Касиер / Ковчежник
Отдел: Финанси
Ниво: Оперативно
Основна цел: Управление на паричните средства и касовите позиции на компанията — каса, банково съгласуване, дребна каса, вътрешни бюджети
Какво прави тази роля
Касиерът/Ковчежникът управлява паричните потоци на компанията: поддържа ежедневната каса, съгласува банковите извлечения с записаните плащания, управлява вътрешните фондове (дребна каса, ведомствени бюджети, резерви) и гарантира, че касовата позиция е правилна и подлежи на одит по всяко време.
Ежедневно използвани модули
| Модул | Къде да го намерите | За какво го използвате |
|---|---|---|
| Каса | Финанси → Каса | Записване на всички парични постъпления и изплащания |
| Банково извлечение | Финанси → Банково извлечение | Банково съгласуване с плащания/събирания от CRM |
| Салда по сметки | Финанси → Салда по сметки | Управление на вътрешни фондове (дребна каса, бюджети) |
| Плащания | Продажби → Плащания | Проверка на записаните клиентски плащания |
| Начини на плащане | Финанси → Начини на плащане | Справочник за правилата на всеки метод |
Ежедневна рутина
Отваряне на касата (сутрин)
- Каса → проверете началното салдо (= крайното салдо от предния ден)
- Физически преброите наличните пари в касата → потвърдете, че съответства на системното салдо
- Ако има несъответствие → проверете транзакциите от предния ден преди да продължите
През деня — записване на касови транзакции
- Всяко парично постъпление (клиентско плащане в брой, внасяне на кеш) → Каса → Добавяне на запис:
- Вид: Постъпление
- Сума, дата, описание (напр. „Плащане Фактура #F2026-0145 — клиент Ionescu SRL")
- Начин на плащане: Кеш
- Всяко парично изплащане (плащане на доставчик в брой, оперативен разход) → Каса → Добавяне на изплащане:
- Вид: Изплащане
- Сума, дата, описание, обосновка на разхода
- Свържете фискалния бон (ако е наличен в системата)
Банково съгласуване (ежедневно или при получаване на извлечение)
- Получете банково извлечение (MT940, CSV или изтеглете от онлайн банкиране)
- Банково извлечение → импортирайте или добавете ръчно всеки ред от извлечението
- Свържете всеки банков ред с съответната CRM транзакция:
- Банково постъпление = плащане от клиент → свържете с запис в Плащания
- Банково изплащане = плащане на доставчик → свържете с фактура на доставчика
- Несъгласувани редове в края на деня → проверете: вътрешен превод? нерегистрирана банкова комисиона?
Управление на дребна каса и вътрешни бюджети
- Салда по сметки → проверете нивото на всеки вътрешен фонд:
- Централна дребна каса
- Клонова дребна каса (ако е приложимо)
- Разпределени ведомствени бюджети
- Ако фонд е под минималния праг → инициирайте попълване (Превод от основната сметка)
Затваряне на касата (края на деня)
- Каса → генерирайте дневен отчет: общо постъпления, общо изплащания, крайно салдо
- Физически преброите пари → потвърдете, че съответства на системното салдо
- Подпишете касовия отчет (физически или цифров)
- Всяка разлика → запишете като корекция с посочена причина
Основни работни процеси
Работен процес 1 — Ежедневна каса
Отваряне на деня → проверка на началното салдо
↓
През деня:
Парични постъпления: клиентски плащания, внасяния → записвайте всяко
Парични изплащания: плащания на доставчици в брой, разходи → записвайте всяко с обосновка
↓
Затваряне на деня:
→ Генериране на дневен отчет
→ Физическо преброяване на парите
→ Потвърждаване: физическото броене = системното салдо
→ Подписване / архивиране
→ Ако има разлика → корекция с документирана причина
Работен процес 2 — Съгласуване на банково извлечение
Получаване на банково извлечение (ежедневно или при необходимост)
→ Банково извлечение → импортиране на файл (MT940 / CSV)
ИЛИ добавяне на редове ръчно
↓
Всеки банков ред → свържете с:
├── Плащане от клиент → запис в Плащания
├── Плащане на доставчик → фактура на доставчика или Придобивания
├── Оперативен разход → Разходи или Каса
└── Банкова комисиона → запишете като изплащане тип „Комисиона"
↓
Несъгласувани редове → проверете:
├── Плащане от непознат клиент → свържете се с клиента или счетоводителя ВзС
├── Непознато изплащане → свържете се с банката или оперативния екип
└── Вътрешен превод между собствени сметки → запишете като превод без влияние върху P&L
↓
Системно CRM салдо = Банково салдо ✓
Работен процес 3 — Управление на дребна каса
Служител прави разход от дребната каса
→ Носи касова бележка/фискален бон
→ Проверете бона (доставчик, сума, дата)
→ Салда по сметки → Теглене от фонд Дребна каса
→ Сума, дата, описание, отговорен служител
→ Запишете бона в системата (ако може да се свърже с доставчик)
→ Фондът намалява с изтегленото количество
Фондът Дребна каса достига минималния праг:
→ Салда по сметки → Превод от основната сметка
→ Сума на попълване
→ Банково извлечение → свържете с изплащане от банковата сметка
→ Фондът се нулира до стандартното ниво
Работен процес 4 — Управление на ведомствен бюджет
Начало на месеца → CFO разпределя бюджети по отдели
→ Салда по сметки → Създаване на сметка (или попълване на съществуваща)
→ Наименование: „Маркетинг Бюджет Юни 2026"
→ Начално салдо: разпределена сума
↓
През месеца:
→ Отделът прави разходи → вие записвате дебити по тази сметка
→ Можете да виждате по всяко време: разпределен бюджет - използван = наличен
↓
Край на месеца:
→ Отчет по сметка → представете на CFO използването спрямо разпределението
→ Неизползвано салдо → може да бъде прехвърлено или върнато в общата сметка
Банково съгласуване — периоди и честоти
| Честота | Препоръчано за | Къде |
|---|---|---|
| Ежедневно | Компании с голям обем транзакции | Банково извлечение → незабавно съгласуване |
| Седмично | Компании с умерена активност | Банково извлечение → групово съгласуване |
| Месечно | Малки компании, малък поток | Край на месеца, преди счетоводен експорт |
Препоръка: Ежедневното съгласуване елиминира натрупването на несъответствия и прави приключването на месеца много по-бързо.
Касови документи и архивиране
Всяка касова транзакция трябва да има придружаващ документ:
| Вид транзакция | Придружаващ документ |
|---|---|
| Плащане от клиент в кеш | Фискална касова бележка, издадена на клиента |
| Плащане на доставчик в кеш | Касова бележка/фактура от доставчика |
| Оперативен разход | Фискален бон или касова бележка |
| Теглене от дребна каса | Обосновъчна бележка + фискален бон |
| Касова разлика | Обяснителна бележка, подписана от отговорното лице |
Физическите документи се архивират месечно в последователно номерирани касови папки.
Показатели за проследяване
| Показател | Какво означава | Цел |
|---|---|---|
| Ежедневни касови разлики | Брой несъответствия спрямо системата | 0 (толеранс ±1 RON максимум) |
| Несъгласувани банкови редове | Несвързани банкови транзакции | 0 в края на периодичното съгласуване |
| Средно време за съгласуване | Часове за съгласуване на банково извлечение | < 2 ч за стандартни извлечения |
| Фондове под минималния праг | Вътрешни сметки с недостатъчно салдо | Попълнени същия ден |
Практически съвети
Пребройте касата преди да отворите CRM. Непредубеденото физическо преброяване е единствената истинска валидация. Ако отворите системата първо, клоните да броите за потвърждение на числото, което виждате.
Всяко касово изплащане трябва да има документ преди да бъде записано. Не записвайте „ще донесе бон утре" — или донасят бона, или парите не се освобождават.
Банковите комисионни са разходи, а не грешки. Записвайте ги изрично в Банково извлечение като изплащания с тип „Банкова комисиона" — в противен случай те изглеждат като несъответствия при съгласуване.
Преводите между собствени сметки не са приходи или разходи. Превод от разплащателна сметка към депозит или дребна каса трябва да се запише като „вътрешен превод" — не засяга P&L.