Διαχειριστής Αποθήκης — WMS

Τμήμα: Αποθήκη & Logistics
Επίπεδο: Διαχείριση
Κύριος στόχος: Επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα αποθήκης, ακρίβεια αποθέματος, αδιάλειπτη ροή εισερχόμενων/εξερχόμενων και ενσωμάτωση OMS

Τι κάνει αυτός ο ρόλος

Ο Διαχειριστής Αποθήκης επιβλέπει ολόκληρη τη φυσική και ψηφιακή λειτουργία — ρυθμίζει τη δομή αποθήκης, διαχειρίζεται τον κατάλογο εμπορευμάτων, συντονίζει την ομάδα, παρακολουθεί KPIs, διερευνά αποκλίσεις και διαχειρίζεται την ενσωμάτωση OMS για παραγγελίες εξωτερικών καναλιών.

Ενότητες που διαχειρίζεται

Ενότητα	Πού βρίσκεται	Για τι τη χρησιμοποιείτε
Λίστα Αποθηκών	Αποθήκη → Λίστα Αποθηκών	Δημιουργία και διαχείριση φυσικών τοποθεσιών
Ρυθμίσεις Αποθήκης	Αποθήκη → Ρυθμίσεις	Καθολική ρύθμιση WMS
Εμπορεύματα	Αποθήκη → Εμπορεύματα	Πλήρης κατάλογος SKU + σημεία αναπαραγγελίας
Εκθέσεις Αποθήκης	Αποθήκη → Εκθέσεις	KPIs, αποτίμηση αποθέματος, κυκλοφορία
Ιστορικό Αποθήκης	Αποθήκη → Ιστορικό	Πλήρης έλεγχος κάθε κίνησης
Κανάλια Πωλήσεων OMS	OmniSales → Κανάλια	Ρύθμιση εξωτερικών καναλιών (WooCommerce κ.λπ.)
Παραγγελίες OMS	OmniSales → Παραγγελίες	Παρακολούθηση παραγγελιών εξωτερικών καναλιών
Έλεγχος Συγχρ. OMS	OmniSales → Έλεγχος Συγχρ.	Διάγνωση προβλημάτων συγχρονισμού
Φυσική Απογραφή	Αποθήκη → Φυσική Απογραφή	Έγκριση και επίβλεψη συνεδριών απογραφής
Αναλώσεις & Απώλειες	Αποθήκη → Αναλώσεις	Έγκριση προσαρμογών υψηλής αξίας

Πλήρης ιχνηλασιμότητα — χάρτης ροής

ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ
─────────────────────────────────────────────────────
[Προμήθειες] Παραγγελία Αγοράς (ΠΑ)
       ↓
[Παραλαβή] ΣΕΠ — Σημείωμα Εισαγωγής Παραλαβής (+ σαρωτής)
       ↓
[WMS] Απόθεμα εισέρχεται στα Εμπορεύματα → Ιστορικό: καταχώρηση εισαγωγής

ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΚΙΝΗΣΕΙΣ
─────────────────────────────────────────────────────
[Απογραφή] Εσωτερική Μεταφορά (Αποθήκη Α → Αποθήκη Β)
[Παραγωγή] Δελτίο Εξόδου Υλικών (απόθεμα → παραγωγή)
[Προσαρμογές] Αναλώσεις & Απώλειες (ζημιά, κλοπή, λήξη)

ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ
─────────────────────────────────────────────────────
[Πωλήσεις] Παραγγελία Πωλήσεων (εσωτερική)          ┐
[OMS]  Παραγγελία OMS (WooCommerce/marketplace)       ├─→ Δελτίο Παράδοσης
[B2B]  Παραγγελία Πύλης Διανομέα                     ┘        ↓
                                              (+ επαλήθευση picking σαρωτή)
                                                              ↓
                                              Λίστα Συσκευασίας (manifest)
                                                              ↓
                                              Απόθεμα μειώνεται στα Εμπορεύματα
                                              Ιστορικό: καταχώρηση εξαγωγής
                                              Τιμολόγιο από Δελτίο Παράδοσης

ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ
─────────────────────────────────────────────────────
[Πελάτης → Αποθήκη] Επιστροφές Παράδοσης → απόθεμα επιστρέφει
[Αποθήκη → Προμηθευτής] Επιστροφές Αγορών → απόθεμα εξέρχεται

ΣΥΜΦΙΛΙΩΣΗ
─────────────────────────────────────────────────────
[Περιοδικά] Φυσική Απογραφή (σαρωτής) → Προσαρμογές αν χρειάζεται
[Συνεχής] Ιστορικό Αποθήκης — κάθε κίνηση, κάθε χειριστής, ανά πάσα στιγμή

Ρυθμίσεις που διαχειρίζεστε

Δομή αποθήκης

Αποθήκη → Λίστα Αποθηκών — δημιουργήστε τόσες τοποθεσίες όσες χρειάζεστε:

Παράδειγμα	Χρήση
Κύρια Αποθήκη	Πρωτεύον ενεργό απόθεμα
Αποθήκη Καραντίνας	Μη συμμορφούμενα εμπορεύματα προς επιθεώρηση
Αποθήκη Επιστροφών	Επιστραφέντα εμπορεύματα εκκρεμούς απόφασης
Showroom	Απόθεμα εκτεθειμένο σε φυσικό κατάστημα
Εξωτερική Αποθήκη	Περιφερειακός κόμβος ή 3PL

Κατάλογος εμπορευμάτων

Βεβαιωθείτε ότι κάθε SKU έχει:

Σημείο αναπαραγγελίας → αυτόματη ειδοποίηση όταν απόθεμα πέσει κάτω
Προεπιλεγμένη αποθήκη αποθήκευσης → χειριστές ξέρουν πού να τοποθετούν
Σωστή μονάδα μέτρησης → αποφυγή σφαλμάτων παραγγελίας
Μέθοδος αποτίμησης (FIFO / μέσο κόστος)

Ρύθμιση ενσωμάτωσης OMS

OmniSales → Κανάλια Πωλήσεων — ρυθμίστε κάθε εξωτερικό κανάλι:

WooCommerce:
  → URL καταστήματος, API credentials
  → Συχνότητα συγχρονισμού (π.χ. κάθε 15 λεπτά)
  → Αντιστοίχιση προϊόντων: SKU WooCommerce ↔ εσωτερικό SKU CRMconnect
  → Αντιστοίχιση αποθήκης: ποια αποθήκη μειώνεται για παραγγελίες

Marketplace (eMag, Amazon κ.λπ.):
  → API credentials marketplace
  → Αντιστοίχιση κατηγορίας και τιμής
  → Απόθεμα που δημοσιεύεται = διαθέσιμο από επιλεγμένη αποθήκη

Πύλη B2B Διανομέα:
  → Ρυθμίζεται χωριστά στις Πύλες → Πύλη Διανομέα
  → Παραγγελίες εισέρχονται στο OMS → ίδια ροή αποστολής

Βασικοί κανόνες ρύθμισης OMS:

Κάθε κανάλι βλέπει απόθεμα από ρυθμισμένη αποθήκη
Απόθεμα μειώνεται σύγχρονα σε όλα τα κανάλια — αποφεύγεται υπερπώληση
Αν κανάλι εμφανίζει λάθος απόθεμα → ελέγξτε αντιστοίχιση στα Κανάλια Πωλήσεων

Εβδομαδιαία ρουτίνα

Δευτέρα — έλεγχος υγείας αποθήκης

Εκθέσεις → Διαθέσιμο απόθεμα — γενική επισκόπηση
Εκθέσεις → Σημείο αναπαραγγελίας — SKU κάτω από ελάχιστο → στείλτε λίστα στις Προμήθειες
Παραγγελίες OMS — φίλτρο κατάστασης "Νέα" χωρίς δελτίο παράδοσης > 24ω → διερεύνηση αναστολής

Τετάρτη — έλεγχος και αποκλίσεις

Αναλώσεις & Απώλειες — αναθεώρηση προσαρμογών εβδομάδας → εντοπισμός μοτίβων
Έλεγχος Συγχρ. OMS — επαναλαμβανόμενα σφάλματα → κλιμάκωση σε IT
Αναθεώρηση προγραμματισμένων κυκλικών καταμετρήσεων → επιβεβαίωση ολοκλήρωσης

Παρασκευή — αναφορά διοίκησης

Εκθέσεις → Αποτίμηση αποθέματος → αξία αποθέματος στο τέλος εβδομάδας
Εκθέσεις → Κυκλοφορία αποθέματος → αργοκίνητα SKU (υποψήφια για προώθηση)
Ενοποίηση KPIs εβδομάδας για αναφορά

Βασικές ροές εργασίας

Ροή εργασίας 1 — Προσθήκη νέου καναλιού OMS

Απόφαση: άνοιγμα νέου καταστήματος WooCommerce
→ OmniSales → Κανάλια → Προσθήκη νέου καναλιού
→ Συμπληρώστε: όνομα, τύπος (WooCommerce/Shopify/άλλο), API credentials
→ Ρυθμίστε συχνότητα (συνιστώμενο: 15 λεπτά για παραγγελίες, 1ω για απόθεμα)
→ Αντιστοιχίστε προϊόντα: εσωτερικό SKU ↔ εξωτερικό SKU
→ Επιλέξτε αποθήκη πηγής
→ Δοκιμή: κάντε δοκιμαστική παραγγελία → επαληθεύστε ότι εμφανίζεται στο OmniSales
→ Επαληθεύστε σωστή μείωση αποθέματος κατά επιβεβαίωση
→ Ενεργοποιήστε κανάλι

Ροή εργασίας 2 — Διερεύνηση απόκλισης αποθέματος

Έκθεση κυκλικής καταμέτρησης: SKU X = 80 φυσικά, 95 στο σύστημα
Διαφορά: 15 μονάδες λείπουν
→ Αποθήκη → Ιστορικό → φίλτρο SKU X, τελευταίες 30 ημέρες
→ Αναλύστε όλες τις κινήσεις:
   - ΣΕΠ: ταιριάζουν ποσότητες;
   - Δελτία Παράδοσης: υπάρχουν συνδεδεμένες παραγγελίες;
   - Δελτία Εξόδου: κατανάλωσε κανείς χωρίς έγγραφο;
→ Αν εντοπίστηκε αιτία → διορθώστε
→ Αν δεν βρέθηκε → Προσαρμογή με αιτία "Ανεξήγητη απόκλιση" + σημείωση
→ Αν επαναλαμβάνεται → ενέργεια: εκπαίδευση, αλλαγή διαδικασίας, έρευνα

Ροή εργασίας 3 — Προετοιμασία ετήσιας απογραφής

2 εβδομάδες πριν:
→ Δημιουργήστε συνεδρίες Φυσικής Απογραφής ανά ζώνη/κατηγορία
→ Επικοινωνήστε στην ομάδα: σχέδιο καταμέτρησης, ζώνες ευθύνης, ημερομηνία
→ Αν πλήρης απογραφή: αποκλεισμός παραλαβών/αποστολών την ημέρα (ή νύχτα)

Ημέρα καταμέτρησης:
→ Κάθε χειριστής λαμβάνει ζώνη + σαρωτή
→ Φυσική καταμέτρηση → καταχώρηση στην πλατφόρμα
→ Μην συμβουλευόμαστε ποσότητες συστήματος κατά καταμέτρηση

Μετά καταμέτρηση:
→ Πλατφόρμα δημιουργεί λίστα αποκλίσεων
→ Δεύτερη καταμέτρηση για σημαντικές αποκλίσεις
→ Επικύρωση επιβεβαιωμένων διαφορών → προσαρμογές
→ Αρχειοθέτηση έκθεσης απογραφής → παράδοση στα Οικονομικά

Ροή εργασίας 4 — SKU κάτω από σημείο αναπαραγγελίας

Αυτόματη αναφορά: SKU Y = 15 διαθέσιμες, ελάχιστο = 50
→ Ελέγξτε αιτίες: ασυνήθιστη κατανάλωση; μεγάλη παραγγελία; καθυστερημένο ΣΕΠ;
→ Στείλτε ειδοποίηση στις Προμήθειες: SKU, τρέχουσα ποσότητα, ελάχιστο, προτεινόμενη ποσότητα παραγγελίας
→ Προμήθειες εκδίδουν επείγουσα ΠΑ
→ Παρακολουθήστε ΣΕΠ → επιβεβαιώστε άφιξη αποθέματος
→ Ρυθμίστε σημείο αναπαραγγελίας αν κατανάλωση άλλαξε δομικά

Μετρήσεις απόδοσης αποθήκης

KPI	Ορισμός	Σήμα προειδοποίησης
Ακρίβεια αποθέματος	% SKU χωρίς απόκλιση κατά κυκλική καταμέτρηση	< 97% = συστηματικό πρόβλημα
Ποσοστό εκπλήρωσης παραγγελιών	% παραγγελιών αποσταλθεισών χωρίς έλλειψη	< 95% = κακά διαχειριζόμενο απόθεμα
Χρόνος παραγγελία → αποστολή	Ώρες από επιβεβαίωση έως δελτίο παράδοσης	> 24ω = επιχειρησιακό εμπόδιο
Αξία προσαρμογών / μήνα	Απώλειες ως % αξίας αποθέματος	> 0,3% = διερεύνηση
Παραγγελίες OMS με σφάλμα συγχρ.	Παραγγελίες μη ληφθείσες	> 0 σε 24ω = ειδοποίηση IT
SKU κάτω από σημείο αναπαραγγελίας	Στοιχεία με μη επιλυθείσα ειδοποίηση	0 μετά 48ω από ειδοποίηση
Κυκλοφορία αποθέματος	Πόσοι κύκλοι ανά έτος	Ανά κλάδο· μηνιαία παρακολούθηση

Πρακτικές συμβουλές

Απόθεμα καραντίνας δεν είναι ενεργό απόθεμα. Ρυθμίστε χωριστή αποθήκη καραντίνας — μη συμμορφούμενα ή επιστραφέντα εμπορεύματα δεν πρέπει να μοιράζονται την ίδια "αποθήκη" με ενεργό απόθεμα.

Αποτυχημένος συγχρονισμός OMS νύχτας = χαμένες παραγγελίες το πρωί. Ελέγξτε τον Έλεγχο Συγχρ. πρώτο πράγμα. Μη εντοπισθέν σφάλμα API για 24ω = παραγγελίες που δεν έφτασαν ποτέ στο picking.

Τα σημεία αναπαραγγελίας είναι ζωντανά, όχι στατικά. Ελέγξτε τα τριμηνιαία — ένα κατώτατο όριο ορισθέν πριν 2 χρόνια βάσει τότε όγκου μπορεί να είναι εντελώς λάθος σήμερα.

Το Ιστορικό Αποθήκης είναι η καλύτερη απάντηση σε κάθε παράπονο. Όταν πελάτης λέει ότι έλαβε λάθος είδος, όταν προμηθευτής αμφισβητεί χρεωστικό σημείωμα — ανοίξτε Ιστορικό, φιλτράρετε, και η απάντηση είναι εκεί σε 2 λεπτά.