Operator Recepție — NIR

Departament: Depozit & Logistică
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Recepționează fizic marfa de la furnizori, înregistrează NIR-ul în sistem și actualizează stocul în timp real

Ce face acest rol

Operatorul de Recepție este prima verigă a lanțului fizic de depozit. Primește marfa livrată de furnizori, verifică concordanța cu Comanda de Achiziție, înregistrează NIR-ul (Nota de Intrare-Recepție) în CRMconnect — cu sau fără cititor de coduri de bare — și semnalează orice discrepanță înainte ca marfa să intre în stoc activ.

Module utilizate zilnic

Cititorul de coduri de bare — cum îl folosești

CRMconnect suportă cititor de coduri de bare (barcode scanner) în modulul NIR. Conectează scanerul (USB HID sau Bluetooth) — platforma îl recunoaște automat ca dispozitiv de input.

La recepție cu scanner:

1. Deschide NIR-ul creat (sau crează unul nou)
2. Focusează câmpul de cod de bare din linia de articol
3. Scanează eticheta codului de bare de pe colet/produs
4. Platforma caută automat SKU-ul în Mărfuri și îl completează în linie
5. Introduci cantitatea recepționată → confirmi linia
6. Repetă pentru fiecare articol din livrare

Avantajul scannerului față de introducere manuală:

• Elimină erorile de SKU (articol greșit introdus în stoc)
• Accelerează recepția cu ~60% față de tastare
• Creează pistă de audit completă: operator + timestamp + SKU + cantitate

Dacă nu ai scanner: poți căuta articolul după cod sau denumire în câmpul de articol din NIR. Funcționarea este identică, doar mai lentă.

Rutina zilnică

La sosirea unui transport

1. Primești documentele de la șofer: avizul/CMR-ul furnizorului + factura (dacă e trimisă fizic)
2. Deschide Comenzi Achiziție → caută PO-ul aferent (după număr sau furnizor)
3. Verifică vizual că furnizorul și articolele de pe factură/aviz corespund PO-ului
4. Crează NIR nou → asociezi PO-ul corespondent

Recepție fizică și înregistrare

5. Numeri/cântărești fiecare articol primit
6. Completezi NIR-ul linie cu linie (cu scanner sau manual):
   • Articol (SKU)
   • Cantitate recepționată
   • Depozit destinație
   • Lot / serie (dacă produsul e urmărit pe lot)
7. Dacă există discrepanță față de PO → tratezi conform cazului (vezi fluxuri)
8. Finalizezi NIR-ul → stocul se actualizează automat în Mărfuri

La finalul schimbului

9. Verifici în Mărfuri că nivelurile de stoc reflectă recepțiile din zi
10. Predai documentele fizice (NIR semnat, aviz furnizor) la Contabilul AP

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Recepție completă conformă

Furnizorul livrează exact ce scrie în PO
→ Creezi NIR → asociezi PO-ul
→ Scanezi/introduci fiecare articol și cantitate
→ Toate liniile corespund PO-ului ✓
→ Finalizezi NIR-ul
→ Stocul se incrementează automat în Mărfuri
→ PO-ul trece în status „Recepționat"
→ Notifici Contabilul AP: NIR finalizat, poate valida factura furnizorului

Flux 2 — Livrare parțială

Furnizorul livrează 60 din 100 buc. comandate
→ Creezi NIR → asociezi PO-ul
→ Introduci cantitățile EFECTIV recepționate (60 buc.)
→ Finalizezi NIR-ul parțial
→ Stocul se actualizează cu 60 buc.
→ PO-ul rămâne deschis pentru restul de 40 buc.
→ Notifici Achizițiile: livrare parțială, se așteaptă restul
→ Contabilul AP va valida factura doar pentru cantitatea recepționată

Flux 3 — Marfă deteriorată sau neconformă

La numărare: 5 buc. deteriorate dintr-o livrare de 100 buc.
→ Creezi NIR pentru cele 95 buc. conforme → finalizezi
→ Pentru cele 5 buc. deteriorate: nu le pui în stocul activ
→ Depozit → Ajustări și Pierderi → Adaugă
   → Articol, cantitate: 5 buc., motiv: „Deteriorat la recepție"
   → Atașezi fotografii dacă sunt necesare pentru reclamație
→ Notifici Achizițiile pentru emiterea Notei de Debit la furnizor
→ Sau: Depozit → Retururi Achiziție → crezi returnul fizic

Flux 4 — Articol necunoscut în sistem (SKU nou)

Furnizorul livrează un produs care nu există în Mărfuri
→ Nu poți finaliza NIR-ul fără SKU valid
→ Notifici Manager Depozit sau Achiziții
→ Manager creează articolul în Mărfuri cu datele corecte
→ Revii la NIR → adaugi linia cu noul SKU → finalizezi

Trasabilitatea completă a unui NIR

Fiecare NIR finalizat creează o înregistrare auditabilă în Istoricul Depozitului:

NIR #[număr] ←→ PO #[număr] ←→ Furnizor ←→ Factură Furnizor
       ↓
Mărfuri: SKU + Cantitate + Depozit + Data intrării + Operator
       ↓
Istoricul Depozitului: intrare vizibilă cu toate detaliile

Dacă cineva întreabă „de unde a venit stocul X din depozitul Y?" — găsești răspunsul în Depozit → Istoric filtrând după SKU și dată.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Scanează înainte de a semna avizul furnizorului. Nu semna documentul de transport înainte să fi numărat și verificat fizic marfa. Semnătura înseamnă că ai confirmat recepția conformă.

Un NIR = o livrare, nu un furnizor. Dacă același furnizor livrează de două ori în aceeași zi cu mașini diferite → două NIR-uri separate, fiecare cu documentele lui.

Fotografiază marfa deteriorată pe loc. Reclamațiile la furnizori sunt mult mai ușor de câștigat cu dovezi vizuale atașate în sistem la momentul recepției.

Lotul și seria contează dacă produsele sunt urmărite. Nu sări câmpurile de lot/serie pentru produsele care le cer — trasabilitatea completă depinde de completitudinea lor.