru
  ✓ Proveriti da se last_run ažurira svaki minut

Bitni cron job. Bez aktivnog crona, ovo neće raditi: periodično fakturisanje, WooCommerce sinhronizacija, Marketing automatizacija, obaveštenja o isteku. Konfiguracija servera: * * * * * curl -s "https://company.com/cron/index" > /dev/null

Korak 2 — Organizaciona struktura

1. /admin/departments → kreirati odeljenja kompanije
   (s namjenskim email adresama za rutiranje tiketa)

2. /admin/roles → kreirati uloge po funkciji posla:
   - Prodajni agent, AR računovođa, Operator magacina, itd.
   - Princip: minimalne privilegije — strogo neophodan pristup

3. /admin/staff → dodati sve korisnike:
   - Jedinstveni email (= korisničko ime)
   - Uloga dodeljena iz liste kreirane u koraku 2
   - Poslati email dobrodošlice s linkom za postavljanje lozinke

Korak 3 — Finansijska konfiguracija

/admin/taxes → stope PDV-a (19%, 9%, 5%, 0%, prenosivost poreske obaveze)
/admin/currencies → korišćene valute + kursevi
/admin/paymentmodes → prihvaćeni načini plaćanja
/admin/billing/config → numeričke serije za fakture/ponude/ugovore

Korak 4 — Bezbednost

/admin/authenticator_2fa → aktivirati 2FA za sve administratore
/admin/roles → proveriti da nijedna nema više dozvola nego što uloga zahteva
Komunicirati svim korisnicima: privremena lozinka mora biti promenjena pri prvom prijavljivanju

Korak 5 — Prilagođena polja (ako je potrebno)

/admin/custom_fields → dodati polja specifična za posao:
   npr. na Potencijalnim klijentima: Industrija, Br. zaposlenih, Procenjeni budžet
   npr. na Klijentima: PIB, Matični broj, ERP šifra klijenta
   npr. na Fakturama: Br. narudžbine kupca, Referenca projekta

Korak 6 — Integracije

API tokeni (/admin/api/api_management):
   → Kreirati jedan token po eksternoj integraciji
   → Eksplicitno imenovan (npr. "Zapier - Leads", "Mobilna aplikacija", "ERP sinhronizacija")
   → Token prikazan samo jednom — odmah kopirati

Webhookovi (/admin/webhooks):
   → Konfigurisati za svaki eksterni sistem koji treba obaveštenja
   → Testirati s debug_mode = 1 pre aktiviranja

Email Pipe (za tikete):
   → Prosleđivanje email-a odeljenja → pipe.php konfigurisan na serveru
   → Testirati s pravim emailom

Upravljanje korisnicima

Novi zaposleni

/admin/staff → Dodaj osoblje
  → Email (jedinstven u sistemu)
  → Uloga: odabrati iz liste uloga
  → Odeljenje(a): može biti u više
  → Označiti "Pošalji email dobrodošlice"
  → Sačuvati

Proveriti:
  → Da li se korisnik može prijaviti?
  → Da li vidi ispravne module za svoju ulogu?
  → Da li NE vidi module kojima ne treba imati pristup?

Odlazeći zaposleni (offboarding)

ODMAH po odlasku (isti dan):
  /admin/staff → otvoriti zapis → postaviti Aktivan = 0

Nikad ne brisati zaposlenog — deaktivirati!
Ako obrišete → sistem forsira preraspoređivanje SVIH njihovih zapisa
(tiketi, zadaci, potencijalni klijenti, projekti) na drugog korisnika kojeg odaberete.

Sledeće: proveriti i opozvati povezani pristup:
  → Korporativni email
  → VPN
  → Drugi eksterni sistemi s API tokenima koje su oni generisali

Ograničenja licenciranja

Ako dobijete grešku pri aktiviranju novog korisnika → licenca je dostigla granicu mesta (MEMBERS_INCLUDED + extra_seats):

• Deaktivirati neaktivan nalog (active = 0) — oslobađa mesto
• Ili kontaktirati CRMconnect za kupovinu dodatnih mesta

Uloge i dozvole — ispravna konfiguracija

Struktura hijerarhije pristupa

Admin (admin = 1) → pun pristup, dozvole SE NE PROVERAVAJU
       ↓
Osoblje s Ulogom → nasleđuje dozvole uloge
       ↓
Kontakt klijenta → odvojene dozvole (klijentski portal)

Vrste dozvola po modulu

Preporučene standardne uloge

Prodajni agent:
  Potencijalni klijenti: view_own + create + edit
  Klijenti: view + create
  Ponude: view + create + edit
  Fakture: view_own
  Podešavanja: ✗ (bez pristupa)

AR računovođa:
  Fakture: view + edit
  Plaćanja: view + create
  Bankarski izvodi: view + create
  Klijenti: view
  Podešavanja: ✗

Operator magacina:
  Magacin (svi podmoduli): view + create + edit
  Prodajne narudžbine: view
  Nabavka: view
  Podešavanja: ✗

HR administrator:
  Osoblje: view + create + edit
  HR profil: view + create + edit
  Regrutacija: view + create + edit
  Platni spisak: view + create + edit
  Podešavanja: ✗

Individualni izuzetci od dozvola

Ako zaposleni treba drugačije dozvole od svoje uloge:

• Zapis osoblja → tab Dozvole → postaviti individualne izuzetke
• Izuzetak ima prioritet nad opštom ulogom

Svakodnevno i nedeljno praćenje

Svakodnevno (5 minuta)

/admin/utilities → Red emailova:
  → Blokirani emailovi? → Obradi sve ili istražiti grešku

/admin/utilities → pipe_log (ako koristite email pipe za tikete):
  → Greške uvoza? → proveriti konfiguraciju prosleđivanja

/admin/webhooks → Logs (ako postoje aktivni webhookovi):
  → Neuspeli zahtevi? → proveriti URL odredišta

Nedeljno (15–20 minuta)

/admin/utilities/activity_log:
  → Neobične akcije? (masovna brisanja, pristup u neobično vreme)
  → Prijavljivanja s nepoznatih IP adresa?

/admin/api/api_management:
  → API tokeni s neočekivano visokom upotrebom?
  → Tokeni neaktivni > 6 meseci → deaktivirati ih

/admin/staff → filter last_login:
  → Aktivni korisnici koji se nisu prijavili 90+ dana → proceniti deaktivaciju

Status 2FA (/admin/authenticator_2fa/userlist):
  → Da li svi administratori imaju aktiviran 2FA? Ako ne → podsetiti ili prisiliti

Integracije — API i Webhookovi

Upravljanje API-jem

Za svaku novu integraciju:
  /admin/api/api_management → Dodaj token
  → Eksplicitno ime: "[Sistem] - [Svrha]" (npr. "Make.com - Sinhronizacija potencijalnih klijenata")
  → Asocirano osoblje: namjenski korisnik integracije (ne vaš lični nalog)
  → Odmah kopirati token (prikazan samo jednom)
  → Bezbedno poslati token primaocu

Pri odlasku zaposlenog koji je imao tokene:
  → Identifikovati sve tokene asocirane s njima → deaktivirati ih
  → Kreirati nove tokene i ažurirati integracije

Webhookovi

Kada konfigurirate novi webhook:
  1. Dodati webhook s URL-om odredišnog sistema
  2. Odabrati entitet (Potencijalni klijent, Faktura, Tiket, itd.) i događaje (kreiran, ažuriran, obrisan)
  3. Privremeno aktivirati debug_mode = 1
  4. Poslati testni događaj
  5. Proveriti Logs da je zahtev stigao i da je odgovor 200 OK
  6. Isključiti debug_mode = 1 (inače logovi brzo rastu)

Automatizacija tokova rada — konfiguracija internih tokova

/admin/workflow_automation → Dodaj automatizaciju

Struktura:
  Okidač: koji događaj je pokreće (Kreiran potencijalni klijent, Promenjen status tiketa, itd.)
  Uslov: dodatni filteri (npr. samo potencijalni klijenti iz izvora X)
  Akcija: šta se izvršava (obaveštenje, kreiran zadatak, poslan email, promenjen status)

Standardni primeri za konfiguraciju pri inicijalnom podešavanju:
  1. Hitan potencijalni klijent → trenutno obaveštenje Menadžeru prodaje
  2. Novi tiket → obaveštenje agentu odeljenja
  3. Ugovor ističe za 60 dana → zadatak obnavljanja za KAM
  4. Faktura dospela > 30 dana → automatski email podsjetnik
  5. Kreiran novi zaposleni → zadatak uvođenja za HR

Uvoz podataka

Masovni Excel uvoz

/admin/excel_import → odabrati modul (Potencijalni klijenti, Klijenti, Proizvodi, itd.)
→ Preuzeti Excel šablon
→ Popuniti podatke u šablonu (ne menjati strukturu kolona!)
→ Upload fajla
→ Sistem validira → prikazuje greške red po red
→ Potvrditi uvoz

Pre svakog velikog uvoza:
  → Napraviti rezervnu kopiju eksporta postojećih podataka
  → Uvesti 10 testnih redova pre punog fajla
  → Proveriti da su podaci ispravno uneti

Prilagođena polja — brzi vodič

/admin/custom_fields → Entitet → Dodaj polje

Važne opcije:
  required: obavezno pri kreiranju (razmislite pažljivo — ne može se isključiti retroaktivno bez nedostajućih podataka)
  show_on_pdf: polje se pojavljuje na PDF fakturama/ugovorima
  show_on_client_portal: kupac vidi polje u svom portalu
  only_admin: polje vidljivo samo administratorima
  bs_column: širina u formularu (6 = pola širine, 12 = puna širina)

Preporučene vrste po svrsi:
  Eksterni kod/referenca → text (kratki)
  Kategorija/Status → select (dropdown s predefinisanim vrednostima)
  Datum isteka → date_picker
  Duge napomene → textarea
  Da/Ne → checkbox

Bezbednost — stalna lista za proveru

GDPR — zahtevi za prava

Gde: /admin/gdpr

Kada primite zahtev za GDPR prava:

Pravo pristupa / Prenosivost:
  → GDPR → identifikovati osobu
  → Eksportovati sve podatke asocirane s njihovim emailom/ID-om
  → Poslati podatke u strukturiranom formatu (JSON/CSV)
  → Zakonski rok: 30 dana od prijema zahteva

Pravo na brisanje (pravo na zaborav):
  → GDPR → Zahtev za brisanje → uneti email
  → Sistem anonimizuje: zamenjuje lične podatke s [OBRISANO]
  → Istorija transakcija ostaje (za zakonske fiskalne obaveze)
  → Dokumentovati zahtev i datum obrade

Menadžer timskih lozinki

Gde: /admin/team_password

Bezbedno čuvanje deljenih timskih lozinki (pristup društvenim mrežama, nalozi eksternih servisa, deljeni akreditivi, itd.):

• Lozinke organizovane po kategoriji
• Pristup kontrolisan po ulozi/odeljenju
• Vidljivost odvojena od ličnih lozinki zaposlenih

Metrike zdravlja sistema

Praktični saveti

Princip minimalnih privilegija je vaša zaštita. Ako zaposleni ima pristup nečemu i napravi grešku, vi ste odgovorni za dodeljivanje tog pristupa. Konfigurisite uloge restriktivno i prilagođavajte po potrebi — ne permisivno i ograničavajte kasnije.

Nikad admin = 1 za servisne naloge. API tokeni i nalozi integracija treba da budu normalno Osoblje s ograničenim ulogama — ne Super Admin. Kompromitovani token s admin pravima je katastrofalan.

Testirajte SMTP posle svake promene akreditiva. Netačan SMTP znači da platforma ne šalje emailove (fakture, obaveštenja, resetovanje lozinke) — i nećete odmah znati. Dugme Test šalje verifikacioni email.

Dokumentujte svaki kreiran API token. Koristite jasna imena: "Make.com - Leads 2026" ne "Token 1". Kada treba opozvati ili zameniti, tačno znate šta je pogođeno.

Rezervna kopija pre svakog velikog uvoza. Neispravan uvoz od 10.000 redova teško se poništava. 5 minuta rezervne kopije štedi sate ručnog čišćenja.