Általános Könyvelő / Adókönyvelő

Részleg: Pénzügy
Szint: Senior operatív
Elsődleges cél: A helyes könyvelési struktúra fenntartása, adómegfelelőség biztosítása és a CRMconnect szinkronizálása a könyvelőszoftverrel

Mit csinál ez a szerepkör

Az Általános/Adókönyvelő konfigurálja és karbantartja a CRMconnect pénzügyi infrastruktúráját: számlatükör, ÁFA-kulcsok, devizák és árfolyamok, fizetési módok. Rendszerszinten kezeli az e-számla megfelelőséget, és exportálja az operatív adatokat a CRM-ből a könyvelőszoftverbe (Saga, WinMentor). Ő az a személy, aki tudja, miért néz ki úgy egy pénzügyi dokumentum, ahogy néz ki.

Rendszeresen használt modulok

Az Ön által kezelt konfigurációk

Számlatükör (`/admin/chart_of_accounts`)

Az a könyvelési struktúra, amelyhez az összes CRM-tranzakció hozzá van rendelve. Osztályok szerint szervezve:

• 1–4. osztály: Mérlegszámlák (eszközök, kötelezettségek, saját tőke)
• 5. osztály: Pénztárszámlák
• 6. osztály: Kiadások (szállítói számlák, bérek, amortizáció)
• 7. osztály: Bevételek (kibocsátott számlák, egyéb bevételek)

Mikor frissítse: A számviteli időszak nyitásakor, új tevékenységek hozzáadásakor, a külső könyvvizsgáló kérésére.

Adók / ÁFA (`/admin/taxes`)

Határozza meg a dokumentumokban használt egyes ÁFA-kulcsokat:

Mikor frissítse: Jogszabályi változáskor, különböző kulcsú új termékkategóriák hozzáadásakor.

Devizák (`/admin/currencies`)

Konfigurálja az összes devizát, amelyben számlál vagy vásárol:

• Árfolyam: manuális (naponta/hetente frissítve) vagy automatikus adatfolyam az NBR/ECB-től
• Alap deviza: RON (riportáláshoz)
• Hatás: Minden devizás számla automatikusan RON-ra van átváltva a riportáláshoz

Mikor frissítse: Naponta vagy hetente, ha nagy devizaforgalma van; új nemzetközi piacok bevezetésekor.

Fizetési módok (`/admin/paymentmodes`)

Határozza meg az elfogadott módokat: Banki átutalás, Kártya (Visa/MC/Amex), Készpénz, PayPal, Stripe, egyéb átjárók.

Konfigurálás módonként:

• Jutalék (%) – automatikusan levonva a fizetés rögzítésekor
• Egyeztetési számla – a főkönyvi számla, amelyre a fizetés rögzítve lesz
• Elszámolási napok – késedelmes elszámolású átjárókhoz

e-Számla konfiguráció – rendszerszintű felelősség

Kezdeti beállítás (csak egyszer)

1. /admin/billing/efactura → megjelenik az engedélyezési hivatkozás
2. Küldje el a hivatkozást a törvényes képviselőnek vagy a digitális tanúsítvánnyal rendelkező meghatalmazott személynek
3. A tanúsítvánnyal hitelesítenek → a token automatikusan mentésre kerül
4. Ellenőrizze, hogy a beállításokban a company_vat tartalmazza a numerikus ÁFA-számot (RO-előtag nélkül)
5. Állítsa be:
   • Auto-import e-számla: BE (automatikusan importálja a szállítói számlákat az SPV-ből, 3–6 óránként)
   • Auto-küldés e-számla: BE, napok = 3 (3 nap után automatikusan benyújtja – időt hagy a csapatnak a hibák javítására)

Rendszeres karbantartás

SAGA integráció

Hol: /admin/saga

A SAGA Románia legszélesebb körben használt könyvelőszoftvere. Az integráció lehetővé teszi, hogy a CRMconnectből származó operatív adatok (számlák, fizetések, kiadások) automatikusan kerüljenek a SAGA-ba, manuális újrarögzítés nélkül.

Tipikus folyamat:

CRMconnect → nap folyamán végrehajtott tranzakciók
       ↓
SAGA-export (napi vagy heti)
  → Kibocsátott számlák: számmal, ügyféllel, összegekkel, főkönyvi számlákkal
  → Beérkezett fizetések: számlához rendeléssel
  → Szállítói számlák: kapcsolódó megrendeléssel, kiadási számlákkal
       ↓
SAGA → automatikus könyvelési tételek
  → Naplótételek generálása
  → Frissített főkönyvi kivonat
  → Adóbevallások (D300, D394)

Mit kell konfigurálni a CRM-ben a SAGA-hoz:

• Főkönyvi számlák leképezése a CRM-számlákból a SAGA-számlákra
• Export-gyakoriság (napi ajánlott nagy forgalomnál)
• Export-szűrők (melyik időszak, milyen dokumentumtípusok)

WinMentor integráció

Hol: /admin/winmentor

A WinMentor olyan cégeknél használatos, amelyek átfogóbb könyvelési ERP-re van szükségük. Az integráció hasonlóan működik a SAGA-hoz:

CRMconnect (műveletek) ←→ WinMentor (könyvelés)
  → Kibocsátott és beérkezett számlák exportja
  → Számlatükör importja a WinMentorból
  → Partner-szinkronizálás (ügyfelek, szállítók)

Különbség a SAGA-tól: A WinMentor készletet és termelést is kezel – győződjön meg arról, hogy nincs duplikáció a CRM WMS-modulja és a WinMentor készletmodulja között.

Havi rutintevékenységek – hónap végi zárás

Az új hónap 1. hete (az előző hónapra vonatkozóan)

1. Számlaellenőrzés: Minden előző havi számlának van-e végső státusza (Fizetve / Lejárt / Törölve)?
2. e-Számla: Minden jogosult B2B-számlának „Érvényesített" státusza van-e az ANAF-nál? Vannak-e megoldatlan hibák?
3. Bankszámlakivonat: Az előző hónap összes tranzakciója egyeztetve van-e?
4. SAGA/WinMentor-export: Futtassa az előző hónap teljes exportját
5. ÁFA-ellenőrzés: A számlázott (kimenő) ÁFA és a levonható (szállítói számlák) ÁFA megfelel-e a D300-nak?

Minőségellenőrzések export előtt

Nyomon követendő mutatók

Gyakorlati tanácsok

Az ANAF-token lejár – állítson be emlékeztetőt 2 héttel előre. Lejárt token = az e-számlák küldése leáll = potenciális bírságok. Havonta ellenőrizze a lejárati dátumot.

A 3 napos késleltetéssel rendelkező automatikus küldés biztonságosabb az azonnali benyújtásnál. Ha az Értékesítés hibát ejtett a számlán, 3 napja van a javításra, mielőtt az ANAF-hoz kerül. A hibás adatokkal az ANAF-hoz benyújtott számlát nehéz visszavonni.

Ne módosítson ÁFA-kulcsokat a hónap közepén. Egy aktív ÁFA-kulcs módosítása visszamenőleg befolyásolja a befejezetlen dokumentumok számításait. A módosításokat a hónap 1-jén végezze.

Tartsa szinkronban a főkönyvi számla leképezést a SAGA-val/WinMentorral. Ha új számlát ad hozzá a SAGA-ban, és elfelejtkezik annak a CRM-ben való leképezéséről, a kapcsolódó tranzakciók nem kerülnek exportálásra.