Ταμίας / Υπεύθυνος Ταμείου

Τμήμα: Οικονομικά
Επίπεδο: Επιχειρησιακό
Κύριος στόχος: Διαχείριση μετρητών και ταμειακών θέσεων της εταιρείας — ταμείο, συμφωνία τράπεζας, μικρό ταμείο, εσωτερικοί προϋπολογισμοί

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Ταμίας/Υπεύθυνος Ταμείου διαχειρίζεται τις ταμειακές ροές της εταιρείας: τηρεί το καθημερινό ταμείο, συμφωνεί καταστάσεις τράπεζας με καταχωρημένες πληρωμές, διαχειρίζεται εσωτερικά κεφάλαια (μικρό ταμείο, τμηματικοί προϋπολογισμοί, αποθεματικά) και διασφαλίζει ότι η ταμειακή θέση είναι ορθή και ελέγξιμη ανά πάσα στιγμή.

Ενότητες που χρησιμοποιούνται καθημερινά

Καθημερινή ρουτίνα

Άνοιγμα ταμείου (πρωί)

1. Ταμείο → επαλήθευση υπολοίπου ανοίγματος (= υπόλοιπο κλεισίματος προηγούμενης ημέρας)
2. Φυσική μέτρηση μετρητών στο ταμείο → επιβεβαίωση ότι ταιριάζει με το υπόλοιπο συστήματος
3. Αν υπάρχει απόκλιση → διερεύνηση συναλλαγών προηγούμενης ημέρας πριν τη συνέχεια

Κατά τη διάρκεια της ημέρας — καταχώρηση ταμειακών συναλλαγών

4. Κάθε ταμειακή εισροή (μετρητή πληρωμή πελάτη, κατάθεση μετρητών) → Ταμείο → Προσθήκη εγγραφής:
   • Τύπος: Εισροή
   • Ποσό, ημερομηνία, περιγραφή (π.χ. «Πληρωμή Τιμολογίου #F2026-0145 — πελάτης Ionescu SRL»)
   • Τρόπος πληρωμής: Μετρητά
5. Κάθε ταμειακή εκροή (μετρητή πληρωμή προμηθευτή, λειτουργικό έξοδο) → Ταμείο → Προσθήκη εκροής:
   • Τύπος: Εκροή
   • Ποσό, ημερομηνία, περιγραφή, δικαιολογητικό δαπάνης
   • Σύνδεση φορολογικής απόδειξης (εάν είναι διαθέσιμη στο σύστημα)

Συμφωνία τράπεζας (καθημερινά ή κατά λήψη κατάστασης)

6. Λήψη κατάστασης τράπεζας (MT940, CSV, ή λήψη από ηλεκτρονική τραπεζική)
7. Κατάσταση Τράπεζας → εισαγωγή ή χειροκίνητη προσθήκη κάθε γραμμής από την κατάσταση
8. Σύνδεση κάθε τραπεζικής γραμμής με την αντίστοιχη συναλλαγή CRM:
   • Τραπεζική εισροή = πληρωμή πελάτη → σύνδεση με εγγραφή στις Πληρωμές
   • Τραπεζική εκροή = πληρωμή προμηθευτή → σύνδεση με τιμολόγιο προμηθευτή
9. Μη συμφωνημένες γραμμές στο τέλος της ημέρας → διερεύνηση: εσωτερική μεταφορά; μη καταχωρημένη τραπεζική προμήθεια;

Διαχείριση μικρού ταμείου και εσωτερικών προϋπολογισμών

10. Υπόλοιπα Λογαριασμών → έλεγχος επιπέδου κάθε εσωτερικού κεφαλαίου:
    • Κεντρικό Μικρό Ταμείο
    • Μικρό Ταμείο Υποκαταστήματος (εάν υπάρχει)
    • Εκχωρημένοι τμηματικοί προϋπολογισμοί
11. Αν ένα κεφάλαιο πέσει κάτω από το ελάχιστο κατώφλι → εκκίνηση ανατροφοδότησης (Μεταφορά από κύριο λογαριασμό)

Κλείσιμο ταμείου (τέλος ημέρας)

12. Ταμείο → δημιουργία ημερήσιας αναφοράς: σύνολο εισροών, σύνολο εκροών, υπόλοιπο κλεισίματος
13. Φυσική μέτρηση μετρητών → επιβεβαίωση ότι ταιριάζει με το υπόλοιπο συστήματος
14. Υπογραφή ταμειακής αναφοράς (φυσική ή ψηφιακή)
15. Οποιαδήποτε διαφορά → καταχώρηση ως προσαρμογή με καθορισμένο λόγο

Βασικές ροές εργασίας

Ροή 1 — Καθημερινό ταμείο

Άνοιγμα ημέρας → έλεγχος υπολοίπου ανοίγματος
       ↓
Κατά τη διάρκεια της ημέρας:
  Ταμειακές εισροές: πληρωμές πελατών, καταθέσεις → καταχώρηση κάθε μιας
  Ταμειακές εκροές: μετρητές πληρωμές προμηθευτών, έξοδα → καταχώρηση κάθε μιας με δικαιολογητικό
       ↓
Κλείσιμο ημέρας:
  → Δημιουργία ημερήσιας αναφοράς
  → Φυσική μέτρηση μετρητών
  → Επιβεβαίωση φυσικής μέτρησης = υπόλοιπο συστήματος
  → Υπογραφή / αρχειοθέτηση
  → Αν υπάρχει διαφορά → προσαρμογή με τεκμηριωμένο λόγο

Ροή 2 — Συμφωνία κατάστασης τράπεζας

Λήψη κατάστασης τράπεζας (καθημερινά ή όπως απαιτείται)
→ Κατάσταση Τράπεζας → εισαγωγή αρχείου (MT940 / CSV)
  Ή χειροκίνητη προσθήκη γραμμών
       ↓
Κάθε τραπεζική γραμμή → σύνδεση με:
  ├── Πληρωμή πελάτη → εγγραφή στις Πληρωμές
  ├── Πληρωμή προμηθευτή → τιμολόγιο προμηθευτή ή Αγορές
  ├── Λειτουργικό έξοδο → Έξοδα ή Ταμείο
  └── Τραπεζική προμήθεια → καταχώρηση ως εκροή τύπου «Προμήθεια»
       ↓
Μη συμφωνημένες γραμμές → διερεύνηση:
  ├── Πληρωμή από άγνωστο πελάτη → επικοινωνία με πελάτη ή Λογιστή Εισπρακτέων
  ├── Άγνωστη εκροή → επικοινωνία με τράπεζα ή λειτουργική ομάδα
  └── Εσωτερική μεταφορά μεταξύ ιδίων λογαριασμών → καταχώρηση ως μεταφορά χωρίς επίπτωση στα Α/Π
       ↓
Υπόλοιπο συστήματος CRM = Υπόλοιπο τράπεζας ✓

Ροή 3 — Διαχείριση μικρού ταμείου

Υπάλληλος πραγματοποιεί δαπάνη από μικρό ταμείο
→ Φέρνει απόδειξη/φορολογικό στοιχείο
→ Επαλήθευση ότι η απόδειξη είναι έγκυρη (προμηθευτής, ποσό, ημερομηνία)
→ Υπόλοιπα Λογαριασμών → Ανάληψη από κεφάλαιο Μικρού Ταμείου
  → Ποσό, ημερομηνία, περιγραφή, υπεύθυνος υπάλληλος
→ Καταχώρηση απόδειξης στο σύστημα (αν μπορεί να συνδεθεί με προμηθευτή)
→ Το κεφάλαιο μειώνεται κατά το αναληφθέν ποσό

Το κεφάλαιο Μικρού Ταμείου φτάνει το ελάχιστο κατώφλι:
→ Υπόλοιπα Λογαριασμών → Μεταφορά από κύριο λογαριασμό
  → Ποσό ανατροφοδότησης
  → Κατάσταση Τράπεζας → σύνδεση με εκροή από τραπεζικό λογαριασμό
→ Το κεφάλαιο επαναφέρεται στο κανονικό επίπεδο

Ροή 4 — Διαχείριση τμηματικών προϋπολογισμών

Αρχή μήνα → CFO κατανέμει προϋπολογισμούς ανά τμήμα
→ Υπόλοιπα Λογαριασμών → Δημιουργία λογαριασμού (ή ανατροφοδότηση υπάρχοντος)
  → Όνομα: «Προϋπολογισμός Marketing Ιούνιος 2026»
  → Αρχικό υπόλοιπο: κατανεμηθέν ποσό
       ↓
Κατά τη διάρκεια του μήνα:
→ Το τμήμα πραγματοποιεί δαπάνες → καταχωρείτε χρεώσεις σε αυτό τον λογαριασμό
→ Μπορείτε να δείτε ανά πάσα στιγμή: κατανεμηθείς - χρησιμοποιηθείς = διαθέσιμος
       ↓
Τέλος μήνα:
→ Αναφορά ανά λογαριασμό → παρουσίαση στον CFO της χρήσης έναντι κατανομής
→ Αδιάθετο υπόλοιπο → μπορεί να μεταφερθεί ή να επιστραφεί στον γενικό λογαριασμό

Συμφωνία τράπεζας — περίοδοι και συχνότητες

Σύσταση: Η καθημερινή συμφωνία εξαλείφει τη συσσώρευση αποκλίσεων και καθιστά το μηνιαίο κλείσιμο πολύ πιο γρήγορο.

Ταμειακά έγγραφα και αρχειοθέτηση

Κάθε ταμειακή συναλλαγή πρέπει να έχει δικαιολογητικό έγγραφο:

Τα φυσικά έγγραφα αρχειοθετούνται μηνιαία σε ταμειακούς φακέλους με αύξουσα αρίθμηση.

Μετρικές παρακολούθησης

Πρακτικές συμβουλές

Μετράτε το ταμείο πριν ανοίξετε το CRM. Μια ανεπηρέαστη φυσική μέτρηση είναι η μόνη πραγματική επαλήθευση. Αν ανοίξετε πρώτα το σύστημα, τείνετε να μετράτε για να επιβεβαιώσετε τον αριθμό που βλέπετε.

Κάθε ταμειακή εκροή πρέπει να έχει έγγραφο πριν καταχωρηθεί. Μην καταχωρείτε «θα φέρει απόδειξη αύριο» — είτε φέρνουν την απόδειξη, είτε δεν αποδεσμεύονται τα μετρητά.

Οι τραπεζικές προμήθειες είναι έξοδα, όχι σφάλματα. Καταχωρήστε τα ρητά στην Κατάσταση Τράπεζας ως εκροές τύπου «Τραπεζική προμήθεια» — αλλιώς εμφανίζονται ως αποκλίσεις στη συμφωνία.

Μεταφορές μεταξύ ιδίων λογαριασμών δεν είναι έσοδα ή έξοδα. Μια μεταφορά από τρεχούμενο λογαριασμό σε προθεσμιακή κατάθεση ή μικρό ταμείο πρέπει να καταχωρείται ως «εσωτερική μεταφορά» — δεν επηρεάζει τα Α/Π.