Cum gestionați facturile restante (AR Aging)
Module implicate: Vânzări → Facturi · Vânzări → Plăți · Finanțe → Rapoarte
Cine îl folosește: Financiar / AR, manageri vânzări, controlleri
Timp necesar: 15–30 minute pentru o revizuire săptămânală
Prezentare generală
Analiza creanțelor restante (AR aging) este practica de a categoriza facturile neîncasate în funcție de cât timp au trecut de la scadență. O revizuire periodică — săptămânală sau bi-săptămânală — identifică facturile cu cel mai mare risc de a deveni creanțe nerecuperabile și oferă o listă de apeluri prioritizată.
Platforma urmărește statusul facturilor automat (Ciornă → Trimisă → Plătită / Restantă / Parțial Plătită). „Restantă" este setată când data scadenței trece și plata integrală nu a fost primită.
Pas cu pas
1. Filtrați facturile restante
Navigați la Vânzări → Facturi. Faceți clic pe tab-ul Restante sau aplicați filtrul de status Restant.
Lista arată toate facturile depășite ca dată scadenței, sortate implicit după data emiterii. Schimbați sortarea la Data Scadenței (cele mai vechi primele) pentru a aduce în față facturile restante de cel mai mult timp.
2. Revizuiți segmentele de vechime
Folosiți filtrele de coloane pentru a segmenta după segment de vechime:
| Segment | Filtru |
|---|---|
| 1–30 zile | Data scadenței între azi−30 și azi |
| 31–60 zile | Data scadenței între azi−60 și azi−31 |
| 61–90 zile | Data scadenței între azi−90 și azi−61 |
| Peste 90 zile | Data scadenței înainte de azi−90 |
Exportați fiecare segment într-o foaie Excel separată pentru ședința lunară de revizuire AR. Financiarul și vânzările pot lucra fiecare pe porțiunea lor fără interferențe.
3. Verificați istoricul de plăți al clientului
Pentru facturile din segmentele 61–90 zile sau peste 90 zile, accesați înregistrarea clientului și verificați:
- Tab-ul Istoricul Plăților — a mai întârziat acest client? Sau este neobișnuit?
- Tichete deschise — există un litigiu sau o reclamație care cauzează întârzierea?
- Contracte active — este încă un client curent sau a încetat comunicarea?
Acest context determină dacă pasul următor este un reminder prietenos, un apel telefonic sau escaladarea la recuperare creanțe.
4. Acționați per factură
Din lista de facturi, selectați una sau mai multe facturi și folosiți acțiunile în masă:
- Trimite email reminder — declanșează șablonul de reminder configurat (cu link de plată dacă este activat)
- Marchează ca disputată — semnalează factura pentru revizuire manuală fără a declanșa remindere automate
- Aplică o plată — dacă ați primit plata în afara sistemului (ex: numerar), înregistrați-o aici pentru reconciliere
Pentru facturile de valoare mare sau restante de mult timp, deschideți detaliul facturii și adăugați o notă în tab-ul Activitate / Note — înregistrați apelul efectuat, angajamentul primit și data așteptată de plată.
5. Actualizați datele estimate de plată
În detaliul facturii, actualizați câmpul Data Estimată de Plată (dacă este disponibil) după ce un client confirmă intenția de a plăti. Acest câmp este folosit în rapoartele de prognoză a fluxului de numerar pentru a separa „restantă dar va plăti" de „restantă și fără răspuns."
6. Exportați raportul de AR aging
Navigați la Finanțe → Rapoarte și rulați raportul Vechime Creanțe (AR Aging). Configurați:
- Intervalul de date (data de referință)
- Segmentele de vechime (30/60/90/90+ zile)
- Grupare: după client sau după agent de vânzări
Exportați în PDF sau Excel pentru ședința de închidere lunară sau raportul de board.
Nu reconciliați o plată cu factura greșită doar pentru a șterge statusul de restant — face raportul AR inexact și creează discrepanțe în reconcilierea bancară. Aplicați plățile la factura corectă chiar dacă durează un minut în plus să o căutați.
Rezultat
Aveți o imagine completă a cine datorează ce, de cât timp, și ce acțiune a fost întreprinsă. Conturile cu risc ridicat sunt identificate devreme, iar raportul de AR aging oferă finanțelor și managementului o imagine fiabilă a intrărilor de numerar estimate.
Revizuiți îmbătrânirea AR săptămânal, nu lunar — o creanță de 30 de zile gestionată cu un apel telefonic se rezolvă în ore; aceeași creanță descoperită la 90 de zile necesită în mod normal escaladare formală, scrisori juridice sau proceduri de recuperare.
Filtrați lista de Facturi după status (Restantă) și sortați descrescător după vârstă pentru a lucra de la creanțele cele mai critice mai întâi. Automatizați primele remindere cu Automatizare Workflow astfel echipa de finanțe se concentrează pe conturile care nu au răspuns la follow-up automatizat.