Pravno Odeljenje

Pokrivene uloge: Pravnik · Pravni savetnik · DPO (Službenik za zaštitu podataka) · Menadžer usklađenosti
Primarni moduli: Ugovori · Upravljanje dokumentima · GDPR · Ponude · HR ugovori · Ugovori o nabavci · Automatizacija radnih tokova

Za koga je ovaj vodič

Mapa pravnih dokumenata u CRMConnect-u

UGOVORI (4 vrste)
  ├── Dokumenta klijenata       /admin/contracts
  │     Klijent → digitalni ili ručni potpis
  ├── Dokumenta dobavljača      /admin/contracts_vendor
  │     Dobavljač → digitalni ili ručni potpis
  ├── Dokumenta prilike         /admin/contracts_opportunity
  │     Potencijalni klijent/Prilika → predugovorna obaveza
  └── HR ugovori                /admin/hr_profile/contracts
        Zaposleni → individualni ugovor o radu

INTERNA DOKUMENTA
  └── Upravljanje dokumentima   /admin/document_management
        Višenivovsko interno odobrenje → elektronski potpis

KOMERCIJALNE PONUDE (kvaziugovor)
  └── Ponude                    /admin/proposals
        Digitalno prihvatanje/potpisivanje klijenta → kvaziugovorna snaga

USKLAĐENOST I GDPR
  └── GDPR                      /admin/gdpr
        Saglasnosti, zahtevi za brisanje, pravo na zaborav

Preporučena dnevna rutina

Jutro (15–20 min)

1. Ugovori koji ističu za 30 / 60 dana
/admin/contracts → filter dateend između danas i danas + 60 dana
Pokrenite proces obnove ili pošaljite klijentu obaveštenje.

2. Dokumenta koja čekaju vaše odobrenje
/admin/document_management → filter dokumenata sa approval = 0 gde ste vi odobravač
Pregledajte i odobrite ili vratite sa komentarima.

3. Poslati ali nepotpisani ugovori
/admin/contracts → filter signed = 0 I marked_as_signed = 0 I poslato
Pratite potpisivanje i kontaktirajte klijenta po potrebi.

4. GDPR zahtevi na čekanju
/admin/gdpr → nerešeni zahtevi za brisanje ili izvoz podataka
Obradite u zakonskim rokovima (30 dana).

Tokom sedmice

• Ponedeljak: Pregledajte ugovore koje je nedavno kreirao prodajni tim — proverite standardne klauzule
• Sreda: Odobrite interna dokumenta iz Upravljanja dokumentima
• Petak: Izveštaj o statusu ugovora — koliko potpisano, koliko na čekanju, koliko ističe ovog meseca

Vrste ugovora i gde ih naći

1. Dokumenta klijenata

Gde: /admin/contracts

Ugovori sa klijentima — NDA-ovi, sporazumi o uslugama, okvirni ugovori, aneksi.

Ključna polja:

2. Dokumenta dobavljača

Gde: /admin/contracts_vendor

Identična struktura klijentskim ugovorima, ali vezana za zapis dobavljača. Uključuje ugovore o nabavci, NDA-ove dobavljača, sporazume o eksternim uslugama.

3. Dokumenta prilike

Gde: /admin/contracts_opportunity

Ugovori priloženi potencijalnom klijentu ili prilici — pisma o namerama (LOI), predugovorni sporazumi. Vezani za tblleads umesto za tblclients.

4. HR ugovori

Gde: /admin/hr_profile/contracts

Individualni ugovori o radu, aneksi o platama, potpisani opisi radnih mesta. Odvojena funkcionalnost sa poljem za spajanje specifičnim za zaposlene i namenskim PDF-om.

Predlošci ugovora

Gde: /admin/contracts/templates

Kreiranje predloška

1. Napišite sadržaj ugovora u HTML/rich text editoru
2. Umetnite polja za spajanje — polja koja se automatski popunjavaju kada se generiše ugovor

Dostupna polja za spajanje

Podaci ugovora:

Podaci klijenta:

Podaci kompanije i ostalo:

Vrste ugovora

Gde: /admin/contracts/types

Klasifikujte ugovore po vrsti radi organizacije i izveštavanja: NDA, Sporazum o uslugama, Okvirni ugovor, Aneks, Addendum, SLA, Licenca, Partnerstvo.

Tok potpisivanja — kompletni vodič

Korak 1: Priprema i slanje

Ugovor pripremljen (iz predloška ili od nule)
  ↓
Opciono: Interno odobrenje (Pravni pregledava pre slanja)
  ↓
Dugme "Pošalji" → automatski email klijentu sa:
  - Jedinstvenim linkom: https://company.com/contract/{hash}
  - Priloženim PDF-om (ako je konfigurisano)
  - Prilagođenom porukom iz predloška emaila

Korak 2: Klijent potpisuje digitalno

Klijent pristupa linku (bez autentifikacije — heš je autentifikacija):

1. Čita ugovor u pregledaču (HTML ili PDF)
2. Crta potpis (canvas ekran osetljiv na dodir ili miš)
3. Popunjava: Ime, Prezime, Email (ako nije unapred popunjeno)
4. Klikne Potpiši i prihvati

Korak 3: Hvatanje revizijskog traga — šta se evidentira

Pri potpisivanju, sistem automatski evidentira:

Pravna vrednost: Kombinacija IP + vremenski žig + ime + slika potpisa čini elektronski dokaz prihvatanja. Nije ekvivalentan kvalifikovanom elektronskom potpisu (QES) po eIDAS-u, ali ima dokaznu vrednost.

Korak 4: Obaveštenje osoblja

Pri potpisivanju → automatski email poslan internom timu (Contract_signed_to_staff.php) sa:

• Identifikacijom ugovora
• Detaljima potpisnika
• Linkom na ugovor u CRM-u

Ručno potpisivanje (marked_as_signed)

Ako je ugovor potpisan fizički (papir + skeniran) ili putem drugog eksternog metoda:

• Iz otvorenog ugovora → Označi kao potpisano → marked_as_signed = 1
• Ne beleži digitalni potpis, ali blokira izmenu

Zaključavanje izmene posle potpisivanja

Kada signed = 1 ILI marked_as_signed = 1:

• Polja ugovora su samo za čitanje — ne mogu se menjati
• Svaka izmena zahteva Addendum (novi ugovor vezan putem parent_id)

Obnove ugovora

Gde: Iz otvorenog ugovora → Obnovi

Šta radi funkcija obnove

Metoda renew() kreira zapis u tblcontract_renewals:

Opcije pri obnovi:

• Zadrži potpis (renew_keep_signature = 1) → postojeći potpis ostaje
• Resetuj potpis (renew_keep_signature = 0) → signed = 0, ugovor mora biti ponovo potpisan od klijenta
• Zastavica isexpirynotified se resetuje na 0 → podsetnici o isteku biće ponovo poslani u novom roku

Istorija obnova

Sve obnove su pohranjene u tblcontract_renewals — možete videti kompletnu istoriju obnova sa vrednostima i periodima, uključujući ko je izveo svaku obnovu.

Praćenje isteka

Automatsko obaveštenje o isteku

Sistem dnevno proverava (putem cron posla) ugovore sa dateend < trenutni_datum:

• Email poslan klijentskim kontaktima sa contract_emails = 1
• Predložak: Contract_expiration_reminder_to_customer
• Interni predložak: Contract_expiration_reminder_to_staff
• Zastavica isexpirynotified = 1 postavljena posle slanja (sprečava ponovno slanje)

Automatizacija radnih tokova — proaktivno upozorenje

Konfigurisati u Automatizaciji radnih tokova upozorenje 30 / 60 dana pre:

Okidač: dateend − 60 dana
  → Akcija: Zadatak "Pokrenuti obnovu ugovora [X]" → Odgovorni pravnik
  → Akcija: Podsetnik email → Klijent

Okidač: dateend − 30 dana (ako nije obnovljeno)
  → Akcija: Hitan zadatak "Ugovor ističe za 30 dana — potrebna akcija"
  → Akcija: Obaveštenje pravnom menadžeru

Izveštaj o ugovorima — korisni filteri

Komentari i komunikacija na ugovorima

Gde: Kartica Komentari iz otvorenog ugovora

Dvosmerna komunikacija

Polja komentara:

• staffid — Ko je komentarisao (null = komentar klijenta)
• content — Tekst komentara
• dateadded — Vremenski žig

Pravna upotreba: Razjašnjenja klauzula, pregovori o uslovima, potvrde prijema — sve arhivirano u niti ugovora sa vremenskim žigom i autorom.

Addendumi i aneksi

Ugovori mogu formirati hijerarhije putem polja parent_id:

Okvirni ugovor #1 (nadređeni)
  ├── Aneks br. 1 — Tehničke specifikacije (parent_id = 1)
  ├── Aneks br. 2 — Cene (parent_id = 1)
  └── Addendum br. 1 — Izmena klauzule (parent_id = 1)

Svaki addendum prati isti tok potpisivanja kao i glavni ugovor.

Upravljanje dokumentima — interni tokovi odobrenja

Gde: /admin/document_management

Kada koristiti Upravljanje dokumentima vs. Ugovore

Struktura fascikli

Organizujte dokumenta u stablo fascikli sa dozvolama po fascikli:

📁 Aktivni ugovori/
   📁 Klijenti 2026/
   📁 Dobavljači 2026/
📁 Pravni predlošci/
   📄 Standardni NDA.docx
   📄 Okvirni ugovor o uslugama.docx
📁 Interna dokumenta/
   📁 HR politike/
   📁 Procedure usklađenosti/
📁 Arhiva/
   📁 Istekli ugovori 2025/

Višenivovni tok odobrenja

Konfiguracija: Iz podešavanja Upravljanja dokumentima → Tokovi odobrenja

Dokument kreiran/otpremljen
  ↓
Odobravač 1 obavešten (npr. Menadžer odeljenja)
  → Odobrava → prelazi na sledeći nivo
  → Odbija → povratne informacije kreatoru (polje napomene)
  ↓
Odobravač 2 obavešten (npr. Pravni direktor)
  → Odobrava → dokument KONAČNO ODOBREN (approve = 1)
  → Opciono: automatski premešten u drugu fasciklu (folder_after_approval)

Verzionisanje dokumenata

Svaka izmena dokumenta kreira novu verziju u tblmg_file_versions. Možete:

• Pregledati kompletnu istoriju verzija
• Vratiti se na prethodnu verziju
• Preuzeti bilo koju verziju iz arhive

Podsetnici za dokumenta na čekanju

Konfigurišite automatske podsetnike za odobravače koji nisu odgovorili (tblmg_remiders):

• Email sa direktnim linkom na dokument
• Prilagođena poruka
• Specifičan datum slanja

Revizijska evidencija dokumenata

Tabela tblmg_audit_logs automatski evidentira sve akcije na dokumentima u Upravljanju dokumentima sa: user_id, user_name, action, item_id, date.

GDPR — Usklađenost ličnih podataka

Gde: /admin/gdpr

Saglasnosti (Praćenje saglasnosti)

Tabela tblconsent_purposes — vrste obrade za koje tražite saglasnost:

• Email marketing
• Prenos podataka partnerima
• Korišćenje podataka za analitiku
• Kolačići za praćenje

Tabela tblconsents — individualni zapisi saglasnosti:

Zahtevi za brisanje podataka (Pravo na zaborav)

Tabela tblgdpr_requests:

Pravni proces:

1. Klijent / potencijalni klijent zahteva brisanje podataka (sa portala ili emailom)
2. DPO prima zahtev u /admin/gdpr
3. DPO proverava da li postoje ugovorene ili zakonske obaveze koje sprečavaju brisanje
4. Ako je brisanje moguće → zapis je anonimizovan ili obrisan
5. Odgovor poslat osobi u roku od 30 dana (GDPR obaveza)

Važno: Biblioteka Gdpr_contracts.php implementira anonimizaciju/brisanje ugovornih podataka — lična polja se brišu ili zamenjuju anonimnim podacima, ugovor ostaje u arhivi bez identifikacijskih podataka.

Pravo na prenosivost

Izvoz podataka za kontakt/potencijalnog klijenta može se izvršiti iz zapisa klijenta ili potencijalnog klijenta — uključuje sve aktivnosti, dokumente i podatke pohranjene u sistemu.

Ponude kao kvaziugovorni instrument

Gde: /admin/proposals

Ponuda koju je klijent digitalno prihvatio beleži:

Prihvaćena ponuda može biti konvertovana u formalni ugovor ili može poslužiti kao dokaz komercijalnog sporazuma pre potpisivanja stvarnog ugovora.

Odredbe i uslovi: Polje terms na ponudama omogućava uključivanje standardnih pravnih klauzula (T&U) direktno u dokument poslan klijentu.

Prilagođena polja za pravne potrebe

Gde: /admin/custom_fields (samo admin)

Administrator može dodati prilagođena polja na ugovorima za specifične pravne podatke:

Kompletan revizijski trag — šta se evidentira

CRMConnect održava automatsku evidenciju svih akcija na pravnim dokumentima:

Evidencija aktivnosti ugovora

HR ugovori — zaposleni

Gde: /admin/hr_profile/contracts

Razlike od klijentskih ugovora

Funkcionalnosti specifične za HR ugovor

• Uvoz iz XLSX — može uvesti ugovore u grupnoj obradi
• Tabela plate u PDF-u — strukturisani prikaz komponenti plate
• Posebna polja za spajanje — Hr_contract_merge_fields uključuje specifična polja: funkcija, odeljenje, plata, datum zaposlenja, probni period

Preporučene pravne automatizacije

Konfigurabilno u Automatizaciji radnih tokova (/admin/workflow_automation):

Interna obaveštenja — komunikacija pravnih politika

Gde: /admin/announcements

Pravni tim može objaviti interna obaveštenja za:

• Nove politike privatnosti
• Relevantne zakonodavne izmene
• Nove procedure potpisivanja
• Upozorenja o usklađenosti (npr. novi GDPR zahtevi, poreske izmene)

Obaveštenja se pojavljuju kada se svi korisnici prijave u CRM i ostaju vidljiva do potvrde (dismiss).

Preporučene dozvole za pravni tim

Zatražite od administratora na /admin/roles:

Brze reference

Radni tokovi: Odobrenje ugovora + Potpis · Lead → Gotovina · Regrutovanje do obračuna plata

Moduli: Ugovori · Upravljanje dokumentima · GDPR · Ponude · HR profil · Ugovori o nabavci · Prilagođena polja · Uslužni programi · Obaveštenja

Srodna odeljenja: Odeljenje prodaje · VRM — Odnosi sa dobavljačima · Finansijsko odeljenje · HR odeljenje

← Povratak na vodiče po odeljenjima