Responsabile Magazzino — WMS

Reparto: Magazzino & Logistica
Livello: Management
Obiettivo principale: Efficienza operativa del magazzino, accuratezza delle scorte, flusso continuo entrate/uscite e integrazione OMS

Cosa fa questo ruolo

Il Responsabile Magazzino supervisiona l'intera operazione fisica e digitale — configura la struttura del magazzino, gestisce il catalogo merci, coordina il team, monitora i KPI, indaga le discrepanze e amministra l'integrazione OMS per gli ordini dai canali esterni. È responsabile che CRMconnect rifletta sempre la realtà fisica del magazzino.

Moduli gestiti

Tracciabilità completa — mappa del flusso

Come Manager, hai visibilità sull'intero ciclo di vita delle scorte:

ENTRATE
─────────────────────────────────────────────────────
[Acquisti] Ordine di Acquisto (OdA)
       ↓
[Ricevimento] DDT Entrata — Nota di Ingresso Ricevimento (+ scanner)
       ↓
[WMS] Scorte inserite in Merci → Storico Magazzino: voce di entrata

MOVIMENTI INTERNI
─────────────────────────────────────────────────────
[Inventario] Trasferimento Interno (Magazzino A → Magazzino B)
[Produzione] Bolla di Uscita (scorte → produzione/progetti)
[Rettifiche] Rettifiche & Perdite (danni, furti, scadenze)

USCITE
─────────────────────────────────────────────────────
[Vendite] Ordine di Vendita (interno)              ┐
[OMS]  Ordine OMS (WooCommerce/marketplace)        ├─→ Bolla di Consegna
[B2B]  Ordine Portale Distributori                 ┘        ↓
                                         (+ verifica picking con scanner)
                                                            ↓
                                         Lista di Imballaggio (manifesto giro)
                                                            ↓
                                         Scorte decrementate in Merci
                                         Storico Magazzino: voce di uscita
                                         Fattura generata dalla Bolla di Consegna

RESI
─────────────────────────────────────────────────────
[Cliente → Magazzino] Resi Consegna → scorte reintegrate (attive o quarantena)
[Magazzino → Fornitore] Resi Acquisto → uscita scorte + recupero valore

RICONCILIAZIONE
─────────────────────────────────────────────────────
[Periodica] Inventario Fisico (scanner) → Rettifiche se necessario
[Continua] Storico Magazzino — qualsiasi movimento, qualsiasi operatore, qualsiasi momento

Configurazioni che gestisci

Struttura magazzino

Magazzino → Lista Magazzini — crea tutte le ubicazioni di cui hai bisogno:

Ogni magazzino ha scorte separate; i trasferimenti tra essi vengono registrati tramite Note di Trasferimento Interno.

Catalogo merci (Merci)

Sei responsabile di garantire che ogni SKU abbia:

• Punto di riordino impostato → attiva alert automatico quando le scorte scendono sotto il livello
• Magazzino di stoccaggio predefinito → gli operatori sanno dove mettere le merci al ricevimento
• Unità di misura corretta → previene errori negli ordini
• Metodo di valorizzazione (FIFO / costo medio) → reportistica finanziaria corretta

Integrazione OMS — configurazione canale

OmniSales → Canali di Vendita — configura ogni canale esterno:

WooCommerce:
  → URL negozio, credenziali API
  → Frequenza sincronizzazione (es. ogni 15 minuti)
  → Mappatura prodotti: SKU interno ↔ SKU/ID canale esterno
  → Mappatura magazzino: da quale magazzino si decrementano le scorte per ordini da questo canale

Marketplace (eMag, Amazon ecc.):
  → Credenziali API marketplace
  → Mappatura categorie e prezzi
  → Stock pubblicato sul marketplace = stock disponibile dal magazzino selezionato

Portale Distributori B2B:
  → Configurato separatamente in Portali → Portale Distributori
  → Gli ordini entrano in OMS → stesso flusso di spedizione

Regole chiave nella configurazione OMS:

• Ogni canale vede le scorte disponibili dal suo magazzino configurato
• Le scorte si decrementano sincronicamente su tutti i canali quando viene effettuato un ordine — previene l'overselling
• Se un canale mostra scorte errate → controlla la mappatura in Canali di Vendita

Routine settimanale

Lunedì — controllo salute magazzino

1. Report → Stock disponibile — panoramica generale
2. Report → Punto di riordino — SKU sotto il livello minimo → invia lista agli Acquisti
3. Ordini OMS — filtra stato "Nuovo" senza bolla emessa > 24h → indaga il blocco

Mercoledì — audit e discrepanze

4. Rettifiche & Perdite — revisiona le rettifiche della settimana → identifica pattern (stesso SKU, stesso operatore, stessa causa)
5. Audit Sync OMS — controlla errori di sync ripetuti → se sì → scala a IT
6. Revisiona gli inventari a rotazione pianificati → conferma che siano stati completati

Venerdì — reporting management

7. Report → Valorizzazione inventario → valore scorte a fine settimana
8. Report → Rotazione scorte → SKU a lenta rotazione (candidati a promozione o liquidazione)
9. Consolida i KPI della settimana per il reporting

Workflow chiave

Workflow 1 — Aggiunta nuovo canale OMS

Decisione: apertura di un nuovo negozio WooCommerce
→ OmniSales → Canali → Aggiungi nuovo canale
→ Compila: nome, tipo canale (WooCommerce/Shopify/altro), credenziali API
→ Configura frequenza sync (consigliata: 15 min per ordini, 1h per scorte)
→ Mappa prodotti: SKU interno ↔ SKU/ID canale esterno
→ Seleziona magazzino di origine per le scorte
→ Test: effettua un ordine di test dal canale → verifica che appaia in OmniSales → Ordini
→ Verifica che le scorte si decrementino correttamente alla conferma dell'ordine
→ Attiva canale → l'operatore picking vede gli ordini in OMS

Workflow 2 — Indagine discrepanza di stock

Il report di inventario a rotazione mostra: SKU X = 80 unità fisiche, 95 unità nel sistema
Differenza: 15 unità mancanti
→ Magazzino → Storico Magazzino → filtra SKU X, ultimi 30 giorni
→ Analizza tutti i movimenti:
   - Entrate (DDT Entrata): le quantità corrispondono?
   - Uscite (Bolle di Consegna): tutte le bolle hanno ordini associati?
   - Bolle di Uscita: qualcuno ha consumato senza documento?
   - Rettifiche: ci sono rettifiche senza chiara giustificazione?
→ Se causa identificata → correggi il documento problematico
→ Se non trovata → registra Rettifica con motivo "Discrepanza inspiegata" + nota di indagine
→ Se i pattern si ripetono → azione: formazione, cambio procedura, indagine interna

Workflow 3 — Preparazione inventario annuale

2 settimane prima:
→ Crea sessioni di Inventario Fisico per zona/categoria
→ Comunica al team: piano di conteggio, zone di responsabilità, data
→ Se inventario completo: blocca ricevimenti e spedizioni nel giorno del conteggio (o notturno)

Giorno del conteggio:
→ Ogni operatore riceve la propria zona + scanner
→ Conta fisicamente → inserisce nelle sessioni della piattaforma
→ Non consultare le scorte di sistema durante il conteggio

Post-conteggio:
→ La piattaforma genera la lista delle discrepanze
→ Esegui secondo conteggio per gli articoli con differenze significative
→ Valida le differenze confermate → registra rettifiche
→ Salva il report di inventario → consegna alla Finance per lo stato patrimoniale

Workflow 4 — SKU sotto il punto di riordino

Report automatico o alert: SKU Y = 15 unità disponibili, minimo = 50 unità
→ Controlla le cause: consumo insolito? ordine grande inatteso? DDT in ritardo?
→ Invia alert agli Acquisti con: SKU, quantità attuale, quantità minima, quantità ordine proposta
→ Acquisti emettono OdA urgente
→ Traccia il DDT → conferma che lo stock arrivi in tempo
→ Adegua il punto di riordino se il consumo è strutturalmente cambiato

Indicatori di performance del magazzino

Consigli pratici

Lo stock in quarantena non è stock disponibile. Configura un magazzino quarantena separato — non accettare che merci non conformi o rese stiano nello stesso "magazzino" dello stock attivo. La confusione genera spedizioni di prodotti difettosi.

Sync OMS fallita di notte = ordini persi la mattina. Controlla i log di sync come prima cosa. Un errore API non rilevato per 24h = ordini che non arrivano mai al picking.

I punti di riordino sono live, non statici. Revisionali trimestralmente o dopo ogni stagione — una soglia impostata 2 anni fa sui volumi di allora può essere completamente sbagliata oggi.

Lo Storico Magazzino è la migliore risposta a qualsiasi reclamo. Quando un cliente dice di aver ricevuto la cosa sbagliata, quando un fornitore contesta una nota di debito, quando la Finance non capisce un valore dello stato patrimoniale — apri lo Storico, filtra, e la risposta è lì in 2 minuti.