Главен счетоводител / Данъчен счетоводител

Отдел: Финанси
Ниво: Старши оперативно
Основна цел: Поддържане на правилна счетоводна структура, осигуряване на данъчно съответствие и синхронизиране на CRMconnect с счетоводния софтуер

Какво прави тази роля

Главният/Данъчният счетоводител конфигурира и поддържа финансовата инфраструктура на CRMconnect: сметкоплан, ДДС ставки, валути и обменни курсове, начини на плащане. Управлява съответствието с е-фактурирането на системно ниво и експортира оперативни данни от CRM в счетоводен софтуер (Saga, WinMentor). Това е лицето, което знае защо един фискален документ изглежда по определен начин.

Редовно използвани модули

Конфигурации, които управлявате

Сметкоплан (`/admin/chart_of_accounts`)

Счетоводната структура, към която се съпоставят всички CRM транзакции. Организирана по класове:

• Клас 1–4: Балансови сметки (активи, пасиви, собствен капитал)
• Клас 5: Съкровищни сметки
• Клас 6: Разходи (фактури от доставчици, заплати, амортизация)
• Клас 7: Приходи (издадени фактури, други приходи)

Кога да актуализирате: При отваряне на счетоводния период, при добавяне на нови дейности, по искане на zewnętrzния одитор.

Данъци / ДДС (`/admin/taxes`)

Дефинирайте всяка ДДС ставка, използвана в документите:

Кога да актуализирате: При законодателни промени, при добавяне на нови продуктови категории с различни ставки.

Валути (`/admin/currencies`)

Конфигурирайте всяка валута, в която фактурирате или купувате:

• Обменен курс: ръчен (актуализиран ежедневно/седмично) или автоматично подаване от BNR/ECB
• Базова валута: RON (за отчетност)
• Въздействие: Всички фактури в чуждестранна валута се конвертират автоматично в RON за отчетност

Кога да актуализирате: Ежедневно или седмично при голям обем в чуждестранна валута; при стартиране на нови международни пазари.

Начини на плащане (`/admin/paymentmodes`)

Дефинирайте приетите методи: Банков превод, Карта (Visa/MC/Amex), Кеш, PayPal, Stripe, други гейтуей.

Конфигурация на метод:

• Комисиона (%) — автоматично приспадана при записване на плащането
• Сметка за съгласуване — сметката от главната книга, в която се записва плащането
• Дни за уреждане — за гейтуейове, които уреждат с закъснение

Конфигурация на е-Фактура — системна отговорност

Първоначална настройка (само веднъж)

1. /admin/billing/efactura → показва се линк за упълномощаване
2. Изпратете линка на законния представител или упълномощеното лице с цифров сертификат
3. Те се удостоверяват с техния сертификат → токенът се запазва автоматично
4. Проверете, че company_vat в настройките съдържа цифровия ДДС (без префикс RO)
5. Задайте:
   • Авто-импорт е-Фактура: ON (автоматично импортира фактури на доставчици от SPV, на всеки 3–6 ч)
   • Авто-изпращане е-Фактура: ON, дни = 3 (автоматично изпраща след 3 дни — дава на екипа време за коригиране на грешки)

Периодична поддръжка

Интеграция SAGA

Къде: /admin/saga

SAGA е най-широко използваният счетоводен софтуер в Румъния. Интеграцията позволява оперативните данни от CRMconnect (фактури, плащания, разходи) да достигат SAGA автоматично без ръчно въвеждане.

Типичен поток:

CRMconnect → транзакции, оперирани през деня
       ↓
Експорт SAGA (ежедневно или седмично)
  → Издадени фактури: с номер, клиент, суми, сметки от главна книга
  → Получени плащания: с асоциация на фактура
  → Фактури на доставчици: с асоциирана PO, сметки за разходи
       ↓
SAGA → автоматични счетоводни записи
  → Генериране на журнални записи
  → Актуализирана оборотна ведомост
  → Данъчни декларации (D300, D394)

Какво да конфигурирате в CRM за SAGA:

• Съпоставяне на сметките от главна книга от CRM към сметките в SAGA
• Честота на експорт (ежедневно се препоръчва при голям обем)
• Филтри на експорта (кой период, кои видове документи)

Интеграция WinMentor

Къде: /admin/winmentor

WinMentor се използва от компании, нуждаещи се от по-всеобхватен счетоводен ERP. Интеграцията работи подобно на SAGA:

CRMconnect (операции) ←→ WinMentor (счетоводство)
  → Експорт на издадени и получени фактури
  → Импорт на сметкоплана от WinMentor
  → Синхронизиране на партньори (клиенти, доставчици)

Разлика от SAGA: WinMentor управлява и склад и производство — уверете се, че няма дублирания между модула WMS на CRM и складовия модул на WinMentor.

Месечна рутина — приключване на месеца

Седмица 1 на новия месец (за предходния месец)

1. Проверка на фактури: Всички фактури от предходния месец имат ли окончателен статус (Платена / Просрочена / Анулирана)?
2. е-Фактура: Всички допустими B2B фактури имат ли статус „Валидирана" в АНАФ? Има ли неразрешени грешки?
3. Банково извлечение: Всички транзакции от предходния месец са ли съгласувани?
4. Експорт SAGA/WinMentor: Стартирайте пълния експорт на предходния месец
5. Проверка на ДДС: Съответства ли начисленото ДДС (от фактурите) и подлежащото на приспадане ДДС (от фактурите на доставчиците) на D300?

Проверки за качество преди експорт

Показатели за проследяване

Практически съвети

Токенът на АНАФ изтича — задайте напомняне 2 седмици предварително. Изтекъл токен = е-фактурите спират да се изпращат = потенциални глоби. Проверявайте датата на изтичане месечно.

Авто-изпращането с 3-дневно забавяне е по-безопасно от незабавното изпращане. Ако Продажбите са допуснали грешка в документа, разполагате с 3 дни за коригиране преди да стигне до АНАФ. Фактура, изпратена до АНАФ с неправилни данни, е трудно за анулиране.

Не променяйте ДДС ставки в средата на месеца. Промяната на активна ДДС ставка с обратна сила засяга изчисленията на незавършени документи. Правете промени на 1-ви на месеца.

Поддържайте съпоставянето на сметките от главна книга синхронизирано с SAGA/WinMentor. Ако добавите нова сметка в SAGA и забравите да я съпоставите в CRM, свързаните транзакции няма да бъдат експортирани.