Мениджър склад — WMS

Отдел: Склад и логистика
Ниво: Управленско
Основна цел: Оперативна ефективност на склада, точност на наличностите, непрекъснат входящ/изходящ поток и OMS интеграция

Какво прави тази роля

Мениджърът на склада контролира цялата физическа и дигитална операция — конфигурира структурата на склада, управлява каталога с артикули, координира екипа, наблюдава KPI-ите, разследва несъответствия и администрира OMS интеграцията за поръчки от външни канали. Отговорен е CRMconnect да отразява винаги физическата реалност на склада.

Управлявани модули

Конфигурации, които управлявате

Структура на склада

Склад → Списък складове — създайте толкова локации, колкото са необходими:

Всеки склад има отделни наличности; трансферите между тях се записват чрез Бележки за вътрешен трансфер.

Каталог с артикули (Стоки)

Отговорни сте всеки SKU да има:

• Зададена точка на повторна поръчка → задейства автоматично предупреждение при спадане на наличностите под нивото
• Склад за съхранение по подразбиране → операторите знаят къде да поставят стоките при приемане
• Правилна мерна единица → предотвратява грешки при поръчка
• Метод за оценка (FIFO / средна цена) → правилно финансово отчитане

OMS интеграция — конфигурация на канали

OmniSales → Канали за продажба — конфигурирайте всеки外部 канал:

WooCommerce:
  → URL на магазина, API идентификационни данни
  → Честота на синхронизация (напр. на всеки 15 минути)
  → Съпоставяне на продукти: вътрешен SKU ↔ външен SKU/ID на канала
  → Съпоставяне на склад: от кой склад намаляват наличностите за поръчки от този канал

Marketplace (eMag, Amazon и др.):
  → API идентификационни данни на marketplace
  → Съпоставяне на категории и цени
  → Наличности, публикувани в marketplace = налични наличности от избрания склад

B2B Дистрибуторски портал:
  → Конфигурира се отделно в Портали → Дистрибуторски портал
  → Поръчките влизат в OMS → същия процес на изпращане

Седмичен режим

Понеделник — здравна проверка на склада

1. Отчети → Налични наличности — общ преглед
2. Отчети → Точка на повторна поръчка — SKU под минималното ниво → изпращане на списък до Доставките
3. OMS Поръчки — филтриране на поръчки „Нови" без издадена доставна бележка > 24 часа → разследване на блокажа

Сряда — одит и несъответствия

4. Корекции и загуби — преглед на корекциите от седмицата → идентифициране на модели (същия SKU, оператор, причина)
5. OMS Одит на синхронизацията — проверка за повтарящи се грешки → ако има → ескалация към IT
6. Преглед на планираните циклични преброявания → потвърждение, че са завършени

Петък — управленско отчитане

7. Отчети → Оценка на инвентара → стойност на наличностите в края на седмицата
8. Отчети → Оборот на наличностите → бавно движещи се SKU (кандидати за промоция или ликвидация)
9. Консолидиране на KPI-ите за седмицата за отчитане

Основни работни потоци

Работен поток 1 — Добавяне на нов OMS канал

Решение: отваряне на нов WooCommerce магазин
→ OmniSales → Канали → Добавяне на нов канал
→ Попълване: наименование, вид канал (WooCommerce/Shopify/друг), API идентификационни данни
→ Конфигуриране на честота на синхронизация (препоръчително: 15 мин за поръчки, 1 час за наличности)
→ Съпоставяне на продукти: вътрешен SKU ↔ SKU/ID на外部 канала
→ Избор на изходен склад за наличностите
→ Тест: подаване на тестова поръчка от канала → проверка дали се появява в OmniSales → Поръчки
→ Проверка дали наличностите намаляват правилно при потвърждение на поръчката
→ Активиране на канала → операторът за комисиониране вижда поръчките в OMS

Работен поток 2 — Разследване на несъответствие в наличностите

Отчет от циклично преброяване показва: SKU X = 80 единици физически, 95 единици в системата
Разлика: 15 единици липсват
→ Склад → История на склада → филтриране на SKU X, последните 30 дни
→ Анализ на всички движения:
   - Входящи (GRN): съответстват ли количествата?
   - Изходящи (доставни бележки): всички доставни бележки имат ли свързани поръчки?
   - Бележки за вътрешно издаване: консумирал ли е някой без документ?
   - Корекции: има ли корекции без ясна обосновка?
→ Ако е установена причина → коригиране на проблемния документ
→ Ако не е намерена → записване на Корекция с причина „Необяснено несъответствие" + бележка за разследване
→ Ако моделите се повтарят → действие: обучение, промяна на процедура, вътрешно разследване

Работен поток 3 — Подготовка за годишна инвентаризация

2 седмици преди:
→ Създаване на сесии за Физически инвентар по зона/категория
→ Комуникиране с екипа: план за преброяване, зони на отговорност, дата
→ Ако е пълна инвентаризация: блокиране на приеманията и изпращанията в деня на преброяването (или нощем)

Ден на преброяването:
→ Всеки оператор получава своята зона + скенер
→ Физическо преброяване → въвеждане в платформените сесии
→ Не се консултирайте с системните наличности по време на преброяването

След преброяването:
→ Платформата генерира списък с несъответствия
→ Извършване на второ преброяване за артикули със значителни разлики
→ Валидиране на потвърдени разлики → записване на корекции
→ Запазване на отчета от инвентаризацията → предаване на Финансите за балансовия лист

Работен поток 4 — SKU под точката на повторна поръчка

Автоматичен отчет или предупреждение: SKU Y = 15 налични единици, минимум = 50 единици
→ Проверка на причините: необичайна консумация? неочаквана голяма поръчка? закъснял GRN?
→ Изпращане на предупреждение до Доставките с: SKU, текущо количество, минимално количество, предложено количество за поръчка
→ Доставките издават спешна ПП
→ Проследяване на GRN → потвърждение, че наличностите пристигат навреме
→ Коригиране на точката на повторна поръчка, ако консумацията се е структурно променила

Показатели за ефективност на склада

Практически съвети

Карантинните наличности не са активни наличности. Конфигурирайте отделен карантинен склад — не приемайте несъответстващи или върнати стоки да стоят в същия „склад" като активните наличности. Объркването генерира изпращане на дефектни продукти.

Неуспешна OMS синхронизация нощем = изгубени поръчки сутринта. Проверявайте одитите на синхронизацията на първо място. Непривличена API грешка за 24 часа = поръчки, никога недостигнали до комисиониране.

Точките на повторна поръчка са живи, не статични. Прегледайте ги тримесечно или след всеки сезон — праг, зададен преди 2 години при тогавашния обем, може да е напълно неправилен днес.

История на склада е най-добрият отговор на всяка рекламация. Когато клиент каже, че е получил нещо различно, когато доставчик оспорва дебитно известие, когато Финансите не разбират стойност в баланса — отворете Историята, филтрирайте и отговорът е там в рамките на 2 минути.