Trezorier / Casier

Departament: Financiar
Nivel: Operațional
Obiectiv principal: Gestionează numerarul și pozițiile de cash ale companiei — registrul de casă, reconcilierea bancară, petty cash, bugete interne

Ce face acest rol

Trezorierul/Casierul gestionează fluxurile de numerar ale companiei: ține registrul de casă zilnic, reconciliază extrasele bancare cu plățile înregistrate, gestionează fondurile interne (petty cash, bugete departamentale, rezerve) și asigură că poziția de cash este corectă și auditabilă în orice moment.

Module utilizate zilnic

Rutina zilnică

Deschidere casă (dimineața)

1. Registru de Casă → verifici soldul de deschidere (= soldul de închidere al zilei anterioare)
2. Numeri fizic numerarul din casă → confirmi că corespunde cu soldul din sistem
3. Dacă există discrepanță → investighezi tranzacțiile zilei anterioare înainte să continui

Pe parcursul zilei — înregistrare tranzacții cash

4. Fiecare intrare de numerar (plată client cash, depunere numerar) → Registru Casă → Adaugă intrare:
   • Tip: Intrare
   • Sumă, dată, descriere (ex: „Plată factură #F2026-0145 — client Ionescu SRL")
   • Modalitate de plată: Numerar
5. Fiecare ieșire de numerar (plată furnizor cash, cheltuială operațională) → Registru Casă → Adaugă ieșire:
   • Tip: Ieșire
   • Sumă, dată, descriere, justificarea cheltuielii
   • Asociezi chitanța fiscală (dacă există în sistem)

Reconciliere bancară (zilnic sau la primirea extrasului)

6. Primești extrasul bancar (MT940, CSV, sau îl descarci din net banking)
7. Extras Bancar → importezi sau adaugi manual fiecare linie din extras
8. Asociezi fiecare linie bancară la tranzacția corespunzătoare din CRM:
   • Intrare bancară = plată client → asociezi cu înregistrarea din Plăți
   • Ieșire bancară = plată furnizor → asociezi cu factura furnizorului
9. Liniile nereconciliate la finalul zilei → investighezi: transfer intern? comision bancar neînregistrat?

Gestionare petty cash și bugete interne

10. Solduri Conturi → verifici nivelul fiecărui fond intern:
    • Petty Cash centrală
    • Petty Cash sucursale (dacă există)
    • Bugete departamentale alocate
11. Dacă un fond e sub pragul minim → initiezi alimentare (Transfer din contul principal)

Închidere casă (la finalul zilei)

12. Registru Casă → generezi raportul zilei: total intrări, total ieșiri, sold final
13. Numeri fizic numerarul → confirmi că corespunde cu soldul din sistem
14. Semnezi raportul de casă (fizic sau digital)
15. Orice diferență → înregistrezi ca ajustare cu motivul specificat

Fluxuri de lucru principale

Flux 1 — Registru de Casă zilnic

Deschidere zi → verifici sold opening
       ↓
Pe parcursul zilei:
  Intrări cash: plăți clienți, depuneri → înregistrezi fiecare
  Ieșiri cash: plăți furnizori cash, cheltuieli → înregistrezi fiecare cu justificare
       ↓
Închidere zi:
  → Generezi raportul zilnic
  → Numeri fizic numerarul
  → Confirmi că numărat fizic = sold scriptic
  → Semnezi / arhivezi
  → Dacă diferență → ajustare cu motiv documentat

Flux 2 — Reconciliere Extras Bancar

Primești extrasul bancar (zilnic sau la nevoie)
→ Extras Bancar → importezi fișierul (MT940 / CSV)
  SAU adaugi manual liniile
       ↓
Fiecare linie bancară → asociezi la:
  ├── Plată client → înregistrare în Plăți
  ├── Plată furnizor → factură furnizor sau Achiziții
  ├── Cheltuială operațională → Cheltuieli sau Registru Casă
  └── Comision bancar → înregistrezi ca ieșire cu tipul „Comision"
       ↓
Linii nereconciliate → investighezi:
  ├── Plată de la client necunoscut → contactezi clientul sau Contabilul AR
  ├── Ieșire necunoscută → contactezi banca sau echipa operațională
  └── Transfer intern între conturi proprii → înregistrezi ca transfer fără impact P&L
       ↓
Sold scriptic CRM = Sold bancar ✓

Flux 3 — Gestionare Petty Cash

Angajat face cheltuială cu bani din petty cash
→ Aduce chitanța/bonul fiscal
→ Verifici că chitanța e validă (furnizor, sumă, dată)
→ Solduri Conturi → Retragere din fondul Petty Cash
  → Sumă, dată, descriere, angajat responsabil
→ Înregistrezi chitanța în sistem (dacă se poate asocia la un furnizor)
→ Fondul scade cu suma retrasă

Fondul Petty Cash ajunge la pragul minim:
→ Solduri Conturi → Transfer din contul principal
  → Suma de reîncărcare
  → Extras Bancar → asociezi cu ieșirea din contul bancar
→ Fondul repornit la nivelul standard

Flux 4 — Gestionare buget departamental

La începutul lunii → CFO alocă bugete per departament
→ Solduri Conturi → Creare cont (sau completare cont existent)
  → Denumire: „Buget Marketing Iunie 2026"
  → Sold de deschidere: suma alocată
       ↓
Pe parcursul lunii:
→ Departamentul face cheltuieli → tu înregistrezi debite pe contul respectiv
→ Poți vedea în orice moment: buget alocat - utilizat = disponibil
       ↓
La finalul lunii:
→ Raport per cont → prezinți CFO-ului utilizarea vs. alocarea
→ Sold neutilizat → poate fi reportat sau returnat în contul general

Reconciliere bancară — perioade și frecvențe

Recomandare: Reconciliere zilnică elimină acumularea de discrepanțe și face închiderea lunii mult mai rapidă.

Documente de casă și arhivare

Fiecare tranzacție de casă trebuie să aibă documentul justificativ:

Documentele fizice se arhivează lunar în dosare de casă, numerotate secvențial.

Metrici de urmărit

Sfaturi practice

Numără casa înainte de a deschide CRM-ul. Numărătoarea fizică neinfluențată de cifra din sistem este singura validare reală. Dacă deschizi sistemul primul, ai tendința de a număra ca să confirmi.

Orice ieșire de numerar trebuie să aibă document înainte să fie înregistrată. Nu înregistra „va aduce bonul mâine" — sau aduce bonul, sau nu se eliberează numerarul.

Comisioanele bancare sunt cheltuieli, nu erori. Înregistrează-le explicit în Extras Bancar ca ieșiri cu tipul „Comision bancar" — altfel apar ca discrepanțe în reconciliere.

Transferurile între conturile proprii nu sunt venituri sau cheltuieli. Un transfer de la contul curent la un depozit sau la petty cash trebuie înregistrat ca „transfer intern" — nu afectează P&L.