Workflow: Livrare Proiecte — De la Propunere la Factură Finală

Modules involved: Proposals · Contracts · Projects · Milestones · Tasks · Timesheets · Expenses · Documents · Invoices · Resource Workload · Goals · OKR
Who uses it: Project Manager, Echipă proiect, Director Comercial, Financiar, Client (portal)
Durata tipică: Săptămâni – luni (pe durata proiectului)

Overview

Fluxul de livrare proiecte acoperă ciclul complet al unui proiect de servicii: de la propunerea comercială până la factura finală și analiza profitabilității. Este folosit de firme de servicii profesionale — IT, consultanță, implementări software, construcții, agenții creative, management de evenimente, integratori de sisteme. Diferența față de vânzarea simplă (Lead → Factură) este complexitatea execuției: proiectul implică mai mulți oameni, mai multe livrabile, timesheets zilnice și facturare etapizată (pe milestone-uri sau lunar).

CRMConnect gestionează simultan aspectele comerciale (Proposal, Contract), operaționale (Project, Tasks, Timesheets, Expenses) și financiare (facturare parțială per milestone, factură finală, eFactura). Raportul de profitabilitate calculat la final oferă imaginea completă: (total facturat) − (cheltuieli proiect) − (ore × cost intern) = marja netă.

Două variante principale de contract: Proiectele se pot desfășura ca preț fix (suma e stabilită indiferent de ore) sau T&M — Time & Materials (se facturează orele efectiv lucrate × tariful orar + cheltuielile). Ambele variante sunt acoperite în acest workflow, cu diferențele semnalate pe parcurs.

Diagrama fluxului

[PROPUNERE PROIECT (Proposal)]
  │  scope, livrabile, echipă, timeline, preț fix sau T&M
  │  trimisă clientului → status: Sent
  │
  ├── Client negociază → revizii Proposal
  │
  └── Client acceptă → status: Accepted
  │
  ↓
[CONTRACT SEMNAT]
  │  termeni: tip contract (preț fix / T&M), jaloane de plată,
  │  penalități, termene de livrare, termeni de acceptanță
  │  semnătură digitală din portal client sau fizic + scan
  │
  ↓
[SETUP PROIECT]
  │  Project creat (legat de Contract + Client)
  │  Milestone-uri: Faza 1, Faza 2, Livrare Finală + deadline fiecare
  │  Echipă alocată: PM + membri + extern/subcontractori
  │  Resource Workload verificat (capacitate disponibilă)
  │  Tip facturare configurat pe proiect: T&M (ore billable) sau Fixed rate
  │
  ↓
[EXECUȚIE — PER FAZĂ / MILESTONE]
  │
  ├── Tasks create pe milestone-ul curent
  │     │  fiecare task: responsabil, deadline, comandă de vânzare ore
  │     │  prioritate, descriere detaliată, atașamente
  │
  ├── Timesheets înregistrate zilnic (sau via timer)
  │     │  ore × tarif → cost facturat vs. buget planificat
  │     │  aprobate de PM înainte de facturare
  │
  ├── Cheltuieli adăugate pe parcurs
  │     │  deplasări, licențe, hosting, subcontractori, materiale
  │     │  atașament bon/factură; Billable = Da sau Nu
  │
  └── Documente livrate
        │  livrabile din fiecare fază (specificații, design, cod, rapoarte)
        │  atașate în Document Management, organizate per milestone
  │
  ↓
[MILESTONE ATINS → FACTURĂ PARȚIALĂ]
  │  Document de recepție parțială semnat de client
  │  Invoice pentru % din valoarea contractului sau livrabilul facturat
  │  eFactura dacă client B2B
  │  Milestone marcat Completed în proiect
  │
  ↓ (se repetă per fază)
  │
  ↓
[LIVRARE FINALĂ]
  │  toate task-urile: Done
  │  toate milestone-urile: Completed
  │  Proces Verbal de Recepție Finală semnat de client
  │  → atașat în Document Management
  │  Project → status: Finished
  │
  ↓
[FACTURĂ FINALĂ]
  │  soldul rămas din contract (după deducerea facturilor parțiale)
  │  eFactura dacă B2B
  │  plată încasată
  │
  ↓
[POST-PROIECT]
  │  Raport profitabilitate: facturat − cheltuieli − (ore × cost intern)
  │  Lessons learned → Knowledge Base / notă proiect
  │  Urmărire garanție post-livrare (dacă e în contract)
  │  Identificare oportunitate extensie / mentenanță → Lead / Opportunity nou
  │
[PROIECT FINALIZAT ✓ · MARJĂ CALCULATĂ ✓]

Pas cu pas

1. Propunerea (Proposal) — Documentul comercial

Unde: /admin/proposals → Adaugă Propunere

Structura unui Proposal pentru proiect:

Variante de preț în Proposal:

Statusuri Proposal:

Sfat practic: Creează șabloane de Proposal per tip de proiect (implementare ERP, proiect web, consultanță HR). Clonezi șablonul și ajustezi valorile specifice. Economisești 60-70% din timpul de pregătire a ofertei.

2. Contractul — Termenii legali și comerciali

Unde: /admin/contracts → Adaugă Contract sau din Propunere → Crează Contract

Câmpuri cheie contract proiect:

Semnătura digitală:

• Clientul primește link în email → accesează portalul → citește și semnează
• Semnătura e înregistrată cu timestamp și IP
• PDF-ul semnat e atașat automat la contract în Document Management

Retenție / garanție de bună execuție (în proiecte mari):

3. Setup Proiect — Configurarea inițială

Unde: /admin/projects → Adaugă Proiect

Legarea proiectului de contract:

• Din contract → buton Crează Proiect (preia clientul, descrierea, valoarea)
• Sau din meniu Projects → câmpul "Contract" completat manual

Câmpuri cheie proiect:

Configurarea milestone-urilor:

Sfat practic: Nu configura milestone-urile "la general". Discută cu clientul și aliniați milestone-urile din CRM cu datele din contractul semnat. Fiecare milestone trebuie să aibă o dată fixă și un criteriu clar de acceptanță.

Verificarea capacității echipei (Resource Workload):

Unde: /admin/resource_workload

Înainte de a finaliza timeline-ul, verifică dacă membrii echipei propuși au capacitate disponibilă în perioada proiectului. Resource Workload arată alocarea curentă per om pe toate proiectele active. Evită supra-alocarea care duce la întârzieri.

4. Execuția — Tasks, Timesheets, Cheltuieli

Unde: Tab Tasks din Proiect + /admin/staff/timesheets + /admin/expenses

4a. Task-urile per fază

Structura task-urilor în proiecte:

Statusuri task:

Tipul de vizibilitate task:

4b. Timesheets — Logarea orelor

Fluxul zilnic al membrilor echipei:

1. La începerea unui task → pornesc timerul ▶ din task sau din Timesheets
2. La pauză sau finalizare → opresc timerul ■
3. Adaugă o notă descriptivă cu ce s-a lucrat (apare pe factură dacă proiect T&M)
4. PM-ul revizuiește și aprobă timesheets-urile săptămânal

Comparativ ore sales order vs. ore loggate:

Raportul "Proiect Overview" din fiecare proiect arată:

Sfat practic pentru proiecte preț fix: Chiar dacă nu se facturează per oră, înregistrați toate orele în Timesheets. La finalul proiectului, raportul de profitabilitate (ore × cost intern) arată dacă proiectul a fost profitabil sau dacă scope-ul a fost subevaluat.

4c. Cheltuieli de proiect

Tipuri de cheltuieli frecvente:

Înregistrarea cheltuielii subcontractorului:

5. Milestone atins — Factura parțială (Progress Billing)

Unde: /admin/invoices → Adaugă Factură (sau din Project → Crează Factură)

Procesul de facturare pe milestone:

1. PM confirmă că milestone-ul e livrat și acceptat de client
2. Document de recepție parțială atașat în Document Management (semnat de client)
3. Factură emisă pentru procentul contractual aferent milestone-ului
4. Factura trimisă clientului (email sau portal)
5. Milestone marcat Completed în proiect

Variante de calcul pentru factura parțială:

Structura facturii parțiale (T&M):

Linie 1: Servicii consultanță — Sprint 1 (12-26 Ian)
          Ana Ionescu — 35h × 100 EUR/h = 3.500 EUR
Linie 2: Servicii development — Sprint 1 (12-26 Ian)
          Mihai Pop — 42h × 80 EUR/h = 3.360 EUR
Linie 3: Licență tool design (Figma — ian 2025)
          1 × 45 EUR = 45 EUR
─────────────────────────────────────────────────────────
                              Subtotal: 6.905 EUR
                              TVA 19%:  1.311.95 EUR
                              TOTAL:    8.216.95 EUR

Structura facturii parțiale (preț fix per milestone):

Linie 1: Faza 1 — Analiză și Documentație Cerințe
          Conform contract nr. X/2025 — 20% din valoarea contractului
          1 × 10.000 RON = 10.000 RON
─────────────────────────────────────────────────────────
                              Subtotal: 10.000 RON
                              TVA 19%:   1.900 RON
                              TOTAL:    11.900 RON

6. Revizii și managementul schimbărilor de scope

Problema "scope creep" — cum se gestionează în CRM:

Orice cerință nouă a clientului care depășește scope-ul contractual trebuie documentată și aprobată înainte de execuție:

1. Cerința nouă identificată (în email, în ședință, în comentariu)
2. Task intern creat: "Evaluare cerință nouă — [descriere scurtă]"
3. PM evaluează impactul (ore suplimentare, cost, impact timeline)
4. Sales Order suplimentar creat → trimis clientului spre aprobare
5. Client aprobă → Act adițional la contract creat
6. Abia după semnarea actului adițional → task-urile suplimentare create în proiect

Sfat practic: Chiar și aprobarea prin email a unui extra-cost este suficientă legal, dar cel mai bun flux este un Act adițional semnat. Document Management păstrează toate versiunile contractului și actele adiționale într-un singur loc.

7. Livrarea finală și recepția

Unde: Proiect → toate task-urile → Done; Document Management

Checklist livrare finală:

Procesul Verbal de Recepție Finală:

• Document semnat de ambele părți
• Confirmă că toate livrabilele au fost predate și acceptate
• Declanșează dreptul la ultima tranșă de plată
• Atașat în Document Management la proiect

8. Factura finală

Unde: /admin/invoices → Adaugă Factură

Calculul soldului final:

Valoare totală contract:          50.000 RON
(-) Factură avans (30%):         -15.000 RON
(-) Factură Milestone 1 (20%):   -10.000 RON
(-) Factură Milestone 2 (20%):   -10.000 RON
(-) Retenție 5% din plăti:        -1.250 RON
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Sold factură finală:              13.750 RON
(+TVA 19%:                         2.612 RON)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
TOTAL FACTURĂ FINALĂ:             16.362 RON

Notă retenție: Dacă contractul prevede retenție de bună execuție (ex: 5% din fiecare factură reținut timp de 12 luni post-livrare), aceasta se facturează separat la expirarea perioadei de garanție.

9. Post-proiect — Analiză și continuitate

Unde: Proiect → tab Overview (raport); /admin/knowledge_base; /admin/opportunities

Raportul de profitabilitate al proiectului:

Marja sănătoasă per tip de proiect:

Lessons Learned — documentare în Knowledge Base:

Oportunitate de continuitate:

• Proiect finalizat → Lead sau Oportunitate nouă: "Extensie proiect X — mentenanță anuală"
• Tag pe client: "Proiect livrat — [Tipul proiectului]" pentru targeting campanii viitoare

Ce se creează automat

Puncte unde fluxul poate bloca

Rapoarte relevante

• Proiect Overview — tab din proiect — ore loggate vs. sales order per task, cheltuieli totale, progres milestone-uri, profitabilitate estimată
• Timesheets raport — /admin/staff/timesheets — ore per om per proiect per perioadă; cine e cel mai productiv per tip proiect
• Resource Workload — /admin/resource_workload — alocarea curentă și viitoare a întregii echipe; identificare supraîncărcare
• Raport facturare proiecte — Invoices filtrate per proiect — total facturat, sold rămas din contract
• Pipeline propuneri — Proposals în status Sent — câte sunt în așteptare, valoare totală în pipeline
• Goals proiecte — target-uri livrate la termen vs. realizat; NPS intern per tip proiect
• OKR — alinierea portofoliului de proiecte la obiectivele strategice ale firmei (ex: "Creștem veniturile din implementări cu 40% în 2025")

Module implicate — documentație detaliată

• Proposals
• Contracts
• Projects
• Milestones
• Tasks
• Timesheets
• Expenses
• Document Management
• Invoices
• Resource Workload
• Goals
• OKR

← Înapoi la Workflows