Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού

Τμήμα: ΑΔ & Ανθρώπινοι Πόροι
Επίπεδο: Διοίκηση
Κύριος στόχος: Στρατηγική ανθρώπινου δυναμικού, απόδοση ομάδας, συμμόρφωση ΑΔ και οργανωτική δομή

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Διευθυντής ΑΔ διευθύνει ολόκληρο το τμήμα ανθρώπινων πόρων: διαμορφώνει την οργανωτική δομή στο CRMconnect, εποπτεύει τη στρατολόγηση και την ένταξη νέων υπαλλήλων, διαχειρίζεται αξιολογήσεις απόδοσης μέσω OKR, εγκρίνει τη μισθοδοσία και διασφαλίζει τη συμμόρφωση ΑΔ. Είναι υπεύθυνος για το ότι η πλατφόρμα αντικατοπτρίζει με ακρίβεια την πραγματική οργάνωση.

Ενότητες που διαχειρίζεται

Οργανωτική διαμόρφωση — τι ορίζετε

Δομή τμημάτων (`/admin/departments`)

Δημιουργήστε και διατηρήστε τα τμήματα της εταιρείας. Κάθε τμήμα έχει:

• Όνομα + κωδικός
• Υπεύθυνος διευθυντής
• Διεύθυνση email (χρησιμοποιείται για δρομολόγηση ticket)

Τα τμήματα χρησιμοποιούνται από: ΑΔ (αρχεία υπαλλήλων), Υποστήριξη (δρομολόγηση ticket), Οικονομικά (κατανομή κόστους), Αναφορές.

Ρόλοι & Δικαιώματα (`/admin/roles`)

Το σημαντικότερο πράγμα που πρέπει να ρυθμιστεί σωστά από την αρχή.

Δημιουργήστε έναν ρόλο ανά επαγγελματική λειτουργία και ορίστε ακριβώς ποιες ενότητες μπορούν να προσπελάσουν:

Παράδειγμα τυπικών ρόλων:
→ Πράκτορας Πωλήσεων: CRM (ανάγνωση/εγγραφή), Προσφορές (εγγραφή), Τιμολόγια (ανάγνωση), Χωρίς οικονομικά
→ Λογιστής: Τιμολόγια (πλήρης), Πληρωμές (πλήρης), Καταστάσεις τράπεζας (πλήρης), Χωρίς ΑΔ
→ Χειριστής Αποθήκης: Αποθήκη (πλήρης), Παραγγελίες (ανάγνωση), Χωρίς CRM/Οικονομικά
→ Στελέχη Στρατολόγησης: Στρατολόγηση ΑΔ (πλήρης), Προσωπικό (ανάγνωση), Χωρίς άλλες ενότητες
→ Διαχειριστής IT: Όλες οι ενότητες (πλήρης) — περιορισμένο σε 1–2 άτομα

Αρχή «ελάχιστων δικαιωμάτων»: Κάθε υπάλληλος έχει πρόσβαση ακριβώς σε αυτό που χρειάζεται για τον ρόλο του — τίποτα παραπάνω.

Ομάδες Προσωπικού (`/admin/staff_teams`)

Ομάδες υπαλλήλων για: αναθέσεις έργων, δρομολόγηση ticket υποστήριξης, αναφορές εδαφικών πωλήσεων:

• Ομάδα Πωλήσεων Βορρά
• Ομάδα Τεχνικής Υποστήριξης
• Κεντρική Ομάδα Αποθήκης

Αξιολόγηση απόδοσης — το σύστημα OKR

Πού: /admin/okrs

Το CRMconnect δεν έχει κλασική φόρμα ετήσιας αξιολόγησης — η απόδοση οικοδομείται από αρκετές ενότητες:

Αξιολογούμενα στοιχεία

Πώς λειτουργούν τα OKR

[Στην αρχή της περιόδου — διαμορφώνετε]
→ Δημιουργία Κύκλου (περίοδος): τρίμηνο ή εξάμηνο
→ Ορισμός Ερωτήσεων και Κριτηρίων Αξιολόγησης
→ Ενημέρωση της ομάδας για ποιους στόχους πρέπει να θέσουν

[Υπάλληλοι και διευθυντές ορίζουν OKR]
→ Κάθε υπάλληλος δημιουργεί 3–5 στόχους με μετρήσιμα Βασικά Αποτελέσματα

[Κατά τη διάρκεια της περιόδου — τακτικές ενημερώσεις]
→ Οι υπάλληλοι συμπληρώνουν ενημερώσεις: τι επιτεύχθηκε, τι απομένει, επίπεδο εμπιστοσύνης
→ Εσείς (ή ο άμεσος διευθυντής) εγκρίνετε/απορρίπτετε την ενημέρωση
→ Κάθε ενημέρωση αφήνει μόνιμο (αμετάβλητο) ίχνος στο σύστημα

[Στο τέλος της περιόδου — επίσημη αξιολόγηση]
→ Αναθεώρηση ολοκληρωμένων OKR έναντι σχεδιασμένων
→ Καταχώρηση στο Προφίλ ΑΔ:
   - Μπόνους (αν η απόδοση το δικαιολογεί)
   - Προαγωγή (εφόσον ισχύει)
   - Επίσημη προειδοποίηση (αν υπάρχουν παραβάσεις)

Προαγωγές (`/admin/hr_profile` → Προαγωγές)

Σημείωση: Μια προαγωγή που καταχωρείται στο ΑΔ είναι ένα αρχείο καταγραφής, όχι αυτόματη ενημέρωση του τίτλου εργασίας.
Πρέπει να ενημερώσετε χειροκίνητα το πεδίο designation στο αρχείο Προσωπικού του υπαλλήλου μετά την καταχώρηση της προαγωγής.

Βασικές ροές εργασίας

Ροή 1 — Νέα πρόσληψη — απόφαση διοίκησης

Ο στελεχιώτης έχει επιλέξει τον τελικό υποψήφιο (κατάσταση: Won Interview - 4)
→ Αναθεωρείτε προφίλ υποψηφίου + αξιολόγηση συνέντευξης
→ Αν εγκρίνετε → Αποστολή Προσφοράς (5) → ο στελεχιώτης αποστέλλει την προσφορά
→ Ο υποψήφιος αποδέχεται → Εκλογή (6) → Δημιουργείται αυτόματα αρχείο Προσωπικού
→ Επαλήθευση ότι ο ρόλος CRM που ανατέθηκε από τον Ειδικό ΑΔ είναι σωστός
→ Ηλεκτρονική υπογραφή / αρχειοθέτηση σύμβασης στο Προφίλ ΑΔ

Ροή 2 — Διαμόρφωση νέων ρόλων κατά αναδιάρθρωση

Η εταιρεία προσθέτει νέο τμήμα ή νέα λειτουργία
→ ΑΔ → Τμήματα → Προσθήκη τμήματος
→ ΑΔ → Ρόλοι → Προσθήκη νέου ρόλου:
   - Όνομα: π.χ. «Ειδικός E-commerce»
   - Προσβάσιμες ενότητες: OMS (πλήρης), CRM (ανάγνωση), Αποθήκη (ανάγνωση)
   - Αποκλεισμένες ενότητες: Οικονομικά, ΑΔ, Προχωρημένες ρυθμίσεις
→ Προσωπικό → ενημέρωση υπαλλήλων με νέο τμήμα / ρόλο
→ Οργανόγραμμα → επαλήθευση ότι η ιεραρχία αντικατοπτρίζει τη νέα δομή

Ροή 3 — Τελική έγκριση μισθοδοσίας

Ο Ειδικός Μισθοδοσίας έχει δημιουργήσει μισθολογικές καταστάσεις σε πρόχειρο
→ Αναθεωρείτε τη μηνιαία αναφορά:
   - Σύνολο μικτών αμοιβών έναντι προηγούμενου μήνα (μεγάλες διακυμάνσεις = σήματα προειδοποίησης)
   - Νέοι / αποχωρήσαντες υπάλληλοι (σωστές αναλογικές μισθολογικές καταστάσεις;)
   - Μπόνους KPI — συμφωνούν με τις αξιολογήσεις απόδοσης;
→ Αν όλα είναι σωστά → Έγκριση μισθολογικών καταστάσεων
→ Αν υπάρχουν αποκλίσεις → Απόρριψη + σημειώσεις → ο Ειδικός διορθώνει
→ Μετά την έγκριση → η εξαγωγή πηγαίνει στη Λογιστική

Ροή 4 — Ετήσια / εξαμηνιαία αξιολόγηση

Στο τέλος της περιόδου OKR:

1. Εξαγωγή / αναθεώρηση ενημερώσεων κάθε υπαλλήλου από OKR
2. Συμπλήρωση επίσημης αξιολόγησης στο Προφίλ ΑΔ ανά υπάλληλο:
   - Μπόνους (αν απόδοση > 85%): Προφίλ ΑΔ → Μπόνους/Πειθαρχικά → Προσθήκη μπόνους
     → Ποσό μπόνους → μεταβίβαση στη Μισθοδοσία για επόμενη κατάσταση
   - Προαγωγή (εφόσον ισχύει): Προφίλ ΑΔ → Προαγωγές → Καταχώρηση
     → Χειροκίνητη ενημέρωση τίτλου στο Προσωπικό
   - Προειδοποίηση (σοβαρές παραβάσεις): Προφίλ ΑΔ → Προειδοποιήσεις → Προσθήκη επίσημης προειδοποίησης
     → Επισύναψη υπογεγραμμένου εγγράφου
3. Κοινοποίηση αποτελεσμάτων αξιολόγησης στους υπαλλήλους (1:1 ή ομαδικά)
4. Ορισμός OKR για την επόμενη περίοδο

Αναφορές και ορατότητα

Βασικές μετρικές ΑΔ

Πρακτικές συμβουλές

Ρόλοι και δικαιώματα είναι σημαντικότερα από κάθε άλλη ρύθμιση. Ένας υπάλληλος με πρόσβαση σε λάθος ενότητες μπορεί να δει εμπιστευτικά δεδομένα ή να δημιουργήσει λανθασμένα έγγραφα. Ελέγχετε τους ρόλους κάθε τρίμηνο.

Ενημερώνετε το οργανόγραμμα μετά από κάθε αναδιάρθρωση. Ένα παρωχημένο οργανόγραμμα στέλνει λάθος μήνυμα στους νέους υπαλλήλους και δημιουργεί σύγχυση στις γραμμές αναφοράς.

Τα OKR λειτουργούν μόνο αν όλοι τα ενημερώνουν. Αν οι ενημερώσεις δεν συμπληρώνονται, δεν έχετε δεδομένα για αξιολογήσεις. Ορίστε σαφή κανόνα: μηνιαία ενημέρωση υποχρεωτική για όλους τους υπαλλήλους με OKR.

Η προαγωγή στο Προφίλ ΑΔ ≠ αυτόματη ενημέρωση τίτλου εργασίας. Πάντα να επαληθεύετε ότι μετά την καταχώρηση προαγωγής έχετε ενημερώσει χειροκίνητα το πεδίο τίτλου εργασίας στο Προσωπικό — αλλιώς το οργανόγραμμα εμφανίζει τον παλιό τίτλο.