Ghiduri pe Roluri

Secțiune: Ghiduri pe Roluri

Despre această secțiune

Fiecare pagină din această secțiune descrie ce face un anumit rol în CRMconnect — ce module folosește, cum arată o zi tipică de lucru, care sunt fluxurile principale și ce metrici urmărește. Documentația are și rol de training pentru angajații noi.

Vânzări

Echipa de vânzări generează venitul principal al companiei — de la prima interacțiune cu un prospect până la colectarea plății. Acoperă întregul funnel: calificarea lead-urilor, propuneri comerciale, negociere, emiterea documentelor și managementul conturilor strategice.

Responsabilități cheie:

• Calificarea lead-urilor și conversia în oportunități cu date corecte de pipeline
• Crearea și trimiterea propunerilor comerciale; confirmarea comenzilor; emiterea facturilor
• Semnarea și arhivarea contractelor cu clienții; urmărirea reînnoirilor
• Înregistrarea și verificarea calculului comisioanelor
• Managementul portofoliului de conturi strategice (KAM) — prețuri, reduceri, reînnoire

Module principale: Leads · Oportunități · Propuneri · Comenzi Vânzare · Facturi · Contracte · Comisioane · Liste de Prețuri · CRM Dashboard

Lead inbound → [SDR] califică → [Account Executive] propune & închide
→ [Sales Admin] emite documentele → [KAM] (conturi strategice)
→ [Sales Manager] monitorizează & aprobă comisioane
[Agent de Teren] — operează în paralel, teren

Achiziții

Echipa de achiziții controlează întregul ciclu procure-to-pay — de la identificarea unei nevoi de aprovizionare până la plata facturii furnizorului. Munca lor asigură că firma cumpără la prețul corect, de la furnizorul potrivit, cu toate documentele potrivite înainte ca plata să fie eliberată.

Responsabilități cheie:

• Creare și trimitere RFQ-uri; comparare oferte furnizori; negociere prețuri și termeni
• Emitere comenzi de achiziție legate de cereri aprobate; menținerea catalogului de furnizori
• Recepția mărfurilor și înregistrarea NIR-urilor (potrivire 3 sensuri: PO + recepție + factură furnizor)
• Validarea facturilor furnizorilor, crearea notelor de debit pentru discrepanțe, aprobarea plăților
• Monitorizarea performanței furnizorilor și aplicarea politicii de achiziții

Module principale: Furnizori · Cereri de Achiziție · RFQ-uri · Comenzi Achiziție · Recepție Mărfuri (NIR) · Facturi Furnizori · Note Debit · Contracte Achiziție · Portal Furnizori

Cerere aprobată → [Referent] crează RFQ → furnizori răspund în Portal
→ [Buyer] compară & selectează → PO emis → furnizor livrează
→ [Contabil AP] validează factura (PO + recepție + factură) → aprobare plată
→ [Manager Achiziții] supervizează tot, aprobă valori mari, configurează politica

Depozit & Logistică

Echipa de depozit răspunde de acuratețea fizică a stocului — recepția de la furnizori, livrarea către clienți și tot ce e între ele: picking, ambalare, generare AWB, transferuri interne, inventarieri și declarații eTransport ANAF. Acuratețea stocului este fundația pe care se bazează toate celelalte departamente.

Responsabilități cheie:

• Recepția livrărilor furnizorilor și înregistrarea NIR-urilor cu verificare prin scanner
• Picking și ambalare pentru comenzile de vânzare și OMS; generarea avizelor de livrare și AWB-urilor
• Declararea transporturilor la ANAF prin eTransport înainte de plecarea vehiculelor
• Inventarieri periodice și inventare complete; ajustarea stocului scriptistic la realitate
• Procesarea retururilor de la clienți (→ notă credit) și retururilor la furnizori (→ notă debit)

Module principale: Recepție Mărfuri · Ieșire Mărfuri · Avize Livrare · Liste Ambalare · AWB / Curierat · Transferuri Interne · Inventar Fizic · Ajustare Pierderi · Istoric Depozit · eTransport

[Achiziții] PO confirmat → [Recepție] NIR (+ scanner) → Stoc intrat în Mărfuri
                                                                ↓
[Vânzări/OMS] Comandă confirmată → [Picking] Aviz Livrare (+ scanner) → Expediere
                                                                ↓
                                        Inventarul se decrementează automat
                                                                ↓
              [Inventar] Cycle count → reconciliere → ajustări dacă e necesar
              [Manager] Rapoarte + Audit Istoric + Configurare OMS canale externe

Financiar & Contabilitate

Echipa financiară asigură că fiecare tranzacție monetară este înregistrată corect, facturile sunt conforme legal (inclusiv eFactura ANAF), numerarul este reconciliat și managementul are o imagine exactă a P&L. Sunt ultima verificare înainte ca banii să intre sau să iasă.

Responsabilități cheie:

• Urmărirea facturilor clienților și înregistrarea plăților; reconcilierea cu extrasele bancare
• Transmiterea facturilor la ANAF prin eFactura; gestionarea răspunsurilor și a corecțiilor
• Validarea facturilor furnizorilor față de PO-uri și NIR-uri (potrivire 3 sensuri) înainte de plată
• Gestionarea registrului de casă zilnic; operațiuni de petty cash și transferuri inter-conturi
• Export lunar al datelor contabile în SAGA sau WinMentor; depunerea declarațiilor TVA
• Raportare pentru management: AR/AP aging, cash position, P&L vs. buget

Module principale: Facturi · Plăți · Facturi Storno · Extras Bancar · Registru de Casă · eFactura · Taxe · Plan de Conturi · Monede · Modalități Plată · SAGA · WinMentor

[Vânzări] Factură emisă → [Contabil AR] înregistrează plata → reconciliază extras bancar → eFactura ANAF
[Achiziții] Factură furnizor → [Contabil AP] validează (3 sensuri) → [Trezorier] efectuează plata
[Contabil General] → configurează TVA, cursuri, exportă în SAGA/WinMentor lunar
[CFO] → supraveghează tot: cash, creanțe, datorii, conformitate, P&L vs. target

Customer Support

Echipa de suport este vocea companiei după vânzare. Rezolvă problemele clienților rapid și consistent pe toate canalele — email, portal, WhatsApp și telefon — și raportează înapoi la produs și operațiuni tiparele nesoluționate la nivel sistemic.

Responsabilități cheie:

• Triaj și rezolvare tichete inbound în limitele SLA; escaladare corectă către departamentele implicate
• Construirea și menținerea bazei de cunoștințe și a bibliotecii de răspunsuri predefinite
• Configurarea boților WhatsApp și a traseelor de self-service pentru deflecție
• Monitorizarea KPI-urilor: timp de prim răspuns, timp de rezolvare, scor CSAT, rată de escaladare
• Integrarea cu vânzările, finanțele și depozitul pentru rezolvarea situațiilor cross-departament

Module principale: Tichete Suport · Priorități Tichete · Servicii Tichete · Statusuri Tichete · Șabloane Răspuns · Baza de Cunoștințe · Portal Client · Integrare WhatsApp · Appointly

[Email / Portal / WhatsApp / Telefon]
       ↓ (spam filter → email pipe → routing automat)
[Agent L1] → răspunde cu Răspunsuri Predefinite + KB + Appointly callbacks
       ↓ (dacă depășește L1)
[Team Lead] → preia escaladări, alocă pe agenți, documentează în KB
       ↓ (dacă implică alt departament)
[Vânzări / Financiar / Depozit / IT] → rezolvare specializată
       ↓
[Closed] → Survey CSAT automat → Manager monitorizează KPI-uri

HR & Resurse Umane

HR gestionează întregul ciclu de viață al angajatului — de la primul anunț de job până la ultimul fluturaf de salariu. Sunt și gardienii accesului în platformă: fiecare cont de staff, asignare de rol și modificare de permisiuni trece prin această echipă.

Responsabilități cheie:

• Menținerea dosarelor de personal: date personale, contracte, departament, rol, nivel de acces
• Rularea campaniilor de recrutare; managementul pipeline-ului de candidați de la aplicare la decizia de angajare
• Urmărirea pontajelor; colectarea componentelor salariale (bază, comisioane, bonusuri KPI); generarea fluturașilor
• Managementul onboarding-ului (acces în prima zi, checklist echipamente) și offboarding-ului (revocare acces)
• Configurarea obiectivelor OKR și rularea ciclurilor de evaluare trimestriale

Module principale: Staff · Departamente · Roluri · Pontaje · Salarizare HR · Profil HR · Recrutare · OKR · Echipe Staff · 2FA

[Nevoie angajare] → [Recrutor] propunere → campanie → candidați → interviu → Elect
       ↓ (automat)
[Staff creat] → [HR Specialist] completează dosarul, rol, acces, echipă
       ↓ (lunar)
[Pontaj aprobat] + [Comisioane] + [Bonus KPI] → [Specialist Salarizare] → Fluturaf
       ↓
[Manager HR] → aprobă, evaluări OKR, promoții, structură org

Management

Managementul și directorii generali utilizează platforma ca un centru de control în timp real pe toate funcțiile companiei. Nu operează module zilnic — monitorizează output-urile agregate: pipeline de venituri, sănătate financiară, KPI-uri operaționale și progresul obiectivelor strategice.

Responsabilități cheie:

• Monitorizarea pipeline-ului de venituri: valoarea deal-urilor, probabilitate de închidere, prognoză ponderată
• Urmărirea cash position, AR aging și P&L vs. buget în timp real
• Revizuirea progresului OKR și cascadarea obiectivelor strategice în departamente
• Aprobarea contractelor și comenzilor de achiziție de valoare mare care depășesc limitele departamentale
• Identificarea blocajelor operaționale din rapoartele cross-departament și intervenția corectivă

Module principale: CRM Dashboard · Oportunități · Rapoarte · OKR · Planificare Resurse · Solduri Conturi · Facturare · Vizualizare Capabilități

[DataPulse] dashboard executiv zilnic — revenue, pipeline, proiecte, tickete
[Goals] targeturi cu progres automat din datele CRM
[OKR] obiective strategice trimestriale cu check-in săptămânal
[Reports] drill-down per departament când un indicator deviază
[Contracte] aprobare la valori mari via Workflow Automation

Producție

Echipa de producție transformă materiile prime și componentele în produse finite. Gestionează ciclul de viață al ordinului de producție — de la configurarea BOM-ului și a centrelor de lucru până la execuția operatorilor, urmărirea consumului de materiale și recepția produselor finite în depozit.

Responsabilități cheie:

• Configurarea listelor de materiale (BOM), rutelor și centrelor de lucru
• Crearea și planificarea ordinelor de producție legate de comenzile de vânzare confirmate
• Declanșarea cererilor de achiziție pentru componentele lipsă înainte de start producție
• Urmărirea execuției operatorilor: timp înregistrat per ordin de lucru, materiale consumate
• Închiderea ordinelor de producție; recepția produselor finite în stocul depozitului; calculul costului real de producție

Module principale: Ordine de Producție · Ordine de Lucru · Liste Materiale (BOM) · Centre de Lucru · Rapoarte Producție · Cereri de Achiziție · Mărfuri

[Vânzări] Sales Order confirmat → [Manager Producție] creează MO manual
→ Confirmare → verificare stoc componente
  → Lipsă → Cerere de Achiziție → [Achiziții] aprovizionează
  → Stoc OK → Planificat → Work Orders create per operațiune
→ [Operator] execută WO: timp + materiale → Finalizat
→ Produs finit intrat în depozit → Costul MO calculat

OMS & E-commerce

Echipa OMS procesează comenzile din toate canalele de vânzare până la onorare — WooCommerce, Shopify, portal B2B, EDI de la parteneri retail și integrări directe API. Obiectivul lor este un pipeline unic și consistent de fulfillment indiferent de sursa comenzii.

Responsabilități cheie:

• Validarea și confirmarea comenzilor inbound din toate canalele; semnalarea excepțiilor (stoc epuizat, discrepanță prețuri)
• Alocarea stocului; declanșarea picking-ului și ambalării în depozit
• Generarea AWB-urilor și urmărirea statusului livrărilor via 230+ curiieri prin Innoship
• Configurarea canalelor de vânzare: liste de prețuri per canal, reguli discount, metode de livrare, parteneri EDI
• Raportare performanță per canal: rată de conversie, timp de onorare, rată de retur per sursă

Module principale: Comenzi OmniSales · Produse OMS · Setări Canale · Integrări Curierat · Avize Livrare · Liste Ambalare · Retururi

[WooCommerce / Shopify] sync automat
[Portal B2B] comandă client self-service      → [Operator Comenzi] validează
[EDI (X12/EDIFACT)] de la retaileri/distribuitori  → confirmare automată
[API extern] din ERP/marketplace/app          → aviz livrare → AWB → livrare
[Sales Order manual / agent de teren]         → status tracking bidirecțional

[Manager E-commerce] configurează canalele + regulile + discounturile + EDI partners

Juridic

Echipa juridică gestionează obligațiile contractuale și de conformitate ale companiei — de la redactarea și aprobarea contractelor până la procesarea cererilor GDPR și menținerea arhivei digitale. Rolul lor acoperă dimensiunile comerciale, de achiziții, HR și conformitate.

Responsabilități cheie:

• Revizuirea și aprobarea contractelor cu clienți, furnizori și angajați; monitorizarea expirărilor și reînnoirilor
• Gestionarea fluxului de aprobare internă (Document Management) pentru contracte înainte de semnare
• Trimiterea contractelor pentru semnătură digitală și arhivarea copiilor semnate
• Procesarea cererilor de acces și ștergere date GDPR în termenul legal de 30 zile
• Menținerea arhivei digitale securizate; asigurarea conformității cu politica de retenție

Module principale: Contracte · Contracte Oportunități · Contracte Furnizori · Document Management · GDPR · Contracte Achiziție

[Sales] creează contract din propunere acceptată → [Juridic] revizuiește
→ Aprobare internă (DM) → Trimite la client → Client semnează digital
→ [Juridic] arhivează → monitorizează expirări → reînnoiește
→ [Juridic] procesează cereri GDPR în 30 zile

VRM — Relații cu Furnizorii

Echipa VRM gestionează relațiile strategice cu furnizorii dincolo de comenzile individuale de achiziție — segmentare, acces la portal, contracte cadru, scoring performanță și monitorizarea riscului de aprovizionare. Unde Achizițiile gestionează cumpărăturile tranzacționale, VRM gestionează parteneriatul continuu cu furnizorii.

Responsabilități cheie:

• Onboarding-ul furnizorilor noi în sistem și în portalul de furnizori
• Menținerea catalogului de furnizori: produse, prețuri, termene de livrare, cantități minime
• Gestionarea contractelor cadru și monitorizarea conformității cu termenii agreați
• Evaluarea trimestrială a performanței furnizorilor: fiabilitate livrare, calitate, competitivitate preț
• Identificarea și escaladarea riscurilor din lanțul de aprovizionare înainte de impact

Module principale: Furnizori · Portal Furnizori · Contracte Furnizori · Articole Furnizori · Rapoarte Achiziții · RFQ-uri · Comenzi Achiziție

[Buyer Achiziții] crează RFQ → [Specialist VRM] urmărește răspunsuri furnizori
→ Furnizor răspunde în Portal → Buyer compară oferte → PO emis
→ [Specialist VRM] monitorizează confirmare + livrare + retururi
→ [Manager VRM] evaluează performanță trimestrial → renegociază contracte

IT & Administrare Sistem

Administratorul de sistem este proprietarul platformei în cadrul companiei — responsabil pentru configurarea inițială, mentenanța continuă, ciclul de viață al utilizatorilor și integrările tehnice. Capacitatea fiecărui alt departament de a lucra eficient depinde de executarea corectă a acestui rol.

Responsabilități cheie:

• Configurarea inițială completă: date companie, informații fiscale, numerotare documente, monede, cote TVA
• Gestionarea conturilor de staff: creare la angajare, dezactivare la plecare, niciodată ștergere (păstrare audit trail)
• Configurarea rolurilor și permisiunilor; aplicarea principiului least-privilege pe toate departamentele
• Activarea și menținerea integrărilor: ANAF (eFactura, eTransport), curierat, gateway-uri plată, SAGA/WinMentor, API
• Impunerea 2FA; revizuirea log-urilor de acces; procesarea cererilor de ștergere GDPR; gestionarea retenției datelor

Module principale: Setări Generale · Staff · Roluri · Câmpuri Personalizate · 2FA · GDPR · Integrări · Management API · Utilitare · Parole Echipă

[Management] Decizie platformă → [IT Admin] configurează compania
→ adaugă utilizatori → setează roluri/permisiuni → activează integrări
→ monitorizează zilnic → auditează accesuri → asigură conformitate GDPR

Marketing

Echipa de marketing generează și califică lead-urile care alimentează pipeline-ul de vânzări — prin campanii email, automatizare WhatsApp, social media, publicitate plătită și lead scoring. Sunt de asemenea responsabili pentru măsurarea și atribuirea venitului înapoi la campanii specifice.

Responsabilități cheie:

• Construirea campaniilor email și a secvențelor de nurturing folosind segmente din CRM; urmărirea deschiderilor, click-urilor, dezabonărilor
• Configurarea boților WhatsApp pentru răspunsuri automate și captarea lead-urilor
• Crearea audiențelor de remarketing din datele CRM pe Google, Meta și LinkedIn
• Construirea și testarea formularelor web de captare lead-uri; configurarea integrării Facebook Lead Ads
• Scorarea automată a lead-urilor pe baza angajamentului; predarea lead-urilor calificate la SDR la momentul potrivit
• Raportare ROI campanii: buget cheltuit → lead-uri generate → oportunități create → venit atribuit

Module principale: Marketing Planner · Email Builder · Integrare Mailbox · WhatsApp · Formulare Lead · Lead Scoring · Facebook Lead Ads · Social Analytics · Pixel Remarketing · Sondaje

[Trafic] → Formulare web / Facebook Ads / WhatsApp
       ↓ (automat)
[Lead creat în CRM] cu sursă + scoring automat
       ↓
[Specialist MA] → nurturing automat (email/SMS/WhatsApp bot)
       ↓ (la prag scor)
[SDR Vânzări] → contactează → Oportunitate
       ↓
[Manager Marketing] → raportează ROI: buget campanie → lead → venit atribuit