Ειδικός ΑΔ / Γενικιστής
Τμήμα: Ανθρώπινο Δυναμικό
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Διαχείριση αρχείων προσωπικού, φακέλων ΑΔ, φύλλων παρουσίας και ένταξης νέων υπαλλήλων
Τι κάνει αυτός ο ρόλος
Ο Ειδικός ΑΔ διαχειρίζεται τις καθημερινές λειτουργίες προσωπικού: δημιουργεί και ενημερώνει αρχεία υπαλλήλων, διατηρεί φακέλους ΑΔ (συμβάσεις, έγγραφα, υπόλοιπα άδειας), εγκρίνει μηνιαία φύλλα παρουσίας και συντονίζει την ένταξη νεοπροσληφθέντων. Αποτελεί τον σύνδεσμο μεταξύ υπαλλήλων και συστήματος ΑΔ.
Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά
| Ενότητα | Πού βρίσκεται | Για τι τη χρησιμοποιείτε |
|---|---|---|
| Προσωπικό | ΑΔ → Προσωπικό | Δημιουργία/ενημέρωση λογαριασμών υπαλλήλων |
| Προφίλ ΑΔ | ΑΔ → Προφίλ ΑΔ | Συμπλήρωση φακέλων υπαλλήλων |
| Φύλλα Παρουσίας | ΑΔ → Φύλλα Παρουσίας | Επαλήθευση και έγκριση μηνιαίων φύλλων |
| Ομάδες Προσωπικού | ΑΔ → Ομάδες | Διαχείριση δομής ομάδας |
| Τμήματα | ΑΔ → Τμήματα | Οργανωτική δομή |
| Ρόλοι & Δικαιώματα | ΑΔ → Ρόλοι | Ανάθεση σωστής πρόσβασης σε νέους υπαλλήλους |
Ημερήσια ρουτίνα
Πρωί
- Προσωπικό → έλεγχος εκκρεμών αιτημάτων τροποποίησης (προσωπικά στοιχεία, τμήμα, ομάδα)
- Φύλλα Παρουσίας → φύλλα υποβληθέντα για έγκριση → έγκριση ή αίτηση διορθώσεων
- Έλεγχος εισερχομένων για αιτήματα ΑΔ (άδεια, έγγραφα, διευκρινίσεις)
Μηνιαία — κλείσιμο ΑΔ
- Φύλλα Παρουσίας → εξαγωγή μηνιαίας έκθεσης παρουσίας για μισθοδοσία
- Προφίλ ΑΔ → ενημέρωση υπολοίπων άδειας (χρησιμοποιηθείσες, υπολειπόμενες ημέρες)
- Επαλήθευση ότι όλοι οι ενεργοί υπάλληλοι έχουν έγκυρες συμβάσεις (μη ληγμένες)
Βασικές ροές εργασίας
Ροή εργασίας 1 — Ένταξη νέου υπαλλήλου
Υπεύθυνος στελέχωσης επισημαίνει κατάσταση υποψηφίου 6 (Επιλεγμένος) → Αυτόματη δημιουργία Προσωπικού
↓
Αναλαμβάνετε και συμπληρώνετε τον φάκελο:
[Προσωπικό — /admin/staff]
→ Επαληθεύστε στοιχεία από υποψήφιο: όνομα, επίθετο, email, τηλέφωνο
→ Συμπληρώστε ελλείποντα πεδία:
- Ρόλος CRM (από ρυθμισμένη λίστα ρόλων)
- Τμήμα
- Ημερομηνία πρόσληψης
- Κωδικός πρόσβασης (ή αποστολή email ρύθμισης κωδικού)
→ Αποθήκευση → ο υπάλληλος έχει πρόσβαση CRM με δικαιώματα του ανατεθέντος ρόλου
[Προφίλ ΑΔ — /admin/hr_profile]
→ Δημιουργήστε / συμπληρώστε τον φάκελο ΑΔ:
- Προσωπικά στοιχεία: ΑΦΜ, διεύθυνση, στοιχεία έκτακτης επαφής
- Πληροφορίες σύμβασης: τύπος, ημερομηνία έναρξης, βασικός μισθός
- Επισυναπτόμενα έγγραφα: αντίγραφο ταυτότητας, υπογεγραμμένη σύμβαση
- Αρχικό υπόλοιπο άδειας: δικαιούμενες ημέρες για τρέχον έτος
Ροή εργασίας 2 — Ενημέρωση στοιχείων υπάρχοντος υπαλλήλου
Υπάλληλος αιτείται ενημέρωση (αλλαγή διεύθυνσης, νέος τραπεζικός λογαριασμός)
→ Επαλήθευση αιτήματος (email, εσωτερικό αίτημα, προφορικά)
→ Προσωπικό → ανοίξτε αρχείο υπαλλήλου → επεξεργαστείτε το πεδίο
→ Προφίλ ΑΔ → αν σχετικό για μισθοδοσία (νέο IBAN) → ενημερώστε
→ Επιβεβαίωση στον υπάλληλο ότι η αλλαγή έγινε
→ Αν αλλαγή ρόλου (προαγωγή) → ενημερώστε Ρόλο και Τμήμα
Ροή εργασίας 3 — Διαχείριση άδειας
Υπάλληλος αιτείται άδεια
→ Ελέγξτε στο Προφίλ ΑΔ → διαθέσιμο υπόλοιπο άδειας
→ Αν επαρκές υπόλοιπο → έγκριση → καταγραφή στο Προφίλ ΑΔ:
Τύπος: Κανονική / Αναρρωτική / Άνευ αποδοχών άδεια
Ημερομηνία έναρξης – λήξης
Ημέρες αφαιρούμενες από υπόλοιπο
→ Ειδοποίηση άμεσου προϊσταμένου υπαλλήλου
→ Καταγραφή απουσίας στα Φύλλα Παρουσίας του μήνα
Ροή εργασίας 4 — Μηνιαία έγκριση φύλλου παρουσίας
Στο τέλος του μήνα (ή εβδομαδιαία):
→ Φύλλα Παρουσίας → φίλτρο τρέχοντος μήνα → κατάσταση "Υποβλήθηκε για έγκριση"
→ Ελέγξτε ανά υπάλληλο:
- Ημέρες εργασίας ταιριάζουν με πραγματική παρουσία;
- Υπάρχουν αδικαιολόγητες απουσίες;
- Δικαιολογούνται υπερωρίες;
→ Αν όλα σωστά → Έγκριση φύλλου
→ Αν υπάρχουν σφάλματα → Απόρριψη + επεξηγηματική σημείωση
→ Εγκεκριμένο φύλλο → εισέρχεται στον υπολογισμό μισθοδοσίας
Ροή εργασίας 5 — Αποχώρηση υπαλλήλου
Παραίτηση / ειδοποίηση απόλυσης
→ Προσωπικό → ανοίξτε αρχείο → ορίστε ημερομηνία λήξης σύμβασης
→ Υπολογίστε αχρησιμοποίητες ημέρες άδειας → στείλτε στη μισθοδοσία
→ Ανάκληση πρόσβασης CRM: Προσωπικό → επεξεργασία → απενεργοποίηση (ΜΗ διαγραφή!)
⚠ Ποτέ μη διαγράφετε υπάλληλο — ιστορικό πρέπει να διατηρηθεί
→ Προφίλ ΑΔ → αρχειοθετήστε απαιτούμενα έγγραφα
→ IT/Διαχειριστής: ειδοποίηση για ανάκληση άλλης πρόσβασης (email, VPN κ.λπ.)
Βασικές μετρήσεις
| Μέτρηση | Τι σημαίνει | Στόχος |
|---|---|---|
| Φύλλα παρουσίας εγκεκριμένα εγκαίρως | % φύλλων πριν την προθεσμία μισθοδοσίας | 100% |
| Πλήρεις φάκελοι ΑΔ | Υπάλληλοι χωρίς ελλείποντα υποχρεωτικά έγγραφα | 0 ελλείψεις |
| Ληγμένες αδιανέωτες συμβάσεις | Συμβάσεις με ληγμένη ημερομηνία | 0 |
| Αρνητικό υπόλοιπο άδειας | Υπάλληλοι που έλαβαν περισσότερες ημέρες από το δικαίωμα | 0 |
Πρακτικές συμβουλές
Ποτέ μη διαγράφετε υπάλληλο — απενεργοποιήστε τον. Το ιστορικό δραστηριοτήτων, τα επιλυμένα αιτήματα, οι επεξεργασμένες παραγγελίες συνδέονται με τον λογαριασμό τους.
Επεξεργαστείτε τη διαδικασία αποχώρησης την ίδια ημέρα. Ενεργός λογαριασμός πρώην υπαλλήλου συνιστά κίνδυνο ασφαλείας. Η απενεργοποίηση διαρκεί 30 δευτερόλεπτα.
Επαληθεύστε κατά κάθε νέα πρόσληψη ότι ο ανατεθείς Ρόλος έχει ακριβώς τα σωστά δικαιώματα. Ένας ρόλος υπερβολικά επιτρεπτικός δημιουργεί κινδύνους· ένας υπερβολικά περιοριστικός εμποδίζει την παραγωγικότητα.