Departament Juridic

Roluri acoperite: Jurist · Consilier Juridic · DPO (Data Protection Officer) · Manager Conformitate
Module principale: Contracts · Document Management · GDPR · Proposals · HR Contracts · Purchase Contracts · Workflow Automation

Cine sunt utilizatorii acestui ghid

Harta documentelor juridice în CRMConnect

CONTRACTE (4 tipuri)
  ├── Documente Clienți      /admin/contracts
  │     Client → semnătură digitală sau manuală
  ├── Documente Furnizori    /admin/contracts_vendor
  │     Furnizor → semnătură digitală sau manuală
  ├── Documente Oportunități /admin/contracts_opportunity
  │     Lead/Oportunitate → angajament pre-vânzare
  └── Contracte HR           /admin/hr_profile/contracts
        Angajat → contract individual de muncă (CIM)

DOCUMENTE INTERNE
  └── Document Management    /admin/document_management
        Aprobare internă multi-nivel → semnătură electronică

PROPUNERI COMERCIALE (quasi-contract)
  └── Proposals              /admin/proposals
        Acceptare/semnare digitală de client → forță quasi-contractuală

CONFORMITATE & GDPR
  └── GDPR                   /admin/gdpr
        Consimțăminte, cereri ștergere, dreptul de a fi uitat

Rutina zilnică recomandată

Dimineața (15–20 min)

1. Contracte care expiră în 30 / 60 de zile
/admin/contracts → filtrează dateend între azi și azi + 60 zile
Inițiezi procesul de reînnoire sau trimiți notificare clientului.

2. Documente în așteptarea aprobării tale
/admin/document_management → filtrează documente cu approval = 0 unde ești aprobator
Revizuiești și aprobi sau respecifici.

3. Contracte trimise dar nesemnate
/admin/contracts → filtrează signed = 0 AND marked_as_signed = 0 AND trimise
Urmărești semnarea și contactezi clientul dacă e necesar.

4. Cereri GDPR în așteptare
/admin/gdpr → cereri de ștergere sau export date nerezolvate
Procesezi conform termenelor legale (30 zile).

Cursul săptămânii

• Luni: Revizuiești contractele nou create de echipa de vânzări — verifici clauzele standard
• Miercuri: Aprobi documentele interne din Document Management
• Vineri: Raport statusuri contracte — câte semnate, câte pending, câte expirate luna aceasta

Tipuri de contracte și unde se găsesc

1. Documente Clienți

Unde: /admin/contracts

Contractele cu clienții — NDA-uri, contracte de prestări servicii, contracte cadru, anexe.

Câmpuri cheie:

2. Documente Furnizori

Unde: /admin/contracts_vendor

Structură identică cu contractele clienți, dar legată de fișa furnizorului. Include contracte de achiziție, acorduri de confidențialitate cu furnizorii, contracte de servicii externe.

3. Documente Oportunități

Unde: /admin/contracts_opportunity

Contracte atașate unui lead sau oportunități — scrisori de intenție (LOI), acorduri de principiu, pre-contracte. Legate de tblleads în loc de tblclients.

4. Contracte HR

Unde: /admin/hr_profile/contracts

Contracte individuale de muncă (CIM), acte adiționale de salariu, fișe de post semnate. Funcționalitate separată cu merge fields specifice angajatului și PDF dedicat.

Șabloane de contracte

Unde: /admin/contracts/templates

Creare șablon

1. Redactezi conținutul contractului în editorul HTML/rich text
2. Inserezi merge fields — câmpuri care se populează automat la generarea contractului

Merge fields disponibile

Date contract:

Date client:

Date companie și altele:

Tipuri de contract

Unde: /admin/contracts/types

Clasifici contractele pe tipuri pentru organizare și raportare: NDA, Prestări Servicii, Contract Cadru, Anexă, Act Adițional, SLA, Licență, Parteneriat.

Fluxul de semnare — ghid complet

Pasul 1: Redactare și trimitere

Contract redactat (din șablon sau de la zero)
  ↓
Opțional: Aprobare internă (Juridic revizuiește înainte de trimitere)
  ↓
Buton "Trimite" → email automat la client cu:
  - Link unic: https://firma.ro/contract/{hash}
  - PDF atașat (dacă configurat)
  - Mesaj personalizat din template de email

Pasul 2: Clientul semnează digital

Clientul accesează link-ul (fără autentificare — hash-ul este autentificarea):

1. Citește contractul în browser (HTML sau PDF)
2. Desenează semnătura (canvas touchscreen sau mouse)
3. Completează: Nume, Prenume, Email (dacă nu sunt prepopulate)
4. Apasă Semnează și Accept

Pasul 3: Captura de audit — ce se înregistrează

La semnare, sistemul înregistrează automat:

Valoare juridică: Combinația IP + timestamp + nume + imagine semnătură constituie dovada electronică a acceptului. Nu este echivalentă cu semnătura electronică calificată (SEQ) conform eIDAS, dar are valoare probatorie.

Pasul 4: Notificare staff

La semnare → email automat trimis echipei interne (Contract_signed_to_staff.php) cu:

• Identificarea contractului
• Datele semnatarului
• Link la contract în CRM

Semnare manuală (marked_as_signed)

Dacă contractul a fost semnat fizic (hârtie + scanat) sau prin altă metodă externă:

• Din contractul deschis → Marchează ca Semnat → marked_as_signed = 1
• Nu captează semnătura digitală, dar blochează editarea

Blocare editare post-semnare

Odată cu signed = 1 SAU marked_as_signed = 1:

• Câmpurile contractului sunt read-only — nu pot fi modificate
• Orice modificare necesită un Act Adițional (contract nou legat prin parent_id)

Reînnoire contracte

Unde: Din contractul deschis → Reînnoire

Ce face funcția de reînnoire

Metoda renew() creează o înregistrare în tblcontract_renewals:

Opțiuni la reînnoire:

• Păstrare semnătură (renew_keep_signature = 1) → semnătura existentă rămâne
• Resetare semnătură (renew_keep_signature = 0) → signed = 0, contractul trebuie semnat din nou de client
• Flagul isexpirynotified se resetează la 0 → remind-erele de expirare se vor retrimite pe noul termen

Istoricul reînnoirilor

Toate reînnoirile sunt stocate în tblcontract_renewals — poți vedea întregul istoric de reînnoire cu valori și perioade, inclusiv cine a efectuat fiecare reînnoire.

Monitorizare expirări

Notificare automată de expirare

Sistemul verifică zilnic (via cron) contractele cu dateend < data_curentă:

• Email trimis la contactele clientului cu contract_emails = 1
• Template: Contract_expiration_reminder_to_customer
• Template intern: Contract_expiration_reminder_to_staff
• Flag isexpirynotified = 1 setat după trimitere (previne re-trimitere)

Workflow Automation — alertă proactivă

Configurezi în Workflow Automation alertă cu 30 / 60 de zile înainte:

Trigger: dateend − 60 de zile
  → Acțiune: Task „Inițiază reînnoire contract [X]" → Jurist responsabil
  → Acțiune: Email reminder → Client

Trigger: dateend − 30 de zile (dacă neînnoit)
  → Acțiune: Task urgent „Contract expiră în 30 zile — acțiune necesară"
  → Acțiune: Notificare Manager Juridic

Raport contracte — filtre utile

Comentarii și comunicare pe contract

Unde: Tab Comments din contractul deschis

Comunicare bidirecțională

Câmpuri comentariu:

• staffid — Cine a comentat (null = comentariu client)
• content — Textul comentariului
• dateadded — Timestamp

Utilizare juridică: Clarificări de clauze, negocieri de termeni, confirmări de recepție — toate arhivate în thread-ul contractului cu timestamp și autor.

Acte Adiționale și Anexe

Contractele pot forma ierarhii prin câmpul parent_id:

Contract Cadru #1 (parent)
  ├── Anexa nr. 1 — Specificații tehnice (parent_id = 1)
  ├── Anexa nr. 2 — Prețuri (parent_id = 1)
  └── Act Adițional nr. 1 — Modificare clauze (parent_id = 1)

Fiecare act adițional urmează același flux de semnare ca contractul principal.

Document Management — fluxuri de aprobare internă

Unde: /admin/document_management

Când folosești Document Management vs. Contracte

Structura de foldere

Organizezi documentele în arbore de foldere cu permisiuni per folder:

📁 Contracte Active/
   📁 Clienți 2026/
   📁 Furnizori 2026/
📁 Template-uri Juridice/
   📄 NDA Standard.docx
   📄 Contract Cadru Servicii.docx
📁 Documente Interne/
   📁 Politici HR/
   📁 Proceduri Conformitate/
📁 Arhivă/
   📁 Contracte Expirate 2025/

Fluxul de aprobare multi-nivel

Configurare: Din setările Document Management → Fluxuri de Aprobare

Document creat/încărcat
  ↓
Notificare Aprobator 1 (ex: Manager Departament)
  → Aprobă → trece la nivel următor
  → Respinge → feedback la creator (câmpul `note`)
  ↓
Notificare Aprobator 2 (ex: Director Juridic)
  → Aprobă → document FINAL APROBAT (approve = 1)
  → Opțional: mutat automat în alt folder (`folder_after_approval`)

Configurare flux (dmg_approval_setting):

Semnătură electronică pe documente interne

Captura de audit per semnătură (dmg_approval_detail_eids):

Versioningul documentelor

Fiecare modificare a unui document creează o versiune nouă în tblmg_file_versions. Poți:

• Vizualiza istoricul complet de versiuni
• Reveni la o versiune anterioară
• Descărca orice versiune din arhivă

Remind-ere pentru documente în așteptare

Configurezi reminder-e automate pentru aprobatorii care nu au răspuns (tblmg_remiders):

• Email cu link direct la document
• Mesaj personalizat
• Data specifică de trimitere

Câmpuri personalizate pe documente (legal metadata)

Adaugi câmpuri custom specifice nevoilor juridice din dmg_custom_fields:

• Număr dosar intern
• Nivel confidențialitate (Public, Intern, Confidențial, Secret)
• Jurisdicție aplicabilă
• Avocatul responsabil
• Status conformitate

Jurnal audit documente

Tabelul tblmg_audit_logs înregistrează toate acțiunile:

GDPR — Conformitate date personale

Unde: /admin/gdpr

Consimțăminte (Consent Tracking)

Tabelul tblconsent_purposes — tipurile de prelucrare pentru care ceri consimțământ:

• Marketing prin email
• Transmitere date către parteneri
• Utilizare date pentru analize
• Cookie-uri de tracking

Tabelul tblconsents — înregistrările individuale de consimțământ:

Cereri de ștergere date (Dreptul de a fi uitat)

Tabelul tblgdpr_requests:

Procesul legal:

1. Clientul / lead-ul solicită ștergerea datelor (din portal sau email)
2. DPO primește cererea în /admin/gdpr
3. DPO verifică dacă există obligații contractuale sau legale care împiedică ștergerea
4. Dacă ștergerea e posibilă → se anonimizează sau se șterge înregistrarea
5. Răspuns trimis persoanei în termen de 30 de zile (obligație GDPR)

Important: Biblioteca Gdpr_contracts.php implementează anonimizarea/ștergerea datelor contractuale — câmpurile personale sunt șterse sau înlocuite cu date anonime, contractul rămânând în arhivă fără date identificabile.

Dreptul la portabilitate

Exportul datelor unui contact/lead poate fi făcut din fișa clientului sau lead-ului — include toate activitățile, documentele și datele stocate în sistem.

Câmpuri custom pentru GDPR pe contracte

Poți adăuga câmpuri custom la contracte pentru tracking GDPR:

• Baza legală a prelucrării datelor (art. 6 GDPR)
• DPO responsabil
• Transferuri internaționale de date
• Perioada de retenție

Propuneri ca instrument quasi-contractual

Unde: /admin/proposals

O propunere acceptată digital de client captează:

Propunerea acceptată poate fi convertiă în contract formal sau poate servi ca dovadă a acordului comercial înainte de semnarea contractului propriu-zis.

Termeni și condiții: Câmpul terms pe propunere permite includerea clauzelor juridice standard (T&C) direct în documentul trimis clientului.

Câmpuri personalizate pentru nevoile juridice

Unde: /admin/custom_fields (admin only)

Administratorul poate adăuga câmpuri custom pe contracte pentru date juridice specifice:

Audit trail complet — ce se loghează

CRMConnect menține un jurnal automat al tuturor acțiunilor pe documente juridice:

Jurnal activitate contracte

Audit log Document Management

Tabelul tblmg_audit_logs înregistrează automat toate acțiunile pe documente din Document Management cu: user_id, user_name, action, item_id, date.

Export audit trail

Unde: /admin/utilities/activity_log

Jurnalul general de activitate al întregii platforme — filtrabil după:

• Staff (cine a acționat)
• Perioadă
• Tip de acțiune

Poate fi exportat pentru audituri externe sau interne.

Contracte HR — angajați

Unde: /admin/hr_profile/contracts

Diferențe față de contractele cu clienți

Funcționalități specifice contractelor HR

• Import din XLSX — poți importa contracte în masă
• Tabel salarii în PDF — afișaj structurat al componentelor salariale
• Merge fields speciale — Hr_contract_merge_fields include câmpuri specifice: funcție, departament, salariu, dată angajare, perioadă probă

Automatizări juridice recomandate

Configurabile în Workflow Automation (/admin/workflow_automation):

Anunțuri interne — comunicare politici juridice

Unde: /admin/announcements

Echipa juridică poate publica anunțuri interne pentru:

• Noi politici de confidențialitate
• Modificări legislative relevante
• Proceduri noi de semnare
• Alerte de conformitate (ex: noi cerințe GDPR, modificări fiscale)

Anunțurile apar la logarea tuturor utilizatorilor și rămân vizibile până la confirmare (dismiss).

Permisiuni recomandate pentru echipa Juridic

Solicită administratorului la /admin/roles:

Referințe rapide

Workflow-uri: Contract Approval + Signature · Lead → Cash · Recruit to Payroll

Module: Contracts · Document Management · GDPR · Proposals · HR Profile · Purchase Contracts · Custom Fields · Utilities · Announcements

Departamente înrudite: Departament Vânzări · VRM — Vendor Relations · Departament Financiar · Departament HR

← Înapoi la Department Guides