Cum adăugați un angajat și configurați permisiunile

Module implicate: HR & Resurse Umane → Staff · HR & Resurse Umane → Roluri
Cine îl folosește: Admin IT, admin HR
Timp necesar: ~5 minute per persoană

Prezentare generală

Fiecare persoană care se autentifică pe platformă are nevoie de un cont de Staff. Accesul este controlat prin Roluri — un rol grupează un set de permisiuni la nivel de modul (vizualizare, creare, editare, ștergere) care este apoi asignat angajaților. Asignarea unui rol este mai rapidă și mai ușor de auditat decât setarea permisiunilor per persoană.

Pas cu pas

1. Verificați sau creați rolul potrivit

Navigați la HR & Resurse Umane → Roluri. Verificați dacă există un rol care corespunde funcției noului angajat (ex: „Agent Vânzări", „Vizualizator Financiar", „Operator Depozit").

Dacă nu există niciun rol potrivit, faceți clic pe Adaugă Rol:

1. Dați rolului un nume clar (ex: „Vânzări — Acces Complet" sau „Financiar — Doar Citire")
2. Parcurgeți fiecare secțiune de module și setați nivelul de permisiune: Niciunul, Vizualizare, Creare, Editare sau Ștergere
3. Salvați rolul

2. Adăugați angajatul

Navigați la HR & Resurse Umane → Staff → Adaugă Staff.

Completați:

• Prenume, Nume — folosit în jurnalele de activitate și documente
• Email — devine numele de utilizator pentru autentificare; trebuie să fie unic
• Departament — pentru raportare și rutarea notificărilor
• Rol — selectați rolul din Pasul 1

Câmpuri opționale:

• Telefon, adresă (pentru profilul HR)
• Fotografie de profil
• Cost orar (pentru calculele de marjă ale proiectelor)

3. Trimiteți invitația

Faceți clic pe Salvează (sau Salvează & Invită). Platforma trimite un email de activare la adresa furnizată. Angajatul trebuie să facă clic pe linkul din email pentru a-și seta parola și activa contul.

4. Verificați accesul

Rugați noul angajat să se autentifice și să confirme că poate vedea modulele corecte și nu poate accesa modulele restricționate. Dacă ceva este greșit, verificați:

1. Rolul asignat corespunde intenției
2. Permisiunile rolului pentru modulul marcat sunt setate corect
3. Nu există restricții la nivel de departament care suprascriu rolul

5. Setați permisiuni la nivel de câmp

Dacă rolul necesită ascunderea unor câmpuri specifice (ex: prețul de cost față de agenții de vânzări, datele salariale față de non-HR), navigați la Setări → Câmpuri Personalizate sau la setările de permisiuni ale modulului relevant și configurați vizibilitatea câmpurilor per rol.

6. Offboarding — dezactivați în loc să ștergeți

Când un angajat pleacă, mergeți la înregistrarea sa și comutați Activ pe Off. Aceasta:

• Revocă imediat accesul la autentificare
• Păstrează tot istoricul activității, task-urile asignate și intrările din jurnalul de audit
• Menține numele vizibil pe documentele istorice

Rezultat

Noul coleg de echipă are un cont funcțional cu exact accesul pe care îl necesită rolul său, confirmat cu un test de autentificare. Modificările viitoare de acces se fac editând rolul — o singură modificare se propagă tuturor celor asignați la acel rol.