Vevő — Beszerzési szakértő

Részleg: Beszerzés
Szint: Senior operatív
Elsődleges cél: A legjobb minőség-ár-szállítási határidő arány elérése strukturált forráskeresés és szigorú szállítóválasztás révén

Mit csinál ez a szerepkör

A Vevő a beszerzés stratégiai magja — szállítói versenyt szervez RFQ-kon keresztül, összehasonlítja az ajánlatokat, kiválasztja a győztest, keretszerződéseket tárgyal, és naprakészen tartja a cikk- és szállítókatalógust. Meglévő szállítókkal dolgozik, és újakat keres az általa kezelt kategóriákhoz.

Naponta használt modulok

Heti rutin

Hétfő — forráskeresési tervezés

1. Nyitott RFQ-k áttekintése hiányzó ajánlattal → kapcsolatfelvétel a nem válaszoló szállítókkal
2. Szerződések ellenőrzése, amelyek 60 napon belül lejárnak → megújítások tervezése
3. Keretszerződés nélkül gyakran vásárolt cikkek azonosítása → tárgyalásra jelöltek

Naponta — ajánlatok feldolgozása és kiválasztás

4. Beérkezett ajánlatok → összehasonlítandó és kiválasztandó új ajánlatok
5. Minden beérkezett ajánlattal rendelkező RFQ-nál → ár, szállítási határidő, feltételek szerinti összehasonlítás → győztes kiválasztása → megrendelővé alakítás
6. Értesítse a Referenst a megrendelő kiállításáról (vagy állítsa ki maga)

Időközönként — katalógus és szállítók

7. A tárgyalt árak frissítése a Szállítói cikkkatalógusban minden tárgyalás után
8. Újonnan minősített szállítók hozzáadása a Szállítókhoz az összes adattal és dokumentummal
9. Kategóriák és Attribútumok áttekintése — az új cikkek helyes besorolásának biztosítása

Fő munkafolyamatok

1. munkafolyamat — Versenyképes forráskeresés RFQ-n keresztül

Beszerzési igény (jóváhagyott kérésből vagy saját kezdeményezésből)
→ Beszerzés → RFQ → Hozzáadás
→ Kitöltés: cikkek, mennyiségek, válaszadási határidő
→ Meghívott szállítók kiválasztása (min. 2-3 ugyanabból a kategóriából)
→ Küldés → szállítók értesítést kapnak

Szállítók a Szállítói portálon válaszolnak:
  → Ajánlat létrehozása árakkal, feltételekkel, érvényességi dátummal
  → Az ajánlat automatikusan megjelenik a Beérkezett ajánlatokban

Az érkezett ajánlatok összehasonlítása:
→ Ellenőrzés: egységár, szállítási határidő, fizetési feltételek, kínált minőség
→ Győztes kiválasztása → ajánlat jóváhagyása → megrendelővé alakítás
→ Többi szállító elutasítási értesítést kap (opcionális)

2. munkafolyamat — Tárgyalás és keretszerződés létrehozása

Szállító, akitől gyakran vásárol ugyanabból a kategóriából
→ Megrendelési előzmények elemzése (mennyiség, gyakoriság, éves érték)
→ Tárgyalás: egységár különböző mennyiségeknél, fizetési feltételek, szállítási SLA
→ Beszerzés → Szerződések → Hozzáadás
→ Kitöltés: szállító, kategória, cikkek, tárgyalt árak, időszak, feltételek
→ Aláírt szerződés csatolása (PDF)
→ Árak frissítése a Szállítói cikkkatalógusban

A továbbiakban:
→ A Referens közvetlenül a szerződéses árakon hoz létre megrendelőket
→ Értesítést kap, amikor a szerződés lejár → megújítás vagy visszavonás

3. munkafolyamat — Új szállító minősítése

Potenciális szállító azonosítása egy kategóriához
→ Beszerzés → Szállítók → Hozzáadás
→ Alapadatok kitöltése: név, adószám, cím, kapcsolat, feltételek
→ Csatolás: bejegyzési igazolás, minőségigazolás (ISO stb.)
→ Portálhozzáférés aktiválása (Kapcsolatok fül) → szállító megkapja a hozzáférési adatokat

Pilot RFQ:
→ Új szállító bevonása az első RFQ-ba az adott kategóriából
→ Ajánlat, válaszidő, ajánlat minőségének értékelése
→ Ha nyer → pilot megrendelő → szállítás értékelése → hozzáadás a preferált szállítókhoz

Szállítói cikkkatalógus:
→ Beszerzés → Szállítói cikkkatalógus → Hozzáadás
→ Belső cikkek leképezése a szállító cikkszámaira és áraira
→ Jövőbeli megrendelőknél a Referens automatikusan látja a helyes árat és cikkszámot

4. munkafolyamat — Lejáró szerződés megújítása

Figyelmeztetés: Szerződés 60 napon belül lejár
→ Szállítói teljesítmény elemzése az elmúlt 12 hónapban:
  - Időben érkezett szállítások (% megrendelők teljesített ETA-val)
  - Szállított minőség (kiállított terhelési értesítők száma)
  - Portálos reagálóképesség (átlagos megrendelő-visszaigazolási idő)
→ Ha a teljesítmény jó: tárgyalás megújításról közvetlenül (esetleges árfrissítéssel)
→ Ha a teljesítmény gyenge: versenyképes RFQ indítása a kategóriához
→ Szerződés frissítése vagy új létrehozása → aláírt dokumentum csatolása
→ Árak frissítése a Szállítói cikkkatalógusban

Ajánlatok összehasonlítása — mit kell elemezni

Ha ugyanarra az RFQ-ra több ajánlat érkezett, ne csak az árat nézze. Értékelje teljes körűen:

Egy 45 napos szállítási határidejű, legolcsóbb ajánlatot tevő szállító többe kerülhet, mint egy 5%-kal drágább, amely 5 napon belül szállít, ha kritikus készletszintjei vannak.

Fő mérőszámok

Gyakorlati tippek

Reális válaszadási határidővel indítsa az RFQ-t. A szállítóknak legalább 3-5 napra van szükségük az összetett ajánlatokhoz. A túl rövid határidő csökkenti a részvételt és az ajánlat minőségét.

Dokumentálja a kiválasztás okát. A győztes kiválasztásakor adjon hozzá megjegyzést a platformon az indoklással — nem csak az ár, hanem a feltételek és az előzmények is. Auditok és belső viták merülnek fel.

Azonnal frissítse a katalógus árait tárgyalás után. Ha a Referens régi áron hoz létre megrendelőt, eltérést generál a szállítói számlánál.

Ne hozzon létre szerződést minden szállítóhoz. A keretszerződések > 6 tranzakció/év vagy magas értékű szállítóknál érvényesek. Alkalmi vásárlásoknál az RFQ + megrendelő elegendő.