HR Specialista / Generalista

Részleg: HR és Humán Erőforrások
Szint: Operatív
Elsődleges cél: Személyzeti nyilvántartások, HR dossziék, jelenléti ívek kezelése és az új munkatársak beilleszkedésének koordinálása

Mit csinál ez a szerepkör

A HR Specialista kezeli a napi személyzeti műveleteket: létrehozza és frissíti a munkatársi nyilvántartásokat, karbantartja a HR dossziékat (szerződések, dokumentumok, szabadságegyenlegek), jóváhagyja a havi jelenléti íveket, és koordinálja az újonnan felvett munkatársak beilleszkedését. Ő a kapocs a munkatársak és a HR rendszer között.

Naponta használt modulok

Napi rutin

Reggel

1. Munkatársak → ellenőrizze, vannak-e függőben lévő módosítási kérelmek (személyes adatok, részleg, csapat)
2. Jelenléti ívek → ellenőrizze a munkatársak által jóváhagyásra benyújtott jelenléti íveket → jóváhagyás vagy javítás kérése
3. Postafiók ellenőrzése HR kérelmekre (szabadság, dokumentumok, pontosítások)

Havonta — HR zárás

4. Jelenléti ívek → a havi jelenléti jelentés exportálása a bérszámfejtéshez
5. HR Profil → szabadságegyenlegek frissítése (felhasznált napok, maradék napok)
6. Ellenőrizze, hogy minden aktív munkatársnak van-e érvényes szerződése (nem lejárt)

Főbb munkafolyamatok

1. munkafolyamat — Új munkatárs beilleszkedése (toborzásból létrehozva)

A toborzó jelölt státuszát 6-ra állítja (Megválasztott) → Munkatárs automatikusan létrejön
       ↓
Ön átveszi és kiegészíti a nyilvántartást:

[Munkatársak — /admin/staff]
→ Jelölt adatainak ellenőrzése: utónév, vezetéknév, e-mail, telefon
→ Hiányzó mezők kitöltése:
   - CRM Szerepkör (a konfigurált szerepkörök listájából)
   - Részleg
   - Felvételi dátum
   - Hozzáférési jelszó (vagy jelszóbeállítási e-mail küldése)
   - Fénykép (opcionális)
→ Mentés → a munkatársnak CRM hozzáférése van a hozzárendelt szerepkör jogosultságaival

[HR Profil — /admin/hr_profile]
→ HR dosszié létrehozása / kiegészítése:
   - Személyes adatok: személyi igazolvány száma, cím, vészhelyzeti kapcsolattartó adatai
   - Szerződési adatok: szerződés típusa, kezdési dátum, alapbér
   - Csatolt dokumentumok: személyi igazolvány másolata, aláírt szerződés, munkaköri leírás
   - Kezdeti szabadságegyenleg: az aktuális évre jogosult napok
   - Eltartottak (adólevonásokhoz)

[Csapatok és részlegek]
→ Munkatárs hozzáadása a megfelelő csapathoz
→ Ellenőrizze, hogy a részleg a Munkatársaknál = részleg a HR Profilban

2. munkafolyamat — Meglévő munkatársi adatok frissítése

Munkatárs adatfrissítést kér (cím változás, új bankszámlaszám)
→ A kérelem ellenőrzése (e-mail, belső jegy, szóbeli)
→ Munkatársak → munkatársi nyilvántartás megnyitása → kért mező szerkesztése
→ HR Profil → ha releváns a bérszámfejtéshez (új IBAN) → frissítés
→ Értesítés a munkatársnak, hogy a változtatás megtörtént
→ Ha szerepkör változás (előléptetés) → Szerepkör és Részleg frissítése

3. munkafolyamat — Szabadság kezelése

Munkatárs szabadságot kér (e-mailben vagy szóban)
→ Ellenőrzés a HR Profilban → elérhető szabadságegyenleg
→ Ha elegendő egyenleg → jóváhagyás → rögzítés a HR Profilban:
   Típus: Éves szabadság / Betegszabadság / Fizetés nélküli szabadság
   Kezdési dátum – Befejezési dátum
   Egyenlegből levont napok
→ A munkatárs közvetlen vezetőjének értesítése
→ Hiányzás rögzítése a Jelenléti íveken az adott hónapra

4. munkafolyamat — Havi jelenléti ív jóváhagyása

A hónap végén (vagy hetente):
→ Jelenléti ívek → aktuális hónap szűrése → státusz „Jóváhagyásra benyújtva"
→ Ellenőrzés munkatársanként:
   - A ledolgozott napok megegyeznek-e a tényleges jelenléttel?
   - Vannak-e indokolatlan hiányzások?
   - Indokolt-e a túlóra?
→ Ha minden helyes → Jelenléti ív jóváhagyása
→ Ha hibák vannak → Elutasítás + magyarázó megjegyzés → munkatárs javít
→ Jóváhagyott jelenléti ív → belép a havi bérszámfejtési számításba

5. munkafolyamat — Kilépő munkatárs offboardingja

Felmondás / elbocsátási értesítés érkezett
→ Munkatársak → nyilvántartás megnyitása → Szerződés befejezési dátumának beállítása
→ Fel nem használt szabadnapok kiszámítása (maradék egyenleg) → küldés bérszámfejtésnek
→ CRM hozzáférés visszavonása: Munkatársak → szerkesztés → fiók deaktiválása (NE törölje!)
   ⚠ Soha ne töröljön munkatársat — az előzményeket meg kell őrizni
→ HR Profil → szükséges dokumentumok archiválása
→ IT/Admin: értesítés más hozzáférések visszavonásáról (e-mail, VPN stb.)
→ Munkatársi csapatok → munkatárs eltávolítása az aktív csapatokból

Szervezeti diagram

Hol: /admin/hr_profile/organizational_chart

A vállalati hierarchia vizuális megjelenítése — hasznos:

• Beilleszkedéshez (az új munkatárs látja, ki kivel dolgozik)
• Átszervezésekhez (helytelen jelentési vonalak azonosítása)
• Belső bemutatókhoz

A szervezeti diagram minden csomópontja közvetlenül a munkatárs HR Profiljára vezet.

Nyomon követendő mutatók

Gyakorlati tanácsok

Soha ne töröljön munkatársat — deaktiválja. A tevékenységtörténetük, megoldott jegyeik, feldolgozott megrendeléseik mind a fiókjukhoz kapcsolódnak. A törlés megszakítja ezeket a kapcsolatokat.

Az offboardingot az munkatárs távozásának napján dolgozza fel. Egy korábbi munkatárs aktív fiókja biztonsági kockázat. A deaktiválás 30 másodpercet vesz igénybe.

Minden új felvételnél ellenőrizze, hogy a hozzárendelt Szerepkörnek pontosan megfelelő jogosultságai vannak. A túl megengedő szerepkör kockázatokat teremt; a túl korlátozó az első naptól akadályozza a produktivitást.