HR специалист / Генералист

Отдел: Човешки ресурси
Ниво: Оперативно
Основна цел: Управление на личния състав, HR досиетата, отчетите за работно време и въвеждането на нови служители

Какво прави тази роля

HR специалистът управлява ежедневните операции с персонала: създава и актуализира записите на служителите, поддържа HR досиетата (договори, документи, баланси на отпуски), одобрява месечните отчети за работно време и координира въвеждането на новоназначени служители. Той е връзката между служителите и HR системата.

Редовно използвани модули

Модул	Където се намира	За какво го използвате
Персонал	ЧР → Персонал	Създаване/актуализиране на акаунти на служители
HR профил	ЧР → HR профил	Попълване на досиетата на служителите
Отчети за работно време	ЧР → Отчети	Проверка и одобряване на месечни отчети
Екипи	ЧР → Екипи	Управление на структурата на екипа
Отдели	ЧР → Отдели	Организационна структура
Роли и разрешения	ЧР → Роли	Присвояване на правилен достъп на нови служители

Дневен режим

Сутрин

Персонал → проверка дали има заявки за промяна (лични данни, отдел, екип)
Отчети за работно време → проверка на отчети, подадени за одобрение от служителите → одобряване или искане за корекции
Проверка на пощата за HR заявки (отпуск, документи, пояснения)

Месечно — HR приключване

Отчети за работно време → експорт на месечния отчет за присъствие за ведомост
HR профил → актуализиране на балансите на отпуски (използвани дни, оставащи дни)
Проверка, че всички активни служители имат валидни договори (неизтекли)

Основни работни потоци

Работен поток 1 — Въвеждане на нов служител (създаден от набирането)

Рекрутерът маркира статус 6 на кандидата (Избран) → Служителят е създаден автоматично
       ↓
Вие поемате и допълвате записа:

[Персонал — /admin/staff]
→ Проверка на данните от кандидата: собствено, фамилия, имейл, телефон
→ Попълване на липсващи полета:
   - CRM Роля (от конфигурирания списък с роли)
   - Отдел
   - Дата на наемане
   - Парола за достъп (или изпращане на имейл за настройване на парола)
   - Снимка (по желание)
→ Запазване → служителят има достъп до CRM с разрешенията на присвоената роля

[HR профил — /admin/hr_profile]
→ Създаване / попълване на HR досието:
   - Лични данни: ЕГН, адрес, данни за контакт при спешност
   - Информация за договора: вид договор, начална дата, основна заплата
   - Прикачени документи: копие на ЛК, подписан договор, длъжностна характеристика
   - Начален баланс на отпуска: дни, на които имат право за текущата година
   - Зависими лица (за данъчни приспадания)

[Екипи и отдели]
→ Добавяне на служителя към подходящия екип
→ Проверка, че отделът в Персонал = отдела в HR профил

Работен поток 2 — Актуализиране на данни на съществуващ служител

Служителят иска актуализиране на данни (промяна на адрес, нова банкова сметка)
→ Проверка на заявката (имейл, вътрешен тикет, устно)
→ Персонал → отваряне на записа на служителя → редактиране на поисканото поле
→ HR профил → ако е свързано с ведомост (нов IBAN) → актуализиране
→ Потвърждение на служителя, че промяната е направена
→ При промяна на роля (повишение) → актуализиране на Роля и Отдел

Работен поток 3 — Управление на отпуск

Служителят иска отпуск (по имейл или устно)
→ Проверка в HR профил → наличен баланс на отпуска
→ Ако балансът е достатъчен → одобряване → записване в HR профил:
   Вид: Платен отпуск / Болничен / Неплатен отпуск
   Начална дата – Крайна дата
   Приспаднати дни от баланса
→ Уведомяване на прекия ръководител на служителя
→ Записване на отсъствието в Отчетите за работно време за съответния месец

Работен поток 4 — Одобряване на месечния отчет за работно време

В края на месеца (или седмично):
→ Отчети за работно време → филтриране на текущия месец → статус "Подаден за одобрение"
→ Проверка на всеки служител:
   - Съответстват ли отработените дни на действителното присъствие?
   - Има ли неоправдани отсъствия?
   - Оправдан ли е извънредният труд?
→ Ако всичко е наред → Одобряване на отчета
→ Ако има грешки → Отхвърляне + обяснителна бележка → служителят коригира
→ Одобреният отчет → влиза в месечното изчисляване на ведомостта

Работен поток 5 — Изходящо оформление при напускащ служител

Получено известие за оставка / уволнение
→ Персонал → отваряне на записа → задаване на Крайна дата на договора
→ Изчисляване на неизползваните дни отпуск (оставащ баланс) → изпращане на ведомостта
→ Отмяна на достъп до CRM: Персонал → редактиране → деактивиране на акаунта (НЕ изтривайте!)
   ⚠ Никога не изтривайте служител — историята трябва да се запази
→ HR профил → архивиране на необходимите документи
→ IT/Admin: уведомяване за отмяна на другия достъп (имейл, VPN и др.)
→ Екипи → премахване на служителя от активните екипи

Организационна схема

Където: /admin/hr_profile/organizational_chart

Визуално представяне на йерархията на компанията — полезно за:

Въвеждане (новият служител вижда кой с кого работи)
Реорганизации (идентифициране на неправилни отчетни линии)
Вътрешни презентации

Всеки възел в схемата води директно към HR профила на служителя.

Показатели за проследяване

Показател	Какво означава	Цел
Отчети, одобрени навреме	% отчети, обработени преди крайния срок за ведомост	100%
Пълни HR досиета	Служители без липсващи задължителни документи	0 липсващи
Неподновени изтекли договори	Договори с минала дата на изтичане	0
Отрицателен баланс на отпуска	Служители, взели повече дни от полагащите им се	0

Практически съвети

Никога не изтривайте служител — деактивирайте го. Историята на дейността му, решените тикети, обработените поръчки — всички са свързани с акаунта му. Изтриването прекъсва всички тези връзки.

Обработвайте изходящото оформление в деня на напускане на служителя. Активен акаунт за бивш служител е риск за сигурността. Деактивирането отнема 30 секунди.

При всяко ново наемане проверявайте, че присвоената Роля има точно правилните разрешения. Прекалено разрешителна роля създава рискове; прекалено ограничителна блокира производителността от първия ден.